Организуйтесь: как сканировать, сохранять и уничтожать налоговые документы

Подготовка налоговых документов – это постоянный процесс. Во-первых, вы должны что-то сделать с каждым документом, когда вы его получите, будь то квитанция о коммерческих расходах или форма W-2 от работодателя. Вы можете просканировать это. Вы можете поместить его в папку. Что бы вы с ним ни делали, вам нужно снова обращаться к нему при уплате налогов, поэтому вы должны иметь возможность его найти. Возможно, вам также придется в какой-то момент передать некоторые из этих документов кому-то другому, возможно, бухгалтеру, но, по крайней мере, в IRS к крайнему сроку уплаты налогов. В конце концов, вы захотите правильно распорядиться своими документами, чтобы защитить свою конфиденциальность.

Если вы разберете весь процесс, чтобы предвидеть, как вы будете использовать налоговые документы и ссылаться на них позже, вы можете придумать метод сканирования, сохранения и, в конечном итоге, измельчения файлов, чтобы случайно не сделайте больше работы для себя по пути.

Какие налоговые документы лучше сохранить?

Вы должны сохранить все, что вам прислали по почте от работодателей, а также любые документы, связанные с недвижимостью, банковскими счетами, пожертвованиями или инвестициями. Другими словами, сохраняйте документы, созданные другими и предоставленные вам для налоговых целей на конец года.

Что касается документов, созданных вами, советы на сайте IRS Обратите внимание, что записи включают в себя «счета, кредитные карты и другие квитанции, счета-фактуры, журналы пробега, аннулированные, визуализированные или заменяющие чеки, доказательства оплаты и любые другие записи, подтверждающие вычеты или кредиты, которые вы требуете по возвращении».

Сканирование налоговых документов

Вы, вероятно, возьмете все свои налоговые документы и поместите их в коробку, ящик или папку. Это нормально, если вы сможете быстро найти их позже, когда они вам понадобятся.

Более быстрый и удобный способ убедиться, что вы сможете найти документы позже, – это оцифровать их путем сканирования. Сканирование документов также дает вам возможность создать резервную копию, так что если что-то случится с физическими копиями (пожар, наводнение, четырехлетняя давность), у вас будет запасной комплект.

Вы можете использовать большой настольный сканер или многофункциональный принтер со встроенным сканером, что полезно, если у вас есть большие стопки страниц, которые нужно сканировать. Если у вас всего несколько незакрепленных документов, возможно, вам лучше использовать мобильное приложение для сканирования.

Многие мобильные приложения для сканирования бесплатны. Они превращают ваш телефон в сканер. Они автоматически находят края документов и конвертируют изображения в PDF-файлы. Если вы никогда не использовали его раньше, я настоятельно рекомендую вам попробовать. Они очень просты в использовании.

Сохранение и именование налоговых документов

После сканирования документов самое полезное, что вы можете сделать, чтобы помочь себе позже, – это дать файлам разумные имена и поместить их в папку с очень понятным названием, например «НАЛОГОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ 2016».

Используйте как год подачи налоговой декларации, так и слова «налог» и «налоги» в папке на вашем компьютере и в названиях файлов. Таким образом, когда вам понадобятся файлы позже, вы сможете найти их, даже если не помните, где именно вы их поместили.

Для имен файлов также укажите имя формы, например 1099-INT или W-2, и укажите любые другие конкретные детали, которые сигнализируют вам или кому-то еще, кто обрабатывает ваши документы, что именно содержит файл. Например, правильное имя файла для 2016 1099-INT от Duffy Bank будет: 2016-TAXES_1099-INT-DuffyBank.

Уничтожение налоговых документов

Не помешает сохранять цифровые копии налоговых документов на неопределенный срок, но вы, конечно, можете безопасно избавиться от бумажных копий через несколько лет. Как уже упоминалось, у IRS есть указания, какие документы должны храниться в течение какого времени. Если вы предпочитаете проявлять осторожность, следует помнить, что семь лет – это самый продолжительный период времени, который требует правительство.

Поскольку в этом году вы подаете заявку на 2016 год, вы можете безопасно уничтожить все, что было сделано в 2009 году или ранее. Если вы управляете малым бизнесом или у вас много конфиденциальных документов, у вас есть собственный измельчитель. Они не такие уж и дорогие: лучшие измельчители, протестированные на PCMag, стоят от 159 до 329 долларов. Swingline Style + Super Cross-Cut Shredder (99,34 доллара на Amazon) – наименее дорогая из моделей с самым высоким рейтингом.

Подайте налоги в электронном виде

Теперь, когда вы понимаете, как обращаться со своими налоговыми документами, пора приступить к уплате налогов – и чем раньше, тем лучше. Хотя технически у вас есть время до 18 апреля, чтобы уплатить налоги раньше, это полезно для вашего душевного спокойствия. Если вам вернут деньги, вы получите их раньше – а кому это не нужно? Если придется платить, у вас тоже будет больше времени, чтобы понять, как с этим справиться.

Кроме того, если вы пропустили документ или один из них оказался неточным, гораздо лучше выяснить это сейчас, чем ближе к полуночи в последний день. Конечно, вы всегда можете получить отсрочку, но никто не хочет иметь дело с таким стрессом в последнюю минуту, если они могут его избежать. Учтите также, что если вам нужно связаться со службой поддержки в выбранной вами налоговой службе, ваши шансы на то, что вы сможете связаться с кем-то сейчас, намного выше, чем если бы вы подали налоговую декларацию в последний момент.

У нас есть две любимые услуги по составлению налоговой отчетности для ваших налогов за 2016 год (те, которые вам нужно подать в 2017 году). TurboTax Self-Employed – лучший выбор для тех, кому нужен максимально удобный интерфейс и самая обширная поддержка, включая возможность видеоконференцсвязи с профессионалами, которые могут следить за вашим доходом в режиме реального времени. TaxAct Online Premium (41.96 Скидка 30% на налоговые декларации TaxAct Online для потребителей, федеральные и государственные. Начните сегодня! В TaxAct) – выбор нашей редакции для уплаты налогов в бюджет, если вам не нужно столько ручной работы. Смотрите наш обзор лучшего программного обеспечения для налоговой подготовки, чтобы узнать больше.