Как организовать свою жизнь с помощью досок Канбан
Представьте, что у вас есть метод управления своей жизнью, который прост в использовании, позволяет организовать идеи и проекты, не дает вам брать на себя слишком много сразу и помогает вам достичь ваших целей. Это личный канбан.
Канбан – это методика организации и отслеживания работы. Он начался в Японии на предприятиях по производству автомобилей, а затем стал популярным среди разработчиков программного обеспечения. Он отличается от других методов организации работы двумя важными способами. Во-первых, это выглядит иначе. Чтобы использовать канбан, нам нужна доска канбан или приложение канбан, которое позволяет людям визуализировать работу по-новому. Я объясню, как это работает, более подробно чуть позже вместе с несколькими изображениями. Во-вторых, он очень хорошо ограничивает объем работы, поручаемой одному человеку в любой момент времени. Таким образом, канбан отлично подходит для людей, которые склонны брать на себя слишком много сразу и, следовательно, саботировать свою производительность.
Вы можете использовать канбан в личной жизни для различных целей, например:
делиться списком дел с другими членами семьи
организация свадьбы или другого крупного мероприятия
выполнение групповых проектов (например, совместная учеба, активизм или волонтерская работа)
сортировка и отслеживание идей любого рода (от того, что приготовить на ужин до списка праздничных покупок)
Итак, что такое канбан и как он работает?
Что такое канбан?
Канбан – это метод организации и отслеживания работы, обычно с группой людей, хотя он может использоваться в частном порядке одним человеком. Начнем с доски, содержащей столбцы. Каждый столбец имеет значение. Самый простой пример, который мы можем использовать для понимания канбана, – это назвать столбцы To Doing, Doing и Done. Это просто пример. Вы можете называть столбцы как хотите и использовать их как хотите.
Далее у нас есть карточки. Каждая карта содержит задание. Вы кладете эти карты на доску в один из столбцов. Итак, если бы мы составили список всего, что нам нужно сделать сегодня, у нас был бы набор карточек в столбце To Do и никаких карточек в двух других столбцах.
Когда мы работаем над задачами, мы перемещаем связанную карточку в столбец, который лучше всего представляет состояние работы. Выполняемые задачи помещаются в столбец «Выполнение». Когда задача завершена, она попадает в столбец «Готово». Вы можете убирать карточки из столбца «Готово» сколь угодно часто.
На каждой карточке может быть больше деталей, чем просто название задачи. Давайте представим, что мы используем здесь доску канбан для управления списком семейных дел. Каждому члену семьи поручают несколько задач. Каждый человек записывает свое имя на карточке, и, возможно, на карточке также указан срок платежа. Теперь, когда мы смотрим на доску, мы видим, кто назначен для каждой задачи, и состояние всех задач. Таким образом, мы получаем общее представление о состоянии всей работы.
Вот ключ: доски Канбан создают визуальное представление того, что в противном случае вообще не было бы визуальным. Это также интерактивно, потому что вам нужно перемещать карточки по мере завершения различных этапов работы.
Что еще может Канбан?
Мы уже знаем, что доски канбан могут помочь нам управлять работой и видеть состояние работы в команде. Давайте представим еще несколько примеров использования канбана дома, чтобы увидеть, на что он еще способен.
Реализуйте идеи через движение
Еще одно преимущество канбана связано с физическим перемещением карточек из одного столбца в другой. Люди, которые не мыслят линейно, иногда обнаруживают, что движение идей помогает им обрабатывать информацию.
Например, вы планируете свадьбу. У вас может быть столбец Pending, в который вы помещаете задачи, ожидающие подтверждения или полагающиеся на то, что другие задачи выполняются первыми. Например, у вас может быть задача создать схему рассадки гостей, но вы не сможете ее завершить, пока не создадите подтвержденный список гостей. Когда вы перемещаете эти задачи из одного столбца в другой, это может помочь вам обработать статус каждой задачи и иметь представление о том, что должно быть дальше.
Добавьте больше визуальных эффектов
Давайте на мгновение остановимся на идее планирования свадьбы, чтобы показать следующее преимущество использования канбана. Большинство приложений канбан позволяют добавлять изображения в карточки задач. Карточка задачи для создания схемы расположения сидений может также содержать фактическую рабочую схему, чтобы у вас было визуальное напоминание о задаче и ее статусе. Точно так же вы можете добавить образцы свадебных тортов или цветочных композиций, которые помогут вам буквально увидеть эти задачи.
Не позволяйте вам брать на себя слишком много работы
Одно из преимуществ использования канбана для организации работы – вы можете установить лимит незавершенной работы (WIP). Предел незавершенного производства – это ограничение на количество задач, которые один человек может назначить им в определенный момент времени. Другими словами, если предел незавершенного производства равен трем, и вам назначены три задачи, вы должны выполнить одну из задач, прежде чем сможете принять новую задачу.
