Организуйтесь: как я перешел на работу в облаке

После многих лет работы в гибридной системе, где некоторые файлы были локальными, а некоторые – в облаке, я недавно переключился на работу полностью в сети. Я решил использовать Google Диск, но с таким же успехом это мог быть любой аналогичный сервис, например Microsoft Office Online.

Вот как я перешел в новую среду, некоторые плюсы и минусы работы полностью в сети, а также советы, если вы тоже думаете о переходе.

Почему я перешел на Google Диск

Я давно использую Google Диск, в том числе Google Документы, Таблицы и Презентации. Но до недавнего времени я никогда не использовал его исключительно для всех своих работ.

В моей предыдущей настройке некоторые файлы хранились локально на моем компьютере (конечно, с резервными копиями), и только несколько файлов существовали как Документы Google и другие онлайн-файлы. В основном я использовал Google Диск для файлов, которые были для совместной работы, например, документа для планирования отпуска с друзьями.

Одна из основных причин, по которой я решил полностью перейти в облако, заключалась в том, что я использовал множество различных устройств, гораздо больше, чем когда-либо прежде. В любой день я могу захотеть выполнять работу с любого из пяти различных устройств, в зависимости от того, был ли я дома, на встрече, в путешествии или где-то еще. У меня есть настольный компьютер Mac, портативный компьютер Chromebook Pixel, но не очень подходящий для встреч, смартфон и ноутбук. Иногда я работаю на чужом компьютере.

По возможности, я предпочитаю делать заметки и редактировать файлы непосредственно, а не делать отдельную заметку в приложении для создания заметок о том, что я должен сделать позже с файлом. Работа в облаке удовлетворяет эту потребность, и Google Drive удовлетворил большинство других моих потребностей, таких как совместимость с форматами файлов Microsoft Office, большой объем хранилища и поддержка всех устройств, которые у меня есть.

Когда вся ваша работа находится в облаке, у вас есть прямой доступ к файлам. Пока у вас есть подключение к Интернету (а иногда даже когда его нет), вы можете редактировать файлы. Google Drive потребовалось несколько лет, чтобы добраться до этого момента, но теперь, когда он здесь, я использую его с отличными результатами.

Советы по переходу в облако

Приняв решение хранить всю свою работу в облаке и не хранить ее локально, вы столкнетесь с одной большой проблемой: выяснить, что делать со всеми своими старыми файлами. Мой совет: не беспокойтесь слишком о старых файлах. Не тратьте зря время, пытаясь идеально перенести или реорганизовать все свои старые данные, которые вы, возможно, никогда больше не увидите.

Вместо этого сосредоточьтесь на том, как вы будете организовывать или хранить новые данные в будущем. В моем случае я сразу начал использовать Google Диск для всех своих новых документов. Я создал новые папки на Google Диске в Интернете, которые отражали ту же организационную систему, которую я использовал на своем рабочем столе. Когда я начал новый файл, я сделал его Google Doc. Я уделял больше внимания настоящему, чем прошлому.

У меня было несколько файлов, которые я бы классифицировал не как старые и не как новые, а как «продолжающиеся». Текущий файл – это тот, который я создал давно, но он все еще актуален и используется сегодня. В моем случае это, как правило, электронные таблицы, в которые я записываю работу по мере ее завершения. Например, у меня есть текущий файл, в котором я отслеживаю статьи, которые я пишу, даты их публикации и другие метаданные. Я постоянно что-то добавляю, и это всегда полезно и актуально, хотя я создал его много лет назад.

Чтобы перенести эти текущие файлы, я просто загрузил их на Google Диск, один за другим, и преобразовал в файлы в формате Google. Файлы Excel превратились в Google Таблицы. Легко.

Причина, по которой я делал их один за другим, заключалась в том, чтобы проверить и убедиться, что они открываются и что содержимое не искажено. К счастью, все прошло гладко. Тем не менее, я хранил эти очень ценные оригинальные копии файлов на своем компьютере около месяца, на всякий случай, что привело меня к другому совету: храните оригинальные копии ваших важных файлов на время перекрытия.

