10 способов улучшить списки дел

Насколько эффективен ваш список дел? Это помогает вам спланировать свой день? Помогает ли это вам расставить приоритеты? Или это нескончаемый список вещей, которые вы чувствуете себя виноватыми за то, что еще не сделали, и теперь вы не собираетесь делать ни одного из них?

Хороший список дел должен служить ты. Вы не должны быть в это милосердие.

Хороший список дел определит ваш день и поможет сосредоточиться на самом важном для вас. Так как ты это делаешь? Ваши задачи должны быть краткими и конкретными. Невозможно втиснуть слишком много в один день. Вам также необходимо составить более одного списка.

При правильной стратегии список дел поможет вам достичь больших целей. Все дело в том, чтобы определить эти цели и разбить их на составные части. Когда детали достаточно малы, они могут оказаться в вашем ежедневном списке дел.

Вот что вам нужно знать, чтобы ваш список дел работал на вас.

1. Выберите правильное приложение (или используйте бумагу)

Первый шаг в составлении лучшего списка дел – это решить, где его хранить, а с бумагой нет ничего плохого! Если вам подходит бумажный список – отлично. Также подойдет простая электронная таблица или текстовый редактор.

Тем не менее, у приложений с делами есть несколько преимуществ перед бумажными:

• В приложениях есть встроенные напоминания.

• Электронные списки легче редактировать.

• Вы не можете потерять цифровой список, сохраненный в облаке.

• Вы можете изменить способ просмотра задач, например, по приоритету, по сроку или в алфавитном порядке.

• Они могут сотрудничать; вы можете назначать задачи другим людям и получать уведомления, когда они их завершают.

• Вы можете выбрать приложение со списком дел с функциями, которые вас мотивируют, будь то красивый дизайн или игровой опыт.

Какое приложение лучше? Есть так много приложений со списком дел на выбор. Вы можете потерять целый день, исследуя все варианты. Я протестировал многие из них, и больше всего рекомендую Todoist, Any.do, Asana и Things.

Выберите то, что вам нравится. Еще несколько вариантов, которые отлично подходят в определенных обстоятельствах: Google Tasks для интеграции с приложениями G Suite, Microsoft To Do, если вы используете Microsoft Office или Windows 10, Habitica, если вам нравится геймификация, и OmniFocus для тех, кто добавляет много деталей в свои задачи. Trello технически является канбан-приложением, но это хороший выбор, если вы хорошо визуализируете.

Есть так много других. Если ничего из этого вам не нравится, спросите друзей, что они используют.

2. Составьте более одного списка

Очень немногие люди, у которых есть хорошие списки дел, имеют только один. Все отличные приложения для дел позволяют составлять несколько списков. Начните с нескольких простых и очевидных вещей, таких как Work, Personal и Household.

Вы также можете составить список вещей, которые вы когда-нибудь захотите сделать.

Наличие более одного списка помогает вам сосредоточиться. Когда вы на работе, вы не хотите отвлекаться на свой личный список. Когда вы дома, вы не хотите, чтобы вас обременяли размышлениями о своих рабочих обязанностях.

Что еще тебе нужно? Список покупок? Список детских дел? Вы можете добавлять новые списки или переименовывать их в любое время.

3. Как можно быстрее добавляйте новые задачи.

Когда новая задача приходит вам в голову, как можно быстрее записывайте ее в свой список дел. Когда вы добавляете задачи в список дел, как только вспоминаете о них, это не дает вам зацикливаться на них. После того, как он записан, вам больше не нужно его запоминать.

Если в вашем приложении есть какое-то сочетание клавиш для добавления новой задачи, изучите его. Если в вашем приложении есть ярлык для мобильного телефона, настройте его.

4. Назначьте сроки выполнения

Если у задачи есть срок выполнения, добавьте его. Сроки выполнения помогают расставить приоритеты.

Не для каждой задачи требуется жесткий и быстрый срок выполнения, но иногда все равно помогает добавить их в приложение. Назначение сроков исполнения действует по двум причинам.

Во-первых, большинство приложений с делами позволяют увидеть, что должно быть «сегодня», «завтра» и «на этой неделе», независимо от того, в каком списке они находятся (личный, рабочий и т. Д.). Итак, вы можете увидеть все «Сегодня» и почувствуйте, как пройдет день, или найдите время, чтобы перенести его, если вы чувствуете себя подавленным, просто глядя на все это.

Во-вторых, назначая сроки выполнения задач, вы эффективно планируете свою неделю, что является отличной стратегией управления временем.

5. Ежедневно пересматривайте свои списки дел.

Начинайте каждый день с просмотра вашего «сегодняшнего» списка дел и оценки его целесообразности. Затем исправьте это.

