Как купить услугу видеоконференцсвязи

Ваша компания решила перенести часть своих коммуникаций на видео. Вы слышали о таких крупных игроках, как ClickMeeting, RingCentral, Skype и Vonage, но вы не знаете, в чем разница между ними. Вы также слышали об инструментах, ориентированных на потребителя, таких как Facetime и Google Hangouts, но не совсем уверены, что они подходят для корпоративного использования.

В нашем обзоре лучших решений для видеоконференцсвязи мы анализируем различия между лучшими инструментами на рынке, сравнивая их по функциям. Хотя этот обзор может быть полезен для покупателей, которые понимают, что эти функции делают и как они могут принести пользу своему бизнесу, он может быть слишком сложным для команд, которые только начинают процесс покупки решения для видеоконференцсвязи.

Чтобы помочь, мы поговорили с Брайаном Гилманом, вице-президентом по маркетингу продуктов в Vonage (19,99 долларов в месяц в Vonage), о том, какие факторы следует учитывать новичкам при выборе решения для видеоконференцсвязи. Мы обсудили все, от обмена контентом и качества звонков до внутренней аналитики. Вооружившись знаниями, представленными в этой статье, вы сможете вернуться к нашему обзору лучших решений для видеоконференцсвязи и лучше понять, что вам нужно и какой поставщик может вам их предоставить.

Рекламное объявление

1. Объединенные коммуникации или видеоконференцсвязь

Видеоконференцсвязь сама по себе предоставляет пользователям множество различных функций и возможностей. Однако по своей сути видеоконференцсвязь – это просто способ для одного пользователя общаться с другим пользователем через прямой видеопоток. Более продвинутые решения позволяют использовать такие вещи, как видеотрансляции один-ко-многим, совместное использование экрана и даже функции веб-трансляции, которые могут опрашивать членов аудитории и собирать данные о зрителях (но мы забегаем вперед).

Унифицированные коммуникации (UC) включают видеоконференцсвязь и добавляют ее к большему набору коммуникационных инструментов. Вы сможете отправлять коллегам чат и текстовые сообщения. Вы сможете создавать рабочие процессы управления проектами. Вы сможете создавать документы и одновременно редактировать их так же, как на такой платформе, как Google Диск.

Возможно, наиболее важным аспектом платформы объединенных коммуникаций является ее способность интегрироваться со сторонними решениями, чтобы помочь вам лучше извлекать и экспортировать данные от инструмента к инструменту. Например, если вам нужно позвонить клиенту и вы хотите получить доступ к его или ее записям, чтобы улучшить взаимодействие, интеграция между вашей учетной записью Salesforce и вашим инструментом UC делает это невероятно простым. Из панели управления Salesforce вы сможете начать звонок, просмотреть историю взаимодействия с клиентом и добавить заметки о том, что было сказано во время звонка.

«Очевидно, что наличие единой платформы было бы интересно», – сказал Гилман. «Уникальная платформа для мобильности, совместной работы и голосовой связи – это то, что сегодня ищет большинство компаний».

Гилман предупреждает, что создание коммуникационной платформы с помощью отдельных поставщиков будет непомерно дорого. Кроме того, данные могут не передаваться из системы в систему так легко, как это было бы в рамках платформы одного поставщика. Кроме того, если что-то сломается, вам нужно будет определить причину, поговорив с несколькими представителями службы поддержки из разных компаний, что звучит как кошмар.

2. Простота использования

Все формы программного обеспечения для бизнеса обладают широким спектром возможностей использования. Некоторые инструменты электронного маркетинга настолько хорошо спроектированы, что кажется, будто любой может проснуться и стать маркетологом по электронной почте, не пройдя формального обучения. Другие инструменты настолько сложны и техничны, что даже самые продвинутые маркетологи дотягиваются до кнопки поддержки.

Видеоконференцсвязь ничем не отличается. Некоторые инструменты предлагают чистые и интуитивно понятные пользовательские интерфейсы (UI), которые позволяют щелкнуть имя человека и напрямую запустить звонок. Некоторые позволяют планировать встречи заранее, щелкнув календарь коллеги и введя свое имя. Существуют инструменты, которые позволяют вам создать виртуальный конференц-зал, отправить ссылку и пригласить в эту комнату сотни или тысячи людей без каких-либо предварительных условий для кого-либо из ваших гостей. Это те решения, которые вы захотите принять во внимание при покупке.

«Много времени, видеоконференцсвязь имеет множество нюансов, потому что сегодня используется множество различных протоколов», – сказал Гилман. «Вы сталкиваетесь с проблемами, связанными с внедрением устаревших платформ, привлечением третьих сторон, находящихся за пределами предприятия… это было проблемой в течение многих лет. Возможность отправить ссылку на стороннюю платформу и ответить на этот звонок так же просто, как телефонный звонок, имеет первостепенное значение для успеха ».

По сути, если вы открываете программу для видеоконференций и чувствуете, что должны были получить степень инженера, вы, вероятно, работаете не с тем инструментом.

3. Сотрудничество и обмен

Даже если вы решите не приобретать платформу UC, вам все равно может понадобиться инструмент для видеоконференций, который может выполнять базовое совместное использование документов и экрана. Эти функции позволяют вашим пользователям отправлять файлы кому угодно в конференц-зале или выводить документ с веб-сайта на свой экран для демонстрации.

«Необходимость сотрудничества и обмена контентом важна, – сказал Гилман. «Чтобы встреча прошла эффективно, обмен контентом почти так же важен, как и личное общение. Это может быть так же просто, как совместное использование документов, чтобы пользователи могли делиться тем, над чем они работают, в режиме реального времени. Это критически важный компонент любой среды для совместной работы ».

Наличие этих функций также позволяет вам использовать инструмент видеоконференцсвязи способами, о которых вы раньше не мечтали. Все думают о видеоконференцсвязи для встреч команды, но как насчет встреч с клиентами, звонков потенциальных покупателей или партнеров? «Когда вы начинаете задумываться о том, как видео может трансформировать способы ведения бизнеса компаниями, тогда внедрение становится гораздо более широким», – сказал Гилман.

5. Внутреннее администрирование

Поскольку систему выбираете вы, почему бы не выбрать ту, которая дает вам контроль над всем? Инструменты корпоративного видео предоставляют вам доступ к таким функциям, как запись звонков в один клик, статистика, которая сообщает вам, кто делает больше всего звонков, как долго люди остаются на звонках, когда люди прерывают звонки и многое другое. Вы также можете контролировать, у кого есть административные разрешения на запись собственного звонка, кто может подключаться или передавать звонки другим пользователям и кто может проверять качество звонка, чтобы гарантировать, что система доставляет четкие изображения.

«Опытные администраторы захотят знать, на что была похожа потеря пакетов. [that contributed to poor call quality], – сказал Гилман. «Было ли это на дальнем конце? [or on the company network]? Если он был локальным, то надо смотреть в сети [to determine where the problem was]. »