По сути, ограничения незавершенной работы позволяют решить две задачи. Во-первых, это не позволяет отдельным сотрудникам выполнять больше работы, чем другим членам команды. Во-вторых, ограничения незавершенной работы требуют, чтобы вы выполняли поставленные перед вами задачи, а не откладывали сложные задачи в пользу более новых, более легких.
В некоторых приложениях канбан есть инструмент для установки лимита незавершенной работы. Двумя примерами являются KanbanFlow и LeanKit. Как только человек достигает предела, приложение запрещает ему получать новые задания. Некоторые приложения просто предлагают это, добавляя красный флаг, когда вы превышаете свой лимит. Лимиты незавершенной работы также могут быть неформальным правилом, которому вы следуете. Это не обязательно должна быть функция с инструментом.
Мозговой штурм и сортировка идей
Вы, безусловно, можете использовать доски канбан не только для отслеживания задач. В классическом примере использования канбана каждый столбец на доске представляет фазу или этап рабочего процесса. Однако это не обязательно. Вы можете так же легко использовать приложение Kanban для мозгового штурма, сортировки идей или даже сохранения изображений на виртуальной доске (это похоже на частную доску Pinterest, но без потока контента от других людей).
Не так давно тестировал службу доставки продуктовых наборов. Когда я просматриваю другие продукты, я могу легко делать заметки по каждому из них и, возможно, составлять таблицу для сравнения продуктов. Однако во время еды мне стало намного легче вести записи и запоминать различные блюда, которые я ел, когда я видел их фотографии. Так что я завел канбан-доску со всеми блюдами, которые готовил. Каждый столбец соответствовал названию компании, а каждая карточка представляла одно из блюд. Добавил картинки, заметки и ссылку на рецепт.
Таким образом, вы можете использовать доски канбан, чтобы сохранять идеи о будущих местах отдыха (или делать записи об отпусках, которые вы отдыхали в прошлом). Или вы можете составить коллекцию своих любимых рецептов и выбрать несколько из них, чтобы поместить их в столбец, представляющий, что вы будете готовить на ужин каждый вечер на этой неделе. Нет предела возможности использовать канбан для мозгового штурма и сортировки идей.
Каковы лучшие приложения для личного канбана?
Канбан-приложений очень много, и многие из них бесплатны или, по крайней мере, имеют бесплатный уровень обслуживания. Некоторые из них лучше других, в зависимости от того, как вы собираетесь их использовать.
Trello является одним из самых популярных приложений в стиле канбан, потому что он очень удобен для пользователя. По этой причине, вероятно, это мой лучший выбор для использования канбана для личной организации (в отличие от бизнеса). Бесплатная версия не содержит множества функций, но вы можете добавить нужные функции с помощью «бонусов». Несколько примеров бонусов: просмотр календаря, отслеживание времени и настраиваемые поля. Бесплатные аккаунты имеют одно усиление на доску, а с платным аккаунтом вы получаете больше. Если вы заинтересованы в использовании Trello, чтобы оставаться организованным, ознакомьтесь с моими советами, как получить от него максимум пользы.
Zenkit – еще один отличный вариант канбан-приложения для личного использования. Как и Trello, Zenkit очень прост в использовании и обладает широкими возможностями настройки. Мне также нравится, что он не слишком ориентирован на бизнес. Внешний вид легкий, дружелюбный и красочный.
Асана не начиналось как приложение канбан (это приложение для управления совместной работой), но в последние несколько лет оно добавило функцию под названием Доски, чтобы люди могли использовать канбан для управления своей работой, если они захотят. Asana – отличный инструмент для отслеживания задач среди группы людей, особенно если вы используете много текстовой информации, например, составляете контрольные списки в рамках своих задач.
Leankit имеет больше функций, чем многие другие приложения в стиле канбан, поэтому его хорошо использовать, если вы серьезно относитесь к ограничениям WIP, дорожкам (это возможность автоматически сортировать контент на вашей доске не только по вертикальным столбцам, но и по горизонтали) , и другие. У Leankit нет бесплатного уровня обслуживания, но вы можете получить бесплатную пробную версию.
Wrike – еще одно отличное приложение для канбана. Однако он довольно ориентирован на бизнес, что делает его хорошим инструментом, если вы планируете использовать его как для бизнеса, так и для личной организации. Есть бесплатный уровень обслуживания с ограниченными функциями, хотя он довольно многофункциональный, если вы платите абонентскую плату за премиум-сервис.
Когда традиционные списки дел не работают, попробуйте Канбан
Если традиционные списки дел вам не подходят, я настоятельно рекомендую вам попробовать канбан-доску. Что мне больше всего нравится в канбане, так это то, что он обслуживает разные типы людей. Если вы мыслите нелинейно, лучше всего работаете, когда вы можете сразу увидеть много информации или вам нужно тактильное действие, чтобы помочь вам обработать информацию, тогда канбан может быть для вас.
