Организуйтесь: как отменить отправку в Outlook

Иногда лучший способ продуктивного общения по электронной почте — это вообще не отправлять сообщение, особенно если его содержание неверно или непродумано. После многолетнего тестирования кнопки «Отменить отправку» в группе пользователей Gmail, Google сделал эту любимую функцию доступной для всех. Отменить отправку — это средство защиты от сбоев, которое дает вам до 30 секунд, чтобы отменить отправку электронного письма. Достаточно времени, чтобы задохнуться, вытащить ногу изо рта и убедиться, что это сообщение никогда не увидит свет. Не все понимают, что в Microsoft Outlook также есть ряд настроек и параметров для отзыва сообщения, задержки отправки сообщения и т. Д. — возможно, потому, что их нелегко найти или понять. Есть опция, похожая на кнопку Gmail «Отменить отправку», но ее нелегко найти или использовать. Вот как это работает и как его настроить.

Как работает отмена отправки
Чтобы понять, как отмена отправки работает в Outlook, сначала нужно понять, как это работает в Gmail. Чтобы получить кнопку «Отменить отправку» в Gmail, вы должны включить эту функцию и выбрать время, которое вы хотите дать себе, чтобы иметь возможность остановить отправку сообщения. Максимальное время — 30 секунд, и я рекомендую этот вариант.

Будьте организованы

Когда вы включаете этот параметр, на самом деле вы создаете автоматическую задержку или задержку для каждого отправленного сообщения, что, в свою очередь, создает для вас окно возможности отменить его. Итак, вы на самом деле ничего не отменяете. Вы просто останавливаете действие до того, как оно начнется. Конечно, «отменить отправку» более лаконично и легче понять, чем «отложить отправку с ограниченной по времени возможностью отмены».

Microsoft, с ее типичным отсутствием оперативности, предлагает то же самое в Outlook, за исключением того, что это двухэтапный процесс и требует больше усилий для настройки.

Как настроить отмену отправки в Outlook
Как я уже сказал, настройка эквивалента кнопки Gmail «Отменить отправку» в Outlook — это двухэтапный процесс. Во-первых, вы должны создать правило, которое задерживает все сообщения от отправки. Я резюмирую инструкции здесь:

  1. Перейдите в Файл> Управление правилами и предупреждениями> Новое правило.
  2. Посмотрите здесь, в разделе «Начать с пустого правила». Выберите «Применить правило к отправляемым мной сообщениям». Не добавляйте никаких других правил (т.е. оставляйте флажки пустыми).
  3. Под списком действий выберите «отложить доставку на определенное количество минут». Вы можете отложить доставку до 120 минут, но это слишком долго. Я рекомендую 1 минуту, поэтому введите «1» (или сколько минут вы хотите) там, где указано «количество».
  4. Следуйте инструкциям, чтобы сохранить и присвоить правилу имя, и обязательно установите флажок «Включить это правило» перед выходом.

Следующим шагом является тот, который вы делаете, когда случайно нажимаете «Отправить» в сообщении и хотите остановить его до того, как оно действительно отправится.

Ваше сообщение будет в папке исходящих. Вот где и зависает во время задержки в одну минуту.

Самый быстрый способ убедиться, что он никуда не денется, — нажать кнопку «Работа в автономном режиме» (на вкладке «Отправить / получить»). Теперь вы можете либо перетащить сообщение в папку черновиков, чтобы отредактировать его еще, либо щелкните сообщение правой кнопкой мыши и удалите его.

Кто может использовать отмену отправки?
К сожалению, функция отмены отправки в Outlook доступна не всем. В приложении Outlook Mac его просто нет. Тем не менее, он доступен в Outlook для Windows 2016, 2013 и 2010.

Ранее я упоминал, что в Outlook есть другие возможности для «отзыва» сообщений. Почему бы просто не использовать это вместо метода задержки и удаления? Есть несколько очень хороших ответов.

Во-первых, не всем пользователям Outlook доступны функции отзыва. При использовании учетных записей Microsoft Exchange администратор должен сделать доступными параметры. Многие организации предпочитают опускать его, и в их защиту это довольно запутанная функция. Во-вторых, вы можете вспоминать только сообщения, отправленные другим людям в вашей организации, поэтому в любом случае это не работает повсеместно. В-третьих, если получатели уже открыли сообщение, вам не повезло. В-четвертых, получатели могут включить свою собственную функцию, которая по существу отключает отзыв.

Надеюсь, этого запутанного бизнеса отозванных сообщений будет достаточно, чтобы убедить вас вместо этого включить функцию отложенного сообщения и использовать ее в своих интересах. Это лучший вариант, и он может сэкономить вам много горя!

Дополнительные советы по электронной почте вы также можете найти в статьях «5 способов улучшить электронную почту», «Как избавиться от электронной почты с помощью правильного приложения для управления проектами» и «Прекратить борьбу с электронной почтой с помощью большего количества электронной почты».

Похожие записи

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.