16 советов по Microsoft Word, которые нужно усвоить прямо сейчас

Microsoft Word – самая распространенная программа для обработки текстов на рынке; он интуитивно понятен даже для самых технически неграмотных пользователей компьютеров и поддерживается мощным пакетом Microsoft Office.

Вдохновленный облачными программами, такими как Google Docs, Word с годами эволюционировал с помощью онлайн-подписок, предлагающих доступ на нескольких устройствах, а также бесплатной облачной версии Word. Но, несмотря на конкуренцию, программное обеспечение Microsoft остается основным инструментом для создания важных документов. И почему бы нет? Он надежный, настраиваемый и имеет множество встроенных функций, которые вы, возможно, еще не пробовали. Читайте о некоторых полускрытых удовольствиях, которые известны только опытным пользователям.

Рекламное объявление

Определите статистику удобочитаемости

Word может судить не только о вашей грамматике и правописании, но и о сложности вашего письма. Например, соответствует ли ваше письмо уровню понимания того, кто учится в аспирантуре, или кто-то все еще изучает свои формы и цвета?

Word использует языковые тесты, такие как Легкость чтения Flesch тест, рассчитывающий оценку по 100-балльной шкале. Чем выше число, тем легче его понять. Собственная документация Office предполагает, что вам нужно набрать от 60 до 70 баллов.

Кроме того, Word проведет аналогичный языковой тест, тест Flesch-Kincaid Grade Level, который покажет вам, для какого уровня обучения в США написан текст; Большинство документов должны стремиться к диапазону от 7.0 до 8.0, говорит Microsoft.

Чтобы использовать эту функцию, вам сначала нужно включить ее, перейдя в Файл> Параметры> Проверка. Затем выберите Показать статистику удобочитаемости в разделе орфография и грамматика. Теперь, когда вы попросите Word запустить проверку орфографии, он также сгенерирует статистику читаемости вашего документа.

Выделите квадратное поле текста

Это функция, которая будет использоваться только в очень определенных случаях. Если вы удерживаете клавишу Alt в Windows или клавишу Option на Mac, когда вы щелкаете и перетаскиваете мышь, вы сможете нарисовать рамку в документе, которая выделит все символы в этом поле. Если вы когда-нибудь хотели создать идеальный квадрат фиолетового текста в середине фрагмента текста, вы бы поступили именно так.

Создать случайный текст

Если вам нужно добавить Lorem Ipsum в документ в качестве заполнителя, Word поможет вам. Просто введите: = lorem (p, l) и замените «p» на количество абзацев, которое вы хотите, и замените «l» на количество предложений, которое вам нужно. Вы также можете просто включить одно число в круглые скобки, и это создаст столько абзацев. Когда будете готовы, поместите курсор в конец уравнения и нажмите Enter, чтобы создать текст.

Вы также можете использовать случайный набор документации Office в качестве исходного материала для заполнителя места. Вместо этого используйте уравнение = rand (p, l).

Добавить калькулятор в Word

Word имеет встроенный калькулятор, который поможет вам решать уравнения прямо в документе. Сначала добавьте его в меню Word, выбрав «Файл»> «Параметры»> «Панель быстрого доступа» и выбрав «Все команды» в раскрывающемся меню. Найдите «Рассчитать» и нажмите «Добавить», чтобы переместить его в столбец панели быстрого доступа. Щелкните ОК, чтобы вернуться к документу.

Вы заметите, что маленький серый кружок был добавлен в верхнюю часть вашего документа Word. Теперь вы можете вводить математические уравнения, и если вы их выделите, этот значок изменит цвет. Нажмите значок, и Word рассчитает ответ.

Выделите предложение одним щелчком мыши

Чтобы быстро выделить все предложение, удерживайте нажатой клавишу Ctrl в Windows или клавишу Command на Mac и щелкните начало предложения. Об остальном позаботится Word.

Переходите к редактированию горячих точек

Нажатие Shift-F5 позволит вам перемещаться по частям вашего документа, которые вы недавно редактировали. Этот трюк даже запомнит, где вы редактировали последний раз после повторного открытия документа.

Напишите текст где угодно

Вы можете использовать Word как своего рода доску и легко размещать текст в любом месте страницы. Просто щелкните дважды в любом месте страницы, и Word позволит вам начать печатать там. Word автоматически вставляет жесткие символы возврата и табуляции, позволяющие вводить текст. Поэты-авангардисты, эта функция для вас.

