5 секретных советов и приемов работы с Mac Mail

Электронная почта стала де-факто основным способом общения на современном рабочем месте. Будь то рассылка контрактов или приглашение коллег на обед — все эти сообщения, как правило, накапливаются в наших почтовых ящиках, на разбор которых, в свою очередь, уходят часы нашего дня.

Если вы используете ноутбук или настольный компьютер Mac в своей работе, вполне вероятно, что вы также используете приложение Mail по умолчанию в качестве почтового клиента. Как правило, он быстрый, мощный и простой в настройке. Но две вещи могут сделать ваши дни еще лучше: быстрее обойти приложение «Почта» и найти способы ускорить само приложение «Почта».

Как ускорить почтовые задачи

Фильтрация десятков или даже сотен электронных писем в день — непростая задача, и может показаться, что вы проводите весь день в своем почтовом ящике и больше ничего не делаете. Какое решение?

К счастью, большинство ежедневных задач электронной почты часто повторяются, а это значит, что их можно заменить подходящими автоматизированными или полуавтоматическими процессами. Вот пять ручных и еще несколько автоматических советов Apple Mail, которые серьезно сократят время обработки вашей электронной почты.

Поиск на естественном языке

Немногие знают, что Apple Mail может понимать естественный язык в своей функции поиска. Таким образом, вы можете, например, искать определенного отправителя, а также сузить поиск, сказав «электронные письма от Джона вчера» или просто «сообщения с вложениями». Чтобы еще больше ускорить процесс, отдайте эти задачи Siri.

Если естественного языка недостаточно, улучшите свой набор советов по организации Mac Mail с помощью точных операторов поиска:

• Дата: ГГ/ММ/ДД-ГГ/ММ/ДД для дат или диапазонов дат.
• Тема: для ключевых слов, которые появляются только в строке темы.
• Кому: для почты, отправляемой определенным получателям.
• От: для идентификации конкретных отправителей.

Запомните ярлыки, которые вы используете чаще всего

Хотя освоение поиска поможет вам быстро освоиться в контексте, также было бы очень полезно знать все часто используемые ярлыки, чтобы вы могли мгновенно обрабатывать сообщения, а не искать нужную команду в одном из меню. Вот несколько важных для начала:

• ⌘ + N создает новое электронное письмо.
• ⌘ + R отвечает на письмо.
• ⌘ + Shift + F пересылает письмо.
• ⌘ + Control + A архивирует письмо.
• ⌘ + , (запятая) открывает настройки.

Даже использование этих пяти ярлыков гарантированно сократит вашу электронную почту на 10 или более минут каждый день — возможно, на несколько дней в течение года! Постарайтесь сделать привычкой замечать повторяющиеся действия и искать, есть ли какие-то сокращения, которые можно использовать в качестве замены.

Научитесь перенаправлять, а не перенаправлять

Когда мы получаем электронное письмо, которое лучше всего обработает другой член нашей команды, мы обычно по умолчанию пересылаем сообщение. Этот метод часто имеет неприятные последствия, когда человек, которому мы переадресовали, решает ответить всем, и мы снова втягиваемся в разговор. В этом нет необходимости.

Один из менее очевидных советов Mac Mail по исправлению этой ситуации — использовать функцию перенаправления вместо переадресации — это отправит исходное электронное письмо предполагаемому получателю, а также уберет вас из поля отправителя.

Чтобы перенаправить электронное письмо:

• Перейдите в «Сообщение» > «Перенаправить» в строке меню.
• Или используйте сочетание клавиш ⌘ + Shift + E.

Перетащите почтовые вложения

Большинство из нас знает, что мы можем просто перетащить файлы в сообщение электронной почты, чтобы прикрепить их. Тем не менее, один из небольших, но важных советов Apple Mail заключается в том, что вы можете перетаскивать файлы прямо на значок приложения Mail в Dock, чтобы начать новое сообщение с уже установленным вложением — хорошо, чтобы сэкономить несколько кликов, когда вы начинаете думать о вложения в первую очередь.

Удалить почтовые вложения вручную

Говоря о вложениях электронной почты, если вы думаете обо всех подписях на основе изображений, презентациях, фотографиях и видеофайлах, которые вы получили с тех пор, как начали использовать приложение Mail, это должно добавить довольно много места, которое вы могли бы использовать для что-то другое.

Правда в том, что вы можете довольно безопасно удалить их все, поскольку они уже хранятся в вашем почтовом ящике Gmail (или любом другом) в Интернете, а ваш Mac просто дублирует их.

Чтобы избавиться от ненужных почтовых вложений:

1. Выберите «Перейти» > «Перейти к папке…» в строке меню.
2. Введите ~/Library/Containers/com.apple.mail/Data/Library/Mail Downloads и нажмите «Перейти».
3. Просканируйте все папки в Mail Downloads и удалите ненужные вам.

Точно так же не забывайте регулярно очищать корзину в почтовом приложении. Если вы хотите полностью удалить некоторые электронные письма, сделайте следующее:

1. Снова выберите «Переход» > «Перейти к папке…» в строке меню.
2. Введите ~/Library/Mail/V7 (попробуйте V5, V6 или другие номера, если результаты не отображаются).
3. Приступайте к удалению любой папки с сообщениями, которые вам больше не нужны.

Стирайте почтовые вложения одним щелчком мыши

Если использование опции «Перейти к папке» и просмотр загадочных файлов не соответствует вашему представлению о развлечениях — определенно не для меня — есть способ добиться еще лучших результатов без каких-либо усилий.

CleanMyMac X — это первоклассный оптимизатор, разработанный для упрощения сложных внутренних улучшений скорости вашего Mac — просто запустите одно сканирование, и все готово.

Чтобы избавиться от вложений электронной почты с помощью CleanMyMac X, например:

1. Получите бесплатную версию CleanMyMac X.
2. Перейдите к почтовым вложениям в разделе «Очистка».
3. Щелкните Сканировать.
4. При необходимости просмотрите сведения и нажмите «Очистить», когда все будет готово.

Это единственное сканирование только что сэкономило мне почти 800 МБ, не беспокоясь об удалении чего-то важного. Это то, что я делаю, чтобы поддерживать свое почтовое приложение в форме каждые несколько недель или около того.

Ускорьте работу Apple Mail на Mac

Хотя освобождение места для хранения всегда является хорошей идеей и, как правило, помогает ускорить загрузку приложения, одним из действительно хороших советов и приемов Mac Mail является переиндексация базы данных для повышения производительности входящих сообщений и поиска.

Звучит сложно, но снова на помощь приходит CleanMyMac X. Чтобы сделать ваше почтовое приложение более продуктивным всего за одну минуту:

1. Скачайте CleanMyMac X бесплатно, если вы еще этого не сделали.
2. Перейдите на вкладку «Обслуживание» в разделе «Скорость».
3. Выберите Ускорить почту.
4. Щелкните Выполнить.

Точно так же CleanMyMac X позволяет легко освободить место на диске и одновременно ускорить работу приложения Apple Mail. Объедините этот трюк с другими советами по организации Mac Mail, такими как освоение функций поиска и привыкание ко всем основным ярлыкам, и у вас внезапно появится больше времени, которое можно посвятить тому, что приближает вас к вашим целям.