Как работать с историей редакций в Google Документах

Одним из преимуществ использования Google Docs является то, что он всегда автоматически сохраняет вашу работу. Во-вторых, Google хранит историю всех изменений, которые вы вносите в документ. Поскольку у вас есть доступ к истории версий в Документах Google, вы можете восстановить старую версию файла или сделать копию более ранней версии и перенести ее в другой проект.

Обратите внимание, что вы можете просматривать и извлекать более ранние версии файлов, только если у вас есть разрешение на редактирование. Если кто-то поделится с вами файлом и предоставит вам разрешение только на чтение, вы не сможете увидеть его историю. Также обратите внимание, что бизнес-версия Google Docs называется G Suite; эти советы должны работать для любой версии.

Вот как это работает.

Как посмотреть старые версии документа Google

Вы можете просмотреть список истории изменений любого документа Google тремя способами.

1. В меню выберите Файл> История версий> Просмотреть историю версий.

2. Используйте сочетание клавиш Windows Ctrl + Alt + Shift + H или Command + Option + Shift + H в macOS.

3. Щелкните группу подчеркнутых слов справа от меню «Справка». Эти слова меняются в зависимости от состояния файла. Когда вы активно работаете над документом, он читает «Сохранение…», и это единственный раз, когда вы не можете щелкнуть по нему. В противном случае будет написано «Все изменения сохранены на Диске» или «Последнее изменение было внесено» с указанием даты. Щелкните любой из них, и появится история версий.

Список истории ваших документов появится в новом столбце справа. Отдельные версии сворачиваются под заголовком для каждой даты. Разверните любой из них, чтобы увидеть более детализированные изменения.

Чтобы вернуться к текущей версии, щелкните стрелку «Назад» в верхнем левом углу окна.

Однако имейте в виду, что у вас может не быть идеальной истории, поскольку Google заявляет в своей документации, что «редакции вашего файла могут иногда объединяться для экономии места для хранения».

Как восстановить версию документа Google

Получив доступ к истории версий документа Google, вы можете восстановить любую предыдущую версию. В списке версий, который появляется справа, просто щелкните файл, который хотите открыть.

В верхней части окна появляется большая синяя кнопка с надписью «Восстановить эту версию». Если вы восстановите выбранную версию, вы все равно сохраните все другие версии, даже те, которые были созданы после текущей выбранной.

Как сделать копию более ранней версии документа Google

Помимо восстановления старой версии файла, вы можете сделать его копию. Создание копии позволяет быстро создавать разные версии одного и того же файла. Например, это отличный трюк при приеме на работу, и вы хотите сделать каждое резюме и сопроводительное письмо уникальным, но не хотите каждый раз начинать с нуля.

Чтобы сделать копию, откройте историю файлов, выберите тот, который вы хотите, щелкните значок с тремя сложенными точками и выберите «Сделать копию».

Советы по редактированию и контролю версий в Google Документах

1) Назовите свои версии

Теперь, когда вы знаете, как найти свою историю изменений в Документах Google, вы можете извлечь из нее больше пользы, называя разные версии. Называя их, вы можете легко определить версии, которые вы, возможно, захотите восстановить позже или использовать для других целей. Если вы не переименуете их, именем по умолчанию будет отметка времени и даты. Вы можете переименовать их, используя один из следующих способов:

• Откройте журнал версий, щелкните значок с тремя точками и выберите «Назвать эту версию».
• В меню выберите Файл> История версий> Назвать текущую версию.

2) Отслеживайте изменения в Google Документах

В правом верхнем углу строки меню находится кнопка меню с надписью «Редактирование по умолчанию». Щелкните по нему, и появятся два новых варианта: Предложение и Просмотр.

Когда вы переключаетесь на «Предлагать», это позволяет отслеживать изменения в документе. Когда вы и ваши соавторы используете его, Документы Google сохраняют все ваши новые материалы и изменения в качестве предложений. Они имеют другой цвет, чтобы их было легче увидеть. Вы можете принять или отклонить их по одному или много.

3) Используйте инструмент комментирования для вопросов и обсуждений

Сценаристы и редакторы часто на собственном опыте узнают, что добавление комментариев к создаваемому материалу означает, что его можно случайно опубликовать вместе с окончательной копией. В Документах Google есть инструмент комментирования, который позволяет авторам и редакторам обсуждать контент, не добавляя лишних слов на страницу. Вы будете благодарны, что использовали его.

4) Используйте @ Messaging

Привлекайте чье-то внимание к редактированию или комментарию с помощью @ messaging – или, может быть, я должен сказать + messaging, поскольку Google использует другой символ, чем большинство других приложений. Фактически, если вы наберете @ вместо +, Google изменит его за вас.

Чтобы отметить чье-то внимание, создайте комментарий, затем введите знак плюса (+), за которым следует имя или адрес электронной почты. Google автоматически предлагает наиболее близкое совпадение из ваших контактов. Если человека еще нет в ваших контактах, просто введите его адрес электронной почты. Не торопитесь и сделайте это правильно, прежде чем нажать Enter. Все, что вы набираете, сразу же отправляется этому человеку по электронной почте вместе со ссылкой на документ. Если вы внесете изменения в комментарий, человек тоже получит оповещения об этом. Так что избавьте их от спама и обдумайте свои комментарии, прежде чем нажимать Enter.

5) Пишите и редактируйте офлайн в Google Docs / Drive

Знаете ли вы, что вы можете использовать Документы Google, даже если ваш компьютер или мобильное устройство не подключено к Интернету? Вы можете. Мой коллега Эрик Рэйвенскрафт написал целую статью о том, как настроить Google Диск в автономном режиме, с пошаговыми инструкциями.

6) Отключить оповещения по электронной почте

Если вы используете G Suite для написания и редактирования большого количества записей, получение электронной почты для каждого отдельного изменения в документе может стать неприятностью. Вот как отключить эти уведомления. Зайдите на Google Диск. Щелкните значок шестеренки в правом верхнем углу и откройте настройки. Слева выберите «Уведомления» и снимите флажок «Электронная почта».

Краткие инструкции: Google Диск> Настройки> Уведомления> Электронная почта.

Дополнительные советы по G Suite

Если вы ежедневно пользуетесь Документами Google, некоторые из наших полезных советов по G Suite помогут вам сэкономить время и повысить эффективность работы с программой. Когда вы знаете, на что способно ваше программное обеспечение, оно также может открыть новые идеи о том, что вы можете делать со своей работой.