Будьте организованы: 5 способов улучшить электронную почту
Существует множество подходов и методологий для более эффективного использования электронной почты. Они являются основой для ограничения отвлечения внимания и повышения продуктивности. Но вам также необходимо знать, какие инструменты есть в вашем распоряжении, чтобы перейти на более продуктивное место.
Поставщики услуг электронной почты и сторонние разработчики приложений изобрели несколько исключительных инструментов, которые делают электронную почту намного более эффективной. Есть пять, которые, на мой взгляд, имеют наибольший эффект и наиболее широко применимы. Вместе они помогут вам
- писать электронные письма лучше,
- превратить письма в задачи,
- отменить отправку писем,
- запланировать отправку электронных писем, и
- откладывать электронные письма.
Пишите лучше
Написание излишне длинных или непонятных писем – пустая трата времени. У получателя может не быть времени, чтобы прочитать их в первую очередь, или он может тратить время, перечитывая их, чтобы попытаться понять их, или, возможно, ему придется ответить отправителю для разъяснения. К тому же, на их написание потрачено время зря.
Есть два приложения, которые упорно работать, чтобы помочь вам лучше писать электронные письма, потому что они сосредоточены на самой письменной форме: Grammarly и хрусталь.
Grammarly – это подключаемый модуль, который работает как средство проверки правописания для анализа грамматики и фактически дает разумные предложения о том, как улучшить свой язык, разборчиво писать и исправлять распространенные ошибки. В частности, он обладает замечательной способностью обнаруживать ошибки ESL.
Crystal также является подключаемым модулем, и он побуждает вас настроить язык электронной почты, чтобы понравиться получателю. Это работает следующим образом: Crystal сначала находит ваших получателей в сети – их учетные записи в Twitter, Facebook и т. Д. – и смотрит, как они используют язык и реагируют на него. Они лаконичны и прямолинейны? Или они склонны вовлекаться в длительные дискуссии? Основываясь на результатах, Crystal направляет ваше письмо.
Кристалл – языковое предложение
Если вы не являетесь сильным писателем, очень четкие подсказки Кристал могут действительно помочь вам найти слова, чтобы написать то, что вы хотите сказать. Это ценное предложение, но в нем есть что-то, что меня не устраивает. Существует негласная предпосылка, что вы настраиваете свой язык, чтобы получить что-то от другого человека, и я считаю это манипулятивным. Однако это может вас не беспокоить или даже может быть именно тем, что вы ищете. Во всяком случае, нельзя отрицать, что он хорош в том, что делает.
Превратите электронную почту в задачи
Ваш почтовый ящик не является вашим списком дел, но вы, вероятно, по-прежнему получаете назначенные вам задачи по электронной почте. Исправление состоит в том, чтобы настроить связанное приложение для эффективного перемещения этих задач в более подходящее место.
Вместо того, чтобы вручную вводить новую задачу для себя в любом приложении с делами или напоминаниями, которое вы используете, подключите приложение непосредственно к своей учетной записи электронной почты или настройте пересылку электронной почты и одним или двумя щелчками мыши переместите это письмо в нужное место.
Несколько приложений, которые поддерживают возможность перемещать электронные письма в другое приложение через прямое соединение или пересылку электронной почты, – это Wunderlist, Evernote Plus и Premium, Todoist Premium, Boxer и Newton Mail.
Отменить отправку
Мы все нажали «Отправить» преждевременно, будь то из-за того, что мы упустили опечатку, упустили некоторую информацию или не остановились, чтобы пересмотреть электронное письмо, написанное сгоряча. Однако вам не нужно жить с сожалением или неэффективностью написания второго электронного письма. Вам просто нужно иметь возможность отменить отправку.
Отмена отправки отличается от отзыва сообщения. При отмене отправки сообщение никогда не отправляется. Как правило, ваша электронная почта хранит сообщение от 10 до 30 секунд, за это время вы можете изменить свое мнение.
В Gmail есть кнопка «Отменить отправку» (см. Видео ниже, чтобы узнать, как ее настроить), которую должен включить каждый пользователь Gmail. Newton Mail (который полон разнообразных функций для электронной почты на мобильных устройствах) также имеет такую, которая работает с любой поддерживаемой учетной записью электронной почты, включая учетные записи Microsoft Exchange и iMap. Другие провайдеры электронной почты тоже предлагают это.
Расписание отправки
«Прямо сейчас» – не всегда подходящее время для отправки электронного письма. Вот тогда и пригодится расписание отправки. Эта функция электронной почты позволяет вам выбрать время в будущем, когда ваше сообщение будет доставлено. Он есть в Outlook, Boomerang для Gmail и Newton Mail.
С отправкой по расписанию, пока сообщение еще не отправлено, вы все равно можете его редактировать. Таким образом, он охватывает некоторые из тех же вопросов, что и функция отмены отправки.
Вздремнуть
Я не фанат Inbox Zero философия попытки свести к нулю счет непрочитанных сообщений. Управление занимает слишком много времени и не отвечает реальным потребностям людей в электронной почте ни психологически, ни технически. Тем не менее, я фанат откладывания сна, который придерживается той же идеи – минимизировать количество сообщений в вашем почтовом ящике в любой момент времени.
Отложенный режим не более чем скрывает сообщение от вашего почтового ящика на время. Сколько? Вам решать. В результате вы можете сосредоточиться на важных сообщениях, не отвлекаясь на менее важные. Эти менее важные сообщения появятся снова, когда вам будет лучше с ними разобраться. Outlook (где это называется «расписание»), авиапочта, Sparkmail и Newton Mail имеют кнопку отложенного сигнала.
Если вы заинтересованы в повышении производительности (а кто нет?), Вам следует взглянуть на мой обзор лучших приложений для повышения производительности. Независимо от того, какие у вас проблемы с эффективностью работы, там должно быть несколько приложений или сервисов, которые помогут вам лучше использовать свое время.
