Замена Microsoft Word на Google Docs? 8 простых советов, которые помогут вам начать работу

Microsoft Word, возможно, самый известный текстовый процессор, но облачные Docs от Google неуклонно затмевают почтенное программное обеспечение Редмонда среди экономных интернет-пользователей. Он не только бесплатный, но и предлагает возможность беспрепятственного обмена и доступен на любом компьютере или мобильном устройстве с подключением к Интернету.

Успех Google побудил Microsoft предложить интернет-версии своего пакета Office, а также урезанную бесплатную версию Microsoft Word для Интернета. И хотя Google Docs больше не предлагает неограниченное бесплатное хранилище, 15 ГБ — это много документов. Если вы заменили Word на Документы Google, прочтите несколько скрытых трюков.

Откройте для себя шаблоны

галерея шаблонов документов google

Не знаю, с чего начать? Ознакомьтесь с включенными шаблонами. Доступ к ним из главная страница Документов наведя указатель мыши на значок плюса в правом нижнем углу и щелкнув появившийся значок Выбрать шаблон. Или нажмите «Файл»> «Создать»> «Из шаблона» в существующем документе.

Шаблоны сгруппированы по назначению и включают отформатированные образцы предложений по проектам, информационные бюллетени, несколько юридических документов, письма с предложениями о работе, резюме, школьные отчеты и многое другое. Другие могут быть доступны путем установки определенных надстроек.

Разблокировать автономное редактирование

автономное редактирование

Единственная сложность с облачными службами — это доступ, когда у вас нет подключения к Интернету, но Документы Google поддерживают автономное редактирование. Выберите «Файл»> «Сделать доступным в автономном режиме», и самая последняя версия документа будет доступна для просмотра и редактирования, когда вы не подключены. Когда соединение будет восстановлено, все изменения будут автоматически синхронизированы. Вернитесь в меню «Файл»> «Сделать доступным в автономном режиме», чтобы отключить его в любое время.

Просмотр истории версий

история версий

Нам всем нравится отслеживать изменения в документе, особенно если он используется несколькими людьми. У вас должна быть возможность вернуться в прошлое, если кто-то что-то удалил случайно или вы просто передумали. Здесь на помощь приходит история версий Google.

В своем документе нажмите ссылку «Последнее изменение было X дней / часов назад» вверху, откройте «Файл»> «История версий»> «Просмотреть историю версий» или воспользуйтесь сочетанием клавиш Ctrl + Alt + Shift + H, чтобы просмотреть список зарегистрированных изменений по дате и времени. . Если несколько изменений были внесены в один и тот же день или за короткий промежуток времени, эти версии группируются как вложенные записи под одной записью.

Для наглядности версиям можно давать конкретные названия. Щелкните переключатель в правом верхнем углу, чтобы отобразить версии документа, которые вы назвали.

Создать оглавление

пример оглавления с номерами страниц в google docs

Оглавление с номерами страниц

Для длинных документов, которые могут быть полезны какой-либо организации, перейдите в меню «Вставка»> «Оглавление» и выберите один из двух форматов (с номером страницы или с синими ссылками).

Документы будут искать текст, стилизованный под заголовок, и размещать его в верхней части страницы со ссылками, позволяющими перейти к этому разделу. Как вы оформляете заголовок? Выделите текст, щелкните поле «Стили» и выберите «Заголовок 1», «Заголовок 2», «Заголовок 3» и т. Д. (Или перейдите в Формат> Стили абзаца.)

Если вы создаете заголовки после перетаскивания поля оглавления в документ, щелкните круглый значок «Обновить» рядом с оглавлением, чтобы изменения вступили в силу. Вы также можете просмотреть оглавление на боковой панели.

Google из документов

окно поиска, которое появляется, когда вы нажимаете кнопку

Google Docs позволяет легко проводить исследования из одного окна. Если вам нужно найти файл на Google Диске или информацию из Интернета, нажмите кнопку «Исследовать» (та, которая выглядит как прямоугольник с ромбиком внутри) в правом нижнем углу документа.

Это откроет новую панель с панелью поиска, где вы будете искать в Интернете или своих существующих документах. Последний называется Cloud Search для бизнес-аккаунтов Workplace и Drive для личных аккаунтов. На рабочем месте наведите указатель мыши на запись и щелкните значок плюса, чтобы добавить ссылку на документ или вставить изображение. Чтобы добавить в документ цитату из результатов веб-поиска, наведите на него курсор и щелкните значок кавычки.

вставка сноски в документ google из личного аккаунта google

разрешения на связь

Чтобы поделиться документом, нажмите синюю кнопку «Поделиться» в правом верхнем углу и введите адреса электронной почты всех получателей. Чтобы отправить прямую ссылку на документ, нажмите Копировать ссылку, чтобы получить ссылку, которой можно поделиться, но только те, кто добавлен в список общего доступа, смогут ее открыть.

Измените разрешения, нажав «Поделиться»> «Изменить для всех, у кого есть ссылка», что позволит всем, у кого есть URL-адрес, увидеть документ, даже если вы специально не ввели его адрес электронной почты. Затем укажите, являются ли эти люди читателями, комментаторами или редакторами. Чтобы заблокировать его позже, измените его на Ограниченный.

После того, как все решения будут приняты, нажмите Копировать ссылку с этой страницы, чтобы получить ссылку, которой можно поделиться.

Добавить новые шрифты

добавить шрифты

Документы Google поддерживают более 30 шрифтов на панели инструментов с раскрывающимся списком шрифтов, но есть и другие, скрытые на виду. Щелкните меню шрифтов и выберите «Дополнительные шрифты» вверху. Это откроет меню других шрифтов, которые необходимо добавить в Документы, прежде чем их можно будет использовать.

Щелкните меню «Показать: все шрифты» и выберите «Показать» для предварительного просмотра шрифтов. Щелкните шрифт, чтобы добавить его в список активных шрифтов в разделе «Мои шрифты». Нажмите OK, чтобы сохранить новые шрифты в активном списке.

Вставить специальные символы

рисование специального символа, чтобы Google мог предложить его

Есть несколько способов ввести специальные символы в Документы Google. Откройте «Вставка»> «Специальные символы» для базы данных, содержащей объекты, которые вы можете вставить, включая символы, эмодзи, знаки препинания, символы и знаки ударения, которые нелегко сделать с помощью стандартной клавиатуры. Знаете, что вам нужно, но не знаете, как это называется? Нарисуйте его, и Google Docs выдаст вам результат.

Более простой способ сделать это — использовать меню «Замены», где вы можете ввести одно слово, а в Документах Google отобразится другое. Перейдите в Инструменты> Настройки> Подстановки, и вы можете добавить символы в столбец «Заменить», который будет заменен символом в столбце «С», как если бы вы написали (c) для создания символа ©.

меню замен, где вы что-то вводите, а Google предлагает другой вариант

Единственный недостаток заключается в том, что экран «Замены» не позволяет вам напрямую выбрать специальный символ, но, по крайней мере, вы можете добавить его в документ и скопировать. Например, если вы хотите легко создать Ĉ, вы можете создать замену, где написание «c ^» превращается в нужный вам символ.

Похожие записи

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.