Организуйтесь: как сотрудничать в Microsoft Office за 5 простых шагов

Самая большая новая функция в Microsoft Office 2016 (на Amazon) — это возможность совместного редактирования в режиме реального времени. Разрешение более чем одному человеку работать с файлом одновременно и чтобы все стороны могли видеть изменения в том виде, в каком они вносятся соавторами, уже давно является преимуществом конкурирующих офисных пакетов, а именно Google Drive с его документами, таблицами и другими онлайн-приложениями. приложения для повышения производительности. Совместное редактирование в реальном времени в Office — долгожданное дополнение к приложениям Office. Использование функций совместного редактирования требует небольшой настройки и некоторых ноу-хау. Эти пять шагов помогут вам начать работу.

1. Проверьте свое имя

150928_getorg_userinformation

Как люди узнают, кто вы, когда вы войдете в их файлы и начнете редактировать? Откройте приложение, например Word или Excel, и выберите «Файл»> «Параметры», а затем на вкладке «Общие» вы увидите заголовок «Персонализируйте свою копию Microsoft Office». Пользователи Mac найдут эту опцию в «Настройки»> «Пользователь». Здесь вы можете обновить свое имя, инициалы и другую идентифицирующую информацию. Скорее всего, вы увидите некоторые данные, уже заполненные на основе вашей учетной записи Microsoft или любой другой информации, предоставленной администратором вашей корпоративной учетной записи.

Будьте организованы

В любом случае обновление имени и инициалов полезно, если люди знают вас не по законному имени или введенному имени. Выбор идентифицируемых инициалов тоже помогает, если вы поделитесь набором инициалов со своими соавторами. Например, я изменил свои очень распространенные инициалы JD на JED.

2. Сохранение файлов в облаке.

Никто не сможет работать с вами над файлом, если файл не сохранен в общем пространстве. Вам будет легче отслеживать свои файлы, если вы сохраните их в общем пространстве с самого начала, вместо того, чтобы ждать, пока Office 2016 предложит вам сделать копию в общее пространство (что он будет делать всякий раз, когда вы попробуйте поделиться файлом, который сохранен локально).

150928_getorg_save-to-cloud

Перейдите в меню «Файл»> «Сохранить как» и выберите расположение в OneDrive (домашние пользователи выберут этот первый вариант), OneDrive для бизнеса или SharePoint.

3. Пригласите соавторов

Чтобы пригласить соавторов, вам понадобится меню параметров общего доступа, которое находится в правом верхнем углу. Найдите значок «человек со знаком плюс». Отсюда вы можете выбрать «Пригласить людей».

150928_getorg_invite-соавторы-word

Пригласить людей открывает поле прямо в том же окне, где вы вводите адреса электронной почты, добавляете необязательное сообщение и отправляете файл по электронной почте. В версии Office 2016 для Mac для Mac (на Amazon) кнопка «Поделиться» также предлагает параметр «Копировать ссылку» и «Отправить вложение», который пользователи Windows могут найти на панели «Файл»> «Поделиться». В нижней части панели «Поделиться» находится пункт «Получить ссылку для совместного использования», при котором ссылка на файл копируется в буфер обмена, который вы можете вставить в любую платформу для общения или совместной работы, которая вам нравится.

4. Если изменения в режиме реального времени не отображаются, обновите, чтобы увидеть изменения.

Если вы и все ваши соавторы используете одно и то же место OneDrive (бесплатно в Microsoft Store) для бизнеса или SharePoint для сохранения файлов, и все вы используете одну и ту же версию Office 2016, вы сможете видеть изменения в своем файле по мере их появления, с обозначением набора текста каждым человеком с помощью цвета и идентифицирующего набора инициалов или изображения.

Но если ваши соавторы получают доступ к файлу, к которому вы поделились, другим способом, например через онлайн-версию Word, как это делал мой соавтор во время тестирования, вы можете не увидеть, как изменения появляются в реальном времени. Мне пришлось вручную обновить или обновить мой файл.

В самом низу окна найдите строку с надписью «доступны обновления».

150928_getorg_updates-available

Обновите документ, щелкнув этот текст, и изменения, внесенные вашими соавторами, появятся.

5. Заблокируйте контент, чтобы предотвратить изменения

Иногда вы приглашаете соавторов помочь отредактировать документ, но есть некоторый контент, который они не должны изменять. Вы можете заблокировать его с помощью инструмента Block Authors, название которого не так интуитивно понятно. Похоже, что он отменит права редактирования, хотя на самом деле он просто блокирует контент, который вы выбираете для редактирования.

150928_getorg_block-авторы

Выделите контент, который хотите заблокировать. Перейдите в Обзор> Заблокировать авторов. Рядом с выделенным разделом появится значок, указывающий, что никто, кроме вас, не может его изменить.

Похожие записи

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.