Организуйтесь: как сотрудничать в Microsoft Office за 5 простых шагов

Самая большая новая функция в Microsoft Office 2016 (на Amazon) — это возможность совместного редактирования в режиме реального времени. Разрешение более чем одному человеку работать с файлом одновременно и чтобы все стороны могли видеть изменения в том виде, в каком они вносятся соавторами, уже давно является преимуществом конкурирующих офисных пакетов, а именно Google Drive с его документами, таблицами и другими онлайн-приложениями. приложения для повышения производительности. Совместное редактирование в реальном времени в Office — долгожданное дополнение к приложениям Office. Использование функций совместного редактирования требует небольшой настройки и некоторых ноу-хау. Эти пять шагов помогут вам начать работу.

1. Проверьте свое имя

Как люди узнают, кто вы, когда вы войдете в их файлы и начнете редактировать? Откройте приложение, например Word или Excel, и выберите «Файл»> «Параметры», а затем на вкладке «Общие» вы увидите заголовок «Персонализируйте свою копию Microsoft Office». Пользователи Mac найдут эту опцию в «Настройки»> «Пользователь». Здесь вы можете обновить свое имя, инициалы и другую идентифицирующую информацию. Скорее всего, вы увидите некоторые данные, уже заполненные на основе вашей учетной записи Microsoft или любой другой информации, предоставленной администратором вашей корпоративной учетной записи.

В любом случае обновление имени и инициалов полезно, если люди знают вас не по законному имени или введенному имени. Выбор идентифицируемых инициалов тоже помогает, если вы поделитесь набором инициалов со своими соавторами. Например, я изменил свои очень распространенные инициалы JD на JED.

2. Сохранение файлов в облаке.

Никто не сможет работать с вами над файлом, если файл не сохранен в общем пространстве. Вам будет легче отслеживать свои файлы, если вы сохраните их в общем пространстве с самого начала, вместо того, чтобы ждать, пока Office 2016 предложит вам сделать копию в общее пространство (что он будет делать всякий раз, когда вы попробуйте поделиться файлом, который сохранен локально).

Перейдите в меню «Файл»> «Сохранить как» и выберите расположение в OneDrive (домашние пользователи выберут этот первый вариант), OneDrive для бизнеса или SharePoint.

3. Пригласите соавторов

Чтобы пригласить соавторов, вам понадобится меню параметров общего доступа, которое находится в правом верхнем углу. Найдите значок «человек со знаком плюс». Отсюда вы можете выбрать «Пригласить людей».

Пригласить людей открывает поле прямо в том же окне, где вы вводите адреса электронной почты, добавляете необязательное сообщение и отправляете файл по электронной почте. В версии Office 2016 для Mac для Mac (на Amazon) кнопка «Поделиться» также предлагает параметр «Копировать ссылку» и «Отправить вложение», который пользователи Windows могут найти на панели «Файл»> «Поделиться». В нижней части панели «Поделиться» находится пункт «Получить ссылку для совместного использования», при котором ссылка на файл копируется в буфер обмена, который вы можете вставить в любую платформу для общения или совместной работы, которая вам нравится.

4. Если изменения в режиме реального времени не отображаются, обновите, чтобы увидеть изменения.

Если вы и все ваши соавторы используете одно и то же место OneDrive (бесплатно в Microsoft Store) для бизнеса или SharePoint для сохранения файлов, и все вы используете одну и ту же версию Office 2016, вы сможете видеть изменения в своем файле по мере их появления, с обозначением набора текста каждым человеком с помощью цвета и идентифицирующего набора инициалов или изображения.

Но если ваши соавторы получают доступ к файлу, к которому вы поделились, другим способом, например через онлайн-версию Word, как это делал мой соавтор во время тестирования, вы можете не увидеть, как изменения появляются в реальном времени. Мне пришлось вручную обновить или обновить мой файл.

В самом низу окна найдите строку с надписью «доступны обновления».

Обновите документ, щелкнув этот текст, и изменения, внесенные вашими соавторами, появятся.

5. Заблокируйте контент, чтобы предотвратить изменения

Иногда вы приглашаете соавторов помочь отредактировать документ, но есть некоторый контент, который они не должны изменять. Вы можете заблокировать его с помощью инструмента Block Authors, название которого не так интуитивно понятно. Похоже, что он отменит права редактирования, хотя на самом деле он просто блокирует контент, который вы выбираете для редактирования.

Выделите контент, который хотите заблокировать. Перейдите в Обзор> Заблокировать авторов. Рядом с выделенным разделом появится значок, указывающий, что никто, кроме вас, не может его изменить.