Организуйтесь: 3 способа использовать новые доски Kanban от Asana

Некоторые инструменты повышения производительности не имеют особого смысла, пока вы не увидите их в действии. Итак, если вы никогда не использовали канбан-доски, возможно, вы не понимали, что такое шумиха вокруг топового сервиса управления рабочими процессами и совместной работы Asana, добавляющего канбан-доски. Однако, если вы хотите быть более продуктивным на работе, на это стоит обратить внимание, как я объясню.

Для непосвященных, онлайн-приложение Asana (бесплатно в Asana), которое в последнее время набирает популярность. Эта услуга в основном представляет собой список дел, связанных со стероидами. Вы можете использовать Асану с группой людей, и она довольно популярна на рабочих местах. Что нового в Asana на прошлой неделе, так это функция под названием доски, основанная на досках канбан. Канбан – это общий термин, описывающий как тип приложения, так и систему его использования. Одно из самых известных приложений для канбан-досок – Trello (посетите сайт Trello).

Канбан также довольно популярен среди ИТ-команд и команд разработчиков программного обеспечения. Когда они описывают это, они используют такие термины, как Scrum и своевременная доставка, ожидая, что мы, обычные люди, поймем, что они означают. Это очень сбивает с толку.

Гораздо более простой и ясный способ понять канбан – это увидеть его примеры в действии. Ниже приведены некоторые примеры досок канбан, которые могут быть менее распространены на рабочем месте, но которые разработаны, чтобы иметь смысл почти для всех.

1. Отслеживайте личные задачи: сделать, сделать, готово

Один из способов использовать доску канбан – организовать личный список дел и убедиться, что вы никогда не беретесь за слишком много задач одновременно. Назовем это доской To Do, Doing, Done.

В этой настройке у вас есть три столбца с названиями To Doing, Doing и Done. У вас также есть стопка стикеров, которые в канбане называются карточками. Вы пишете свои задачи на стикерах, по одной задаче на заметку, и наклеиваете их в столбец To Do. Все идет нормально.

Прямо сейчас у нас есть список задач в столбце To Do и ничего не в столбцах Doing или Done. Я знаю, что вы видите, к чему все идет, но пока не переходите к следующему шагу.

Что вам нужно знать о канбан-досках, так это то, что они визуализации информации, которую вы могли бы легко отследить иным способом. В Asana вы можете вместо этого смотреть на свои задачи в виде списка, используя заголовки в списке, чтобы различать различные типы задач, как на изображении ниже.

Посмотреть список

Но когда вы визуализируете ту же информацию на виде доски, это может иметь другой психологический эффект. На досках «Сделать», «Делать», «Готово» люди обычно самостоятельно устанавливают ограничение на количество задач, которые могут быть в столбце «Выполнение» в любой момент времени. Цель состоит в том, чтобы создать систему, которая поможет вам сосредоточиться только на нескольких активных задачах. В представлении списка легко почувствовать, что все задачи одинаково важны и все они должны быть выполнены. прямо сейчас!

Канбан-доска To Do, Doing, Done отлично подходит для сложных задач, состоящих из множества шагов. На изображениях выше и ниже вы можете видеть, что многие задачи большие и не могут быть выполнены за один день. Ограничение списка дел двумя или тремя задачами побуждает вас сосредоточиться на них, пока они не будут выполнены.

Очень просто применить ту же концепцию ограничения незавершенной работы (Doing) и к настройкам команды.

2. Распределение работы через корзину общих задач

Вот еще один довольно простой пример. Вы можете использовать доску канбана, чтобы отдельные члены команды могли выполнять задания и назначать их себе.

Чтобы было проще понять, давайте представим, что это список дел по дому. В этой семье трое детей: Энди, Берта и Клаудио. Первый столбец канбана – Работа. Следующие столбцы – Энди, Берта и Клаудио. Последний столбец – Готово.

Согласно домашнему правилу каждый ребенок должен выбрать одну работу по дому каждую субботу. Время от времени могут возникать дополнительные дела. Дети могут самостоятельно выбирать свою работу в зависимости от того, что доступно. Они делают выбор, помещают эту карту в свою колонку и, следовательно, берут на себя ответственность за нее. Когда они заканчивают свои дела, они перемещают карточку в столбец «Готово».

Работа по дому. Легко представить такую ​​организацию на рабочем месте. У нас может быть группа рабочих с кучей работы, которую все они должны выполнить коллективно. Вместо того, чтобы ждать, пока менеджер назначит им работу, они могут потребовать задачу из доступной рабочей корзины.

Более необычный способ использования доски канбан – вести списки контактов по региону или городу. Опять же, это может быть так же легко в формате списка, но для многих людей просмотр столбцов и карточек имеет другой (положительный) психологический эффект.

На этот раз, достаточно просто, на доске есть столбцы для различных регионов и городов. Каждая карта – это контакт, который находится в этом регионе. Когда вы путешествуете в определенное место, вы можете легко просмотреть список контактов, с которыми вы могли бы связаться, находясь там. Кроме того, вы очень быстро заметите, если все больше важных контактов находятся в одном и том же месте, что может означать, что вам нужно увеличить частоту посещения.

Канбан-контакты Чтобы немного автоматизировать этот процесс, вы можете пересылать электронные письма от контактов в проект Asana напрямую. Измените строку темы на имя и местонахождение контакта, чтобы вам было легче впоследствии отсортировать и правильно сопоставить. Видя, как многие люди включают свою полную контактную информацию в конце электронного письма, у вас также будет все, что будет сохранено в карточках.

Делайте больше с помощью досок Канбан

Надеюсь, эти примеры сделали доски канбан немного более доступными для непосвященных. Их использование может быть намного сложнее, от отслеживания разработки программного обеспечения, на которое я намекал ранее, до управления запасами. Более простые примеры, которые я привел, призваны помочь вам понять, почему вы можете использовать доску в Asana, а не список. Будьте изобретательны и используйте доски, чтобы управлять тем, что для вас наиболее важно.

Ищете дополнительную информацию об Асане? Вы можете прочитать «Использование асан в бизнесе», «7 приемов асан, чтобы стать единым целым с бизнес-процессами» и «Slack vs Asana».