Если с миграцией что-то пойдет не так, вам понадобятся оригиналы. Это похоже на то, когда вы депонируете бумажный чек удаленно с помощью мобильного приложения, и банк отправляет вам сообщение, в котором говорится: «Почему бы вам не повесить этот чек, пока он не очистится?»

Еще один совет – проверить, работает ли сервис на всех ваших устройствах. Открывайте разные файлы. Теперь выключите Wi-Fi и попробуйте их открыть. Возможно ли это, т.е. были ли у вас офлайн-копии файлов, которые вы ожидали получить (подробнее об офлайн-доступе чуть позже)? Вы можете редактировать? Вам нужно установить какие-либо приложения или плагины для работы, которую вы хотите делать? Выделить время для проведения этих испытаний труднее, чем вы думаете, но это лучше, чем появиться где-то и не иметь возможности сделать то, что вы запланировали.

Как только я начал работать с моей новой системой, полностью работающей в Google Диске (но все же в течение этого периода перекрытия, прежде чем я стер все мои локально сохраненные данные), я установил компонент синхронизации Google Диска на свой компьютер и сделал резервную копию последних двух лет » ценность данных в облаке. Я не тестировал каждый файл, чтобы убедиться, что он правильно конвертируется в Google Диск, как это делал с моими важными текущими файлами, но я чувствовал себя лучше, зная, что я извлек большую часть своих старых данных на случай, если они мне когда-нибудь понадобятся. Совет по этому поводу: создавайте резервные копии старых файлов, но не тратьте на это слишком много времени.

Взвесив риски и выгоды, удобства и неудобства, я почувствовал, что мне было достаточно сделать резервную копию моих старых данных, которые, вероятно, мне больше не понадобятся, на Google Диске и называть это днем.

Есть и другие плюсы и минусы. Обратите внимание, что я не перечисляю все за и против, а лишь некоторые из них, которые имеют отношение к использованию Google Диска исключительно для рабочих файлов.

Работа в облаке: плюсы

Автоматическое резервное копирование. Я знаю, что большинство людей, которые не создают резервные копии своих данных сейчас, не собираются начинать в ближайшее время. Когда вы работаете в Google Диске, вам не нужно думать о резервном копировании. Это происходит автоматически и часто.

Столько места! Google Диск поставляется с много места. Каждый, у кого есть учетная запись Google, получает не менее 15 ГБ, но покупать больше стоит дешево. Кроме того, есть и другие лазейки, которые дают вам больше места. Например, файлы, которые вы создаете на Google Диске, такие как Google Docs, не учитываются при подсчете вашего хранилища! Это огромно.

Совместим с Office. Я создаю и редактирую файлы исключительно на Google Диске, но не все, с кем я сотрудничаю. Многие до сих пор используют Microsoft Office. С помощью Google Drive вы можете экспортировать файлы Google любого типа в формат Microsoft. Всего несколькими щелчками мыши я могу превратить документ Google в файл Word .docx.

Сотрудничество. Для совместной работы в реальном времени ничто не сравнится с Google Диском. Вы можете обмениваться файлами с другими пользователями, управлять тем, кто может их просматривать и редактировать, и даже общаться с коллегами в чате, когда вы вместе работаете над файлом.

Локальная синхронизация. Как я уже упоминал, мне удалось быстро создать резервную копию моих старых файлов на Google Диске, поскольку в нем есть компонент локальной синхронизации. Эта функция позволяет Google Диску выполнять двойную функцию в качестве онлайн-офисного пакета для совместной работы и программы для синхронизации и резервного копирования файлов.

Цена. Google Диск бесплатен. Microsoft Office стоит около 100 долларов в год. Нужно ли мне сказать больше?

Работа в облаке: минусы

Проблемы конфиденциальности и безопасности. Люди, которые вообще не хотят использовать облачный сервис, почти всегда озабочены конфиденциальностью и безопасностью. Кто-то другой хранит ваши данные в месте, которое вы, вероятно, не можете определить. Google шифрует ваши файлы, хранящиеся на Диске, по умолчанию, но компания также управляет ключами за вас, что для некоторых является красным флагом. Если вы не доверяете компании, хранящей ваши файлы, или если ваши файлы содержат конфиденциальную информацию, переход в облако может быть не для вас.