Автоматическое обновление даты и времени

Иногда у вас есть документ, который вы используете снова и снова, обновляя лишь несколько ключевых деталей. Если это такой документ, как письмо, которое включает дату и / или время, одна изящная маленькая уловка – позволить Word автоматически обновлять дату.

На вкладке «Вставка» нажмите кнопку «Дата и время», и появится всплывающее окно. Выберите нужный формат даты и затем обязательно щелкните поле «обновлять автоматически» в правом нижнем углу. Теперь дата будет автоматически обновляться каждый раз, когда вы открываете (или распечатываете) документ.

Преобразование в документы PDF и HTML

Word позволяет легко преобразовать ваш документ в файл PDF или HTML. Когда вы «сохраняете как» файл, вы увидите раскрывающееся меню «Сохранить как тип», в котором будет множество опций, включая PDF и веб-страницу.

Обратите внимание, что функция веб-страницы может включать много дополнительного кода. Это не обязательно повлияет на страницу, но может немного запутать, если вам нужно что-то изменить. Другой вариант – использовать бесплатный сайт конверсии, например Слово для очистки HTML, который, как следует из названия, создаст HTML-код из текста, который напрямую копируется и вставляется из документа Word.

Простое изменение заглавных букв

Вы можете легко изменить регистр любого текста одним нажатием кнопки. Выделите выделенный фрагмент и щелкните раскрывающееся меню «Aa», чтобы изменить регистр текста между регистром предложений, прописными или строчными буквами. Вы также можете начать каждое слово с заглавной буквы и переключаться между регистрами.

Показать скрытые символы

Если вы работаете со сложным документом с разными стилями, столбцами и форматами, редактирование может быстро стать утомительным занятием. Лучший способ увидеть, что происходит с форматированием вашего документа, – сделать видимыми все невидимые метки (жесткий возврат, мягкий возврат, табуляция, пробелы). Нажмите Ctrl-Shift-8 в Windows или Command-8 на Mac.

Замена невидимых символов и форматирования

Инструмент «Найти и заменить» в Microsoft Word – спаситель. Вы можете быстро и легко вносить массовые изменения без необходимости искать и клевать каждый случай того, что вам нужно изменить. Но вы также можете выполнить поиск и замену скрытых символов в документе.

Нажмите кнопку «Найти и заменить» в Word, затем нажмите «Еще» в диалоговом окне. Нажмите «Форматировать», чтобы выполнить поиск форматирования в вашем документе – раскрывающееся меню включает поля, шрифт, стили и межстрочный интервал. Так, например, вы можете найти и заменить зеленый шрифт на фиолетовый. Щелкните «Специальные» для поиска специальных символов (длинное тире, пробел и т. Д.).

Вы также можете вставлять команды в текстовое поле для непосредственного поиска форматирования и символов. Используйте ^ p ^ p для поиска / замены двойных пробелов и замените их на ^ p для одиночного пробела. Вы также можете использовать ^ t для поиска вкладок, ^ # для поиска цифр, ^ $ для букв и ^ w для любых пробелов.

Вставить объекты в Word

Если вы когда-нибудь почувствуете, что в вашем документе может быть что-то добавленное к основной копии, Word позволяет вставлять объекты прямо на страницу. Щелкните Вставить> Объект, чтобы открыть диалоговое окно, в котором показано, что вы можете добавить. Таким образом вы можете добавить диаграмму в свой документ, но вы также можете встроить PDF-файл или электронную таблицу Excel.

Вставить уравнения

Вы можете добавить сложные математические уравнения в Word, щелкнув «Вставить»> «Уравнение», а затем выбрав уравнение, которое хотите добавить. После того, как он был вставлен в ваш документ, вы можете изменить форматирование или заменить буквы на числа.

Защитите свой документ

Word имеет довольно много встроенной защиты, которая зашифрует ваш текст. Щелкните Файл> Информация, чтобы управлять разрешениями на просмотр и редактирование, включить шифрование пароля и создать пароль для документа.

Окно поиска – ваш друг

Не знаете, где что-то есть? В более поздних версиях Microsoft Word вы можете ввести то, что ищете, в поле поиска для быстрого доступа.