Организуйтесь: прекратите борьбу с электронной почтой с помощью большего количества писем

Перегрузка электронной почты — огромная проблема производительности на рабочем месте. Я все время встречаю людей, которые жалуются на электронную почту, говорят, что она подавляет их, и жалеют, что не было выключателя для всех новых сообщений, поступающих в их почтовые ящики.

Однако многие из этих людей зацикливаются на электронной почте таким образом, что в конечном итоге усугубляют проблему. Я вижу людей, которые пытаются бороться с электронной почтой с помощью большего количества писем, которые, в свою очередь, генерируют еще больше писем. Поскольку они погрязли в электронной почте, они обычно не могут четко видеть, что происходит, поэтому они понятия не имеют, что делают это хуже.

Я заметил, что люди стреляют себе в ногу несколькими способами, пытаясь справиться с перегрузкой электронной почты.

Не используйте папку «Входящие» как список дел

Первый пример людей, усугубляющих проблемы с электронной почтой: списки дел, как я люблю их называть. Список дел оставляют электронные письма в своих почтовых ящиках, когда сообщение либо содержит задачу, либо запускает память назначенной задачи. Другими словами, они используют папку «Входящие» как список дел.

Будьте организованы

Подумайте, как люди обычно назначают задачи по электронной почте. Редко задача четко указана в теме письма. Получатель должен открыть и прочитать электронное письмо, чтобы узнать подробности задачи. Однако более вероятно, что в сообщении не будет всей информации, необходимой получателю, например крайнего срока или других подробностей о задаче. Обмен сообщениями взад и вперед проясняет задачу, и каждый раз, когда это происходит, создается новое письмо. Короче говоря, почтовые ящики — очень плохие списки дел.

Другая проблема заключается в том, что списки дел должны постоянно проверять каждую входящую почту, чтобы видеть, содержит ли она задачу, а если нет, они быстро избавляются от почты. Список дел в конечном итоге беспрерывно пропалывает.

Хуже того, участники списка дел привыкли проверять свои почтовые ящики на предмет выполнения повседневных задач и часто в конечном итоге отправляют себе по электронной почте напоминания о других делах, которые они хотят сделать.

Если электронная почта — проблема, зачем вам создавать больше электронной почты таким образом?

Однако в гуще событий участники списка дел не видят, насколько их система усугубляет ситуацию. Они часто утверждают, что использование своего почтового ящика в качестве списка дел — единственное, что работает. Но если тот же человек чувствует себя подавленным по электронной почте, очевидно, что это не работает. Есть несколько решений, и я перейду к ним через минуту.

Остановить отправку Nudgemail

Недавно я говорил на корпоративном семинаре об управлении электронной почтой. Чтобы подготовиться к выступлению, я поговорил с некоторыми сотрудниками и узнал, что многие из них обрабатывают огромные объемы электронной почты, иногда 1000 сообщений в день, используя Nudgemail. Они думали, что это совершенно нормальный способ управлять потоком.

Nudgemail — это бесплатный инструмент, который позволяет вам откладывать электронную почту, устанавливая время, когда она снова появится в вашем почтовом ящике как новое сообщение. «По существу» — здесь очень важное слово.

Большинство функций откладывания, например, в SaneBox или некоторых из лучших почтовых приложений, скрывают исходное сообщение из вашего почтового ящика, а затем заставляют его снова появляться как новое непрочитанное письмо в выбранное вами время. Nudgemail работает немного иначе. Когда вы используете его для откладывания почты, исходное письмо остается в вашем почтовом ящике, а новое сообщение появляется в верхней части папки входящих с цитированием всей цепочки исходного сообщения.

Не поймите меня неправильно. Nudgemail — прекрасный инструмент и отличное решение в некоторых случаях. Любой, кто рассматривает папку «Входящие» как поток информации, а не как точку сбора информации, которую необходимо обработать, может преуспеть в ее использовании. Но когда работники говорят мне, что огромное количество сообщений в их почтовых ящиках лишает их возможности выполнять свою работу, а 20 процентов их сообщений представляют собой повторяющиеся сообщения в форме Nudgemails, это проблема.

Подобно тому, как списки дел могут отрицать тот факт, что их система сломана, некоторые пользователи Nudgemail превращают это в костыль. Они настолько застряли в своих нынешних привычках, что не могут представить себе лучшего решения.