Автономный доступ. Работа в облаке означает, что вам необходимо подключение к Интернету. Переход между онлайн-правилами и конфигурациями по сравнению с офлайновыми может быть настоящей проблемой. Иногда что-то идет не так, как вы ожидали.

С Google Диском это можно работать офлайн, и это здорово, за исключением того, что есть много предостережений, и, честно говоря, я их не запомнил. Я знаю, что мне нужно использовать браузер Chrome, чтобы он работал, но я часто забываю подробности. Я обнаружил, что загрузка файлов, с которыми я хочу работать, до того, как я покину зону с Wi-Fi, – хорошее решение, но опять же, только если я использую Chrome. Тогда я могу с легкостью работать с этими файлами (если случайно не закрою вкладку).

Но это может быть беспорядочно.

Когда я закончу редактирование в автономном режиме, мне все равно нужно подключить устройство к Интернету, чтобы сохранить изменения в облаке. Иногда это вызывает проблемы. Допустим, я работаю в автономном режиме на ноутбуке, пока я в самолете. Самолет приземляется, я сажусь в такси и вспоминаю еще одно изменение, которое хочу сделать. Если я открою свой телефон и загружу файл, используя соединение для передачи данных, я увижу старую копию перед всеми изменениями, которые я сделал в самолете, потому что я еще не синхронизировал их. Допустим, я забыл об этом пункте и вношу несколько изменений по телефону. Когда я наконец подключу свой ноутбук к Интернету, Google скажет мне, что что-то не так. Есть решения, но ни одно из них не является чистым или простым. Будьте готовы скопировать и вставить.

Поиск работает, кроме случаев, когда это не так. Когда вы храните файлы с помощью Google, первого имени в поиске в Интернете, вы возлагаете большие надежды на инструмент поиска. Поиск файлов на Google Диске для меня был неудачным. Когда я ищу по имени файла, я скорее всего найду то, что мне нужно, но не всегда. В частности, подчеркивание в именах файлов, кажется, вызывает у Google зацикливание. У меня есть файл 160530_SIN_RR_Collaboration-Chart, но когда я ищу «Сотрудничество», изображение ниже показывает, что происходит.

Google выполняет поиск по содержимому ваших файлов, что помогает, но все же может потребоваться метод проб и ошибок, чтобы найти то, что вам нужно. Когда другие соавторы делятся с вами файлами, мне часто бывает труднее всего их найти, с поиском или без него. В конечном итоге я полагаюсь на файлы, отмеченные звездочкой (избранное), а также на список последних файлов, которые предлагает Google Диск.

Отвлечение онлайн. Для работы в Google Docs у вас должно быть открыто окно браузера, а для некоторых людей выход в Интернет – это скользкая дорожка. Для меня это не проблема. Я использую несколько инструментов и приемов, чтобы повысить продуктивность и свести к минимуму отвлекающие факторы. Но для других простое пребывание в сети – это приглашение к серфингу в Интернете, а не к реальной работе. Если вы лучше справляетесь с работой, отключившись от Интернета, работа в облаке, вероятно, не для вас.

Стоит ли переходить в облако?

Работа исключительно в облаке имеет свои преимущества, но также сопряжена с некоторыми неудобствами. Как я уже сказал, работа в Интернете не обязательно означает использование Google Диска, но многие плюсы и минусы аналогичных решений будут одинаковыми. Перед переходом в облако вам следует задать себе следующие вопросы:

• Есть ли у меня надежный доступ в Интернет большую часть времени?
• Готов ли я изучить правила работы офлайн и онлайн?
• Будет ли работа в облаке давать мне доступ к файлам так, как у меня сейчас нет и чем я буду пользоваться?
• Готов ли я организовать место хранения моей работы, чтобы я мог легко ее найти?
• Смогу ли я устоять перед соблазном серфинга в Интернете, если буду всегда на связи?

Дополнительные советы см. В разделе 30 советов по работе с Google Диском.