Если у вас на сегодня запланировано слишком много задач и вы знаете, что не справитесь со всеми, вы настраиваете себя на провал.

6. Ограничьте себя 3–5 задачами в день.

В среднем я выполняю от трех до пяти задач в день. Если я случайно запланировал 12 задач на день, я знаю, что не доберусь до них всех, а это означает, что мне придется изменить приоритеты и некоторые сроки выполнения. Если я замечаю эту потенциальную проблему до начала дня, я могу приспособиться, а не чувствовать стресс из-за всех тех задач, которые я хотел бы выполнить, но не сделал.

Что ваш лимит ежедневных задач? Это зависит от того, какие задачи вы записываете и насколько сложно их выполнить. Со временем, если вы будете отслеживать, сколько задач вы отмечаете каждый день – лучшие приложения для дел делают это за вас – вы узнаете свой максимум. Как только вы узнаете свой максимум, вы можете ограничить свои ежедневные задания разумным числом.

Чем больше вы выполняете все свои задачи на день, тем лучше вы будете относиться к своим спискам дел в целом. Это позитивное чувство подпитывает чувство продуктивности.

7. Внесите в список дел задачи, а не цели и задачи.

То, что вы пишете в своем списке дел, имеет значение. Ставьте в свои списки задачи, а не цели и задачи. Для этого вы должны знать разницу между ними.

Цели – это общие достижения или желаемые результаты. Их обычно трудно определить количественно. Например, «научиться свободно говорить на хинди». Включение этого в список дел не очень эффективно.

Цели – это маркеры на пути к достижению цели. Их гораздо проще спутать с задачами, потому что цели более конкретны и поддаются количественной оценке. Примером цели может быть «поговорить на хинди о моих любимых фильмах».

Так какие задачи? Задачи – это действия, которые вы предпринимаете для достижения цели. Разбейте цель, и у вас есть свои задачи. Очень часто это единичные события (хотя и могут повторяться). Задача может быть такой: «выучить три новых глагола на хинди» или «изучить 30 минут».

Задачи, а не цели или задачи, входят в список дел.

8. Держите свои цели отдельно от ваших.

В идеальном мире задачи, которые вы выполняете каждый день, будут направлены на достижение ваших больших целей. Если нет, зачем вы тратите время на их выполнение? Вам нужно знать, каковы ваши цели, но вам не нужно записывать их в свой список дел.

Запишите свои цели и задачи в другом месте. Если в вашем списке дел есть заметки, поместите их туда. Если вы ведете дневник, вы можете записывать свои цели и пересматривать их ежеквартально или ежегодно. Время от времени обращайтесь к своим целям, но не позволяйте им отвлекать вас от конкретных дел, которые вам нужно сделать сегодня.

9. Часто смотрите на свой список дел.

Эффективный список дел поможет вам в течение дня. Посмотрите на него в начале недели, чтобы спланировать свое время. Посмотрите на него в начале дня, чтобы пересмотреть свой план на день. Посмотрите на него после обеда, чтобы знать, на чем еще нужно сосредоточиться до конца дня.

Когда вы чувствуете себя потерянным в задаче или вам нужен перерыв, посмотрите в свой список дел, чтобы найти что-нибудь небольшое и легкое (менее сложная задача, не требующая особого внимания), за которую вы можете заняться тем временем.

Чем больше вы смотрите на свой список, тем больше вы ему доверяете. Чем больше вы ему доверяете, тем меньше вам нужно помнить, какие задачи вы должны выполнять. Чем меньше вам нужно помнить, тем больше вы освобождаете свой разум, чтобы сосредоточиться на текущей задаче.

10. Сделайте свой список дел доступным для сканирования

Если вы часто смотрите на свой список дел – а я думаю, что вам следует – вы быстро поймете, насколько полезно сразу увидеть то, что вам нужно.

Используйте сжатый язык или стенографию для написания своих задач. Многие приложения имеют рейтинги приоритета или звездочки, которые вы можете добавить, чтобы выделять важные задачи. Если это помогает, выделите свои задачи цветом. Примените значки, которые дадут вам дополнительную информацию о задаче, например, требует ли она телефонного звонка или связана со здравоохранением. Независимо от того, как быстро вы просматриваете свой список дел, вы сможете получить много информации о том, что нужно сделать.

Сердце продуктивности

Хороший список дел лежит в основе личной продуктивности. Так приятно найти приложение и процесс для управления задачами, которые подходят именно вам. Отметка пунктов в списке дает вам чувство выполненного долга и является ключевым элементом организации. Надежная система дел делает жизнь проще и менее напряженной.