Организуйтесь: как сделать основные документы для дома и бизнеса в течение часа
Если вы управляете офисом, сохранен ли у вас в Интернете план этажа на случай катастрофы или по какой-либо другой причине, по которой люди, незнакомые с пространством, должны войти в него? Если вы арендуете недвижимость для отдыха или даже просто комнаты в своем доме, предоставляете ли вы своим гостям необходимую информацию на случай чрезвычайных ситуаций? Где ваша карта аварийного выхода для вашей семьи и гостей, которые могут остановиться с вами?
Думать о готовности к чрезвычайным ситуациям никогда не бывает весело, но планировать наперед и быть готовым намного лучше, чем желать, чтобы вы это сделали. после происходит бедствие. Вот простой проект, который поможет вам лучше подготовиться: создайте карты аварийных выходов, планы этажей и другие необходимые документы и сделайте это примерно за час.
Секрет краткости этого проекта заключается в использовании приложений для построения диаграмм, которые находятся в свободном доступе в Интернете и чрезвычайно просты в использовании. Что не менее важно, эти приложения поставляются с шаблонами для всех видов диаграмм, карт, диаграмм и т. Д.
Когда вы работаете по этим шаблонам, все, что вам нужно сделать, это как бы переставить мебель. Вам не нужно ничего рисовать с нуля.
Какое приложение для построения диаграмм использовать?
Предполагая, что вы ничего не знаете о программном обеспечении для дизайна или векторного рисования, я рекомендую использовать два приложения для создания планов аварийных выходов, карт этажей и других ключевых документов для вашего дома, загородного дома и бизнеса. Это Lucidchart (9,95 в месяц на Lucidchart) и SmartDraw.
По моему опыту работы с этими приложениями, Lucidchart немного проще в использовании, но в SmartDraw есть больше шаблонов для обеспечения готовности к чрезвычайным ситуациям. Однако они оба чрезвычайно полезны. Оба сервиса имеют бесплатный уровень обслуживания, поэтому вам не нужно ничего платить за создание этих важных файлов. И у них обоих есть веб-приложение, поэтому вы можете использовать его прямо в браузере, не устанавливая никакого программного обеспечения.
Документы готовности к чрезвычайным ситуациям
Я хочу привести несколько примеров документов о готовности к чрезвычайным ситуациям, потому что часто вы не знаете, какие из них вам нужны, пока у вас не будет возможности просмотреть некоторые из вариантов. Вот несколько наиболее распространенных:
- План / карта поэтажной эвакуации,
- План / карта эвакуации здания, включая безопасное место встречи,
- План / карта домашней эвакуации, включая безопасное место встречи,
- План продолжения работы компании,
- Список контактов для экстренных ситуаций (в каждом доме должен быть один на холодильнике или вывешен на видном месте),
- Дерево экстренной связи,
- Информационные таблицы по оказанию первой помощи и СЛР;
- Советы о лесных пожарах, наводнениях, землетрясениях и убежищах на месте.
Я мог бы продолжать и продолжать, но, надеюсь, этот список вызывает некоторые идеи для документов и схем, которые подходят для вашего конкретного местоположения и обстоятельств. Конечно, не каждый документ подходит для каждого дома или бизнеса. Некоторые из этих документов можно просто распечатать, например, карты СЛР и первой помощи. Другие настолько просты и понятны, что вы можете даже быстро набросать их в приложении для обработки текста. У вас может возникнуть соблазн написать их от руки. Однако я рекомендую перейти на цифровой формат, потому что тогда будет проще хранить цифровые копии в облаке. Наличие цифровых копий в облаке означает, что 1) вы можете легко обновлять их и 2) вы можете получать информацию, даже если вы не находитесь перед распечатанным листом бумаги.
Как оформить аварийные документы
Использование одного из этих двух приложений, о которых я упоминал ранее, SmartDraw или Lucidchart, сделает этот проект быстрым и эффективным. Возможно, вам даже понравится пользоваться этими инструментами.
Начните с просмотра шаблонов, которые предоставляет приложение. В программном обеспечении для построения диаграмм «шаблон» означает образец документа, поэтому вы получаете гораздо больше, чем просто файл с правильным форматированием. Возьмем для примера карту эвакуации офиса. На самом деле в шаблоне есть примерный план этажа и уже нарисованный маршрут эвакуации (вместо того, чтобы дать вам пустой холст и библиотеку соответствующих объектов, которые можно по нему накинуть). Все, что вам нужно сделать, буквально и образно, – это переставить мебель. Вы перетаскиваете объекты, которые представляют дверные проемы, окна, столы, стулья, растения в горшках, кулеры для воды, ванные комнаты, туалеты и т. Д., Пока образец плана этажа не трансформируется в представление вашего реального офисного пространства. Аналогичным образом вы перемещаете и вращаете, удлиняете или укорачиваете красные стрелки, указывающие на ближайшие выходы.
Возможно, вам не удастся найти точный шаблон, который вы хотите, но вы всегда можете использовать другие похожие схемы для своих целей. Например, вертикальная организационная диаграмма, схематично говоря, не сильно отличается от телефонного дерева.
Найдите час, чтобы лучше подготовиться
Приложения для построения диаграмм позволяют настолько просто создать несколько документов по готовности к чрезвычайным ситуациям, что вы сможете избавиться от многих наиболее важных из них за час или около того. Возьмите любой пятничный день в офисе, когда вы чувствуете себя измученным другой работой, или субботнее утро дома для личных документов, и сделайте несколько важных файлов.
Конечно, это только вершина айсберга, когда дело доходит до планирования наихудшего. Что вы будете делать, если отключится электричество? Что делать, если на ваш компьютер попадет программа-вымогатель? Все ли ваши данные сохраняются в облаке? Когда позволяет время, вы должны прочитать, как защитить свой бизнес от стихийных бедствий, включая информацию о планировании, выполнении и обучении готовности к стихийным бедствиям.