Не отвечайте так быстро

Очень часто ответ на электронное письмо — это способ подтвердить чье-то сообщение, фактически не продвигая разговор. Представьте, что коллега по электронной почте спрашивает ваше мнение о презентации. Вы еще не смотрели презентацию. В зависимости от вашего рабочего места было бы более приемлемо быстро ответить: «Я не знаю. Я еще не смотрел», чем ждать два часа, пока вы не посмотрите и не составите мнение. Когда вы быстро отвечаете, даже если сообщение несущественно, вы генерируете лишнюю электронную почту. Если корпоративная культура подталкивает вас к такому поведению, вам лучше поверить, что другие люди поступают так же и с вами.

Человек, который медленно отвечает на электронную почту, может считаться ленивым или не работающим в команде, даже если ожидание ответа на электронное письмо — гораздо более логичный и продуктивный способ сделать это. Но это полностью отстает, и вам нужно оторваться от него, если вы чувствуете, что вас завалили электронной почтой.

В конечном итоге происходит то, что люди отвечают на сообщения, просто чтобы переложить ответственность. Допустим, Радж спрашивает мнение Сары о чем-то, и она отвечает: «Не уверен. Что ты думаешь?» Теперь мяч вернулся к Раджу, и он должен ответить, хотя бы для того, чтобы у Сары появилось новое непрочитанное сообщение в ее почтовом ящике с напоминанием о том, что на этот раз она должна ответить.

Другой пример, типичный для сотрудников отделов поддержки, таких как ИТ, заключается в том, что они настраивают общий адрес электронной почты для сотрудников, чтобы отправлять заявки на помощь, например [email protected] Однако, когда сотрудник обеспокоен тем, что его компьютер сломан, и ему нужно быстро получить помощь, он может забыть об обычном электронном письме и вместо этого отправить электронное письмо человеку, которого знает в ИТ. Должен ли ИТ-специалист позаботиться об этой проблеме? Игнорировать письмо? Ответить и сообщить сотруднице, что ей нужно использовать правильный адрес ИТ-справки? CC ее босс? Что делать правильно?

Часто ответ, подпитываемый паникой и разочарованием, просто вызывает больше писем (и создает напряжение). Опять же, это пример корпоративной культуры, порождающей ожидания быстрого ответа, что и составляет корень проблемы. Но вы можете отказаться от этого шаблона, не нарушая покой, и в результате генерировать меньше писем.

Решения для чрезмерного количества писем

Как перестать генерировать чрезмерное количество писем? Некоторые решения просты и быстры, и человек может их реализовать без поддержки компании.

В предыдущем примере ИТ-персонал, вероятно, мог бы устранить проблему в зародыше, поговорив лицом к лицу (или позвонив по телефону с удаленным сотрудником), а не отвечая по электронной почте. Если ИТ-специалист ответит по электронной почте, вероятно, коллега не будет его внимательно читать. Помните, она уже переживала из-за своей компьютерной проблемы. Это может показаться очень низкотехнологичным, но столкновение с коллегой лицом к лицу, спокойно и профессионально, поможет ей запомнить правильный протокол для подачи заявок на помощь в будущем, особенно если ИТ-специалист объяснит, какие другие задания были приоритетными на момент. Объяснение лично имеет большое значение.

Еще один способ перестать генерировать чрезмерное количество писем для себя — найти хорошие инструменты-помощники по электронной почте, которые помогут вам сократить количество писем в вашем почтовом ящике, а не распространять их, как это делает Nudgemail. Я рекомендую SaneBox (около 7 долларов в месяц). Mailbird — это почтовое клиентское приложение, в котором есть возможность отложить и другие функции, которые также могут помочь.

Прекратите использовать свой почтовый ящик в качестве списка дел как для личных, так и для рабочих задач. Сейчас существует так много отличных инструментов, которые намного лучше справляются с назначением задач, отслеживанием их, обновлением сведений о них и т. Д., Которые не полагаются на электронную почту. Мне нравится Todoist, хотя Wunderlist — тоже отличное приложение.

Если вы сможете убедить свою рабочую команду или отдел выбрать лучший инструмент для назначения задач, вы действительно будете в гораздо лучшей форме. Помимо полнофункциональных приложений для управления проектами, существуют и другие приложения для совместной работы, которые являются легкими, простыми в использовании, более быстрыми в настройке и могут быть лучшим решением задач вашей команды.

Для получения дополнительной информации см. Другие мои советы о том, как сократить перегрузку офисной электронной почты.

Похожие записи

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.