Организуйтесь: как копировать контакты из одного приложения в другое

Где ваши контакты? Находятся ли они в программном обеспечении для управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), в учетной записи электронной почты, в вашем телефоне или в приложении для электронного маркетинга, например MailChimp? Ваши списки контактов могут быть разбросаны повсюду. Эй, бывает. Иногда вам нужно очистить их, объединить или просто скопировать базу данных людей и их контактную информацию из одного места в другое.

По большому счету существует три способа копирования контактов из одного места в другое.

1. Синхронизация. Во-первых, вы можете синхронизировать свои контакты, что, безусловно, является самым простым вариантом, когда он доступен. В результате у вас есть две базы данных контактов, которые остаются неизменными навсегда, пока вы не перестанете их синхронизировать.

2. Используйте приложение для контактов. На рынке есть несколько приложений и сервисов для работы с контактами, например «Контакты +» (ранее – «Полный контакт»), которые собирают данные о контактах из различных источников (Facebook, Gmail, LinkedIn), сопоставляют их, а затем выводят обратно, где бы вы ни находились. хочу это. С помощью этих приложений помните о конфиденциальности как вашей информации, так и ваших контактов. Вы же не хотите добровольно вводить всю свою контактную информацию в приложение, которое только развернется и продаст ее.

3. Экспорт / импорт с последующей возможной синхронизацией новых изменений. Второй способ – это массовый перенос контактов. Мы можем назвать это методом экспорта / импорта. Здесь вы загружаете всю свою контактную информацию из одного источника в массовом порядке, а затем загружаете ее в новый источник. Это разовый перевод. При желании вы можете добавить шаг, чтобы с этого момента все новый контактная информация, которую вы создаете или изменяете в первой базе данных, обновляет во второй.

Давайте посмотрим на эти варианты, чтобы увидеть, что они влекут за собой.

Каковы простые примеры того, где и как можно синхронизировать контакты? Если вы используете iCloud, вы можете синхронизировать контакты между вашим iPhone, iPad и устройствами Mac. Легко, правда? Может показаться, что это просто вопрос наличия приложения «Контакты Apple» на всех ваших устройствах, но на самом деле вы должны также включить синхронизацию через iCloud, чтобы оно работало. Если вы не включите синхронизацию, информация в ваших приложениях «Контакты» будет отличаться на каждом устройстве.

В первом примере используется одно приложение. Вот пример с двумя приложениями. Есть возможность синхронизации между MailChimp и Eventbrite что вы можете включить перенос информации о посетителях Eventbrite в MailChimp, чтобы вы могли легко создавать для них почтовые кампании. Вы настраиваете его, выбирая группы, которые хотите синхронизировать, и с этого момента, пока вы не отключите его, все выбранные данные будут одинаковыми для двух приложений.

Когда вы хотите синхронизировать контакты, поиск интеграции обычно является лучшим вариантом. Их очень много. Например, вы можете интегрировать Outlook и Salesforce для синхронизации контактной информации между этими двумя приложениями, и вы можете синхронизировать контакты Gmail со многими CRM.

На рынке есть множество приложений для работы с контактами, которые будут извлекать данные из различных источников, сопоставлять их и объединять, чтобы помочь вам разобраться в них. Если у вас есть контактная информация в нескольких учетных записях электронной почты, LinkedIn, Twitter и других местах, которые вы хотите быстро и легко объединить, приложение для контактов сделает именно это. Эти приложения часто синхронизируют полученные данные в любом месте. Так, например, если вы получаете информацию из iCloud, контактов Google, LinkedIn и Facebook, вы можете, например, синхронизировать все это с контактами Google и iCloud.

Как уже упоминалось, не забывайте о конфиденциальности при исследовании приложений для контактов. PCMag не рассматривал многие из них, а некоторые из них уже не работают. Контакты + – единственный, который я использовал в какой-то степени, и я могу рекомендовать его, но, безусловно, есть и другие. Прочтите их хотя бы немного, прежде чем доверять им.

Export / Import Plus, при необходимости, синхронизация новых изменений

У вас не всегда есть возможность полностью синхронизировать контакты между двумя системами. В таких случаях загрузите или экспортируйте контакты из одного приложения, загрузите их в другое, а затем, при желании, синхронизируйте все будущие изменения из одного приложения в другое.

Точная информация о том, как экспортировать контакты из одного приложения, зависит от того, какое это приложение. Для почтовых приложений, таких как Gmail и Outlook, экспорт контактов довольно прост. Наиболее актуальный вопрос обычно заключается в том, какой формат файла вы хотите использовать, CSV или vCard. Итак, давайте обсудим различия, прежде чем двигаться дальше.

Что такое файл CSV?

CSV означает значения, разделенные запятыми, и это наиболее распространенный формат файлов для данных адресной книги. Это те же значения, разделенные запятыми, которые вы получаете при экспорте электронной таблицы в файл текстового редактора. Каждая строка данных из электронной таблицы переводится в строку текста с содержимым ячеек, разделенных запятыми. CSV удобочитаемы, гибки и легки в том смысле, что размер файла никогда не будет огромным. Так почему бы не использовать это? Что ж, экспорт в CSV может привести к потере данных, включая фото ваших контактов, ник, веб-сайт, а иногда и поле «заметки». CSV плохо справляются со специальными символами, поэтому, если у вас есть контактная информация в другом скрипте или вы знаете людей с диакритическими знаками в их именах, они исчезнут или будут искажены.

Что такое vCard?

vCard – это формат электронной визитной карточки. Это более полный формат экспорта контактной информации, что означает, что результирующий файл, вероятно, будет больше, чем CSV. Экспортируемая визитка vCard не теряет столько данных и поддерживает большее количество (но не все) специальных символов и иностранных алфавитов. Однако вы все равно потеряете псевдонимы, веб-сайты и данные AIