Будьте организованы: как начать становиться более организованным

? wmode = transparent «Что вы хотите знать об организации?»

Это вопрос, который я часто задаю своим коллегам и друзьям, чтобы получить идеи для этой колонки. В последний раз, когда я спросил, более одного человека ответили: «Как мне вообще начать?»

Если бы я написал руководство для начинающих по организации, я бы дал один очень важный совет: разбейте свои проекты на более мелкие части.

Разбивка цели на более мелкие задачи и повседневные задачи имеет решающее значение для успеха. Все организованные люди делают это, но не во всех статьях с советами это ясно. Я думаю, это должно быть ясно. Это так важно, что вы не должны замалчивать это.

Настоящий секрет организованности — это выяснить, как заставить себя выполнять действия, необходимые для организации, и продолжать двигаться вперед. Вы должны уметь определять действия — и в этом вся суть разбивания цели.

С чего начать организовываться

Прежде чем вы сможете организоваться, у вас должна быть цель.

Будьте организованы

«Я хочу быть более организованным» — это не цель. Попробуйте представить, чего вы действительно хотите. Попробуйте выразить это словами. И постарайтесь сделать эти слова позитивными и действенными, а не негативными.

Допустим, вы чувствуете, что ваша электронная почта вышла из-под контроля. Вы хотите организовать электронную почту.

Отрицательно определенная цель: «Моя электронная почта в беспорядке, и я больше не хочу этого».
Положительно определенная цель: «Я хочу всегда иметь возможность быстро найти электронное письмо, когда оно мне понадобится».

Позитивная и действенная цель фокусируется на том, что вы хотите уметь делать («быстро найти электронные письма»). Цель, увиденная сквозь негативный оттенок, просто повторяет проблему, заключающуюся в том, что ваша электронная почта беспорядочная, и вам это не нравится.

Вот еще пример:

Отрицательно определенная цель: «У меня слишком много бумаг. Они загромождают мой стол и отвлекают, и я ненавижу это». (Обратите внимание, что нет четкого представления о том, что вы хотите, или о том, как вы хотите изменить ситуацию.)
Положительно определенная цель: «Мне нужно минималистичное рабочее пространство, которое помогает мне сосредоточиться. Я хочу использовать свой компьютер, возможности распознавания текста и поиска, чтобы более эффективно находить важные документы». (Обратите внимание на акцент на положительных словах, таких как «фокус» и «эффективный».)

В буквальном смысле вы должны представить себе, чего вы хотите, и выразить это положительными словами, конкретными, действенными словами. (См. Дополнительные советы по постановке и достижению целей.)

Как разобрать цель

Как только у вас есть цель и вы сформулировали ее словами, вы должны разрушить ее.

Простой способ деконструировать цель — подумать о том, что бы вы записали в ежедневный список дел для достижения цели.

Вы бы никогда не составили список дел: «Создайте минималистичное рабочее пространство, способствующее сосредоточению внимания». Скорее вы могли бы написать:

  • очистить кружки и чашки со стола
  • сканировать документы в почтовом ящике
  • измельчать отсканированные документы
  • выпрямить компьютерные провода

(Если вы не совсем понимаете, какие вещи входят в список дел, у меня есть напоминание о том, как создавать лучшие списки дел.)

Пример: изменение организации фотографий
Я хочу дать вам более подробный пример того, как разбить большой организационный проект на более мелкие части, чтобы полностью понять, как это происходит.

Я работал с коллегой Стефани над полным преобразованием организации цифровой фотографии (о которой я подробно напишу в следующей колонке). У нее есть тысячи фотографий, разложенных на нескольких компьютерах и в онлайн-хранилищах, и она просто хочет, чтобы они были организованы.

1. Определите цель. Когда мы впервые сели вместе, чтобы обсудить проект, я спросил ее: «Чего вы хотите? Какова ваша цель?» Я остановил ее, прежде чем она успела ответить. «Позвольте мне перефразировать это. Что вы хотите делать со своими фотографиями, чего не можете делать сейчас?»

Стефани, по сути, сказала, что хочет иметь возможность легко находить фотографии, независимо от того, какое устройство она использует.

2. Разберитесь в проблеме. Мой последующий вопрос был таким: «Прямо сейчас, когда вы смотрите на фотографию, как вы выглядите? Вы помните дату, людей на изображении или событие, когда фотография была сделана?»

На самом деле этот вопрос заключался в следующем: «Какое решение мы должны разработать, чтобы оно соответствовало вашим потребностям?»

Она сказала, что обычно помнит свои фотографии примерно по дате, например, «в колледже», но также иногда по людям на фотографии.

Мы рассмотрели несколько возможных решений, но пока ни на чем не остановились. Часто это помогает продвинуться вперед с несколькими частями организационного проекта, поэтому посмотрите, изменится ли ваше определение цели, чем больше вы узнаете о проблеме.

3. Ставьте перед собой небольшие задачи. По итогам нашей встречи Стефани вышла с коротким списком задач. Выглядело это примерно так:

  • провести инвентаризацию: составить список мест, где хранятся фотографии, как локально, так и в Интернете
  • включите Photostream (Стефани использует несколько устройств Apple, поэтому объединение фотографий с помощью Photostream казалось логичным и простым шагом на ранней стадии)
  • получить пароли для любых фото-сайтов, которые не использовались какое-то время
  • скачать фотографии и данные из Facebook.
  • Эти четыре задачи составили «следующие шаги» Стефани. Обратите внимание, что ее список состоит всего из пары пунктов. Она могла бы легко выполнить все эти задачи за день, если пристегнется, или менее чем за неделю, если она будет делать одно в день.

    4. Установите крайние сроки. Чтобы выполнить простые короткие задачи, нужно установить крайние сроки. Мне нравится использовать приложение для управления задачами, например Awesome Note или Any.do, чтобы отслеживать свои дела. и назначить им сроки. Что касается проекта Стефани, я не знаю, назначает ли она себе крайние сроки, но у нее есть мягкие дедлайны, основанные на том, когда мы решим, что встретимся друг с другом, чтобы продолжить проект. Я предполагаю, что наша следующая встреча вырисовывается в ее календаре и заставляет ее чувствовать ответственность за то, что она обещала сделать.

    Это трудное дело
    Не каждый чувствует ответственность перед собой. Я думаю, что у всех нас есть стратегии, чтобы заставить себя чувствовать себя ответственными, например, рассказать кому-нибудь о наших планах или поставить деньги на то, что мы будем или не будем что-то делать. Запоминать задачу несложно. Просто отправьте напоминание на свой смартфон. Это делает это сложно. Если у вас есть небольшие задачи, которые очень специфичны, вы, по крайней мере, увеличиваете свои шансы на их выполнение.

    Поговорка «каждое путешествие начинается с одного шага» полностью верна. Или, если хотите, фраза «Появление — это половина дела» говорит о том же намерении. Вы должны дать себе четкие и действенные дела и разумное количество времени, чтобы их сделать. В противном случае вы никогда даже не начнете.

    Похожие записи

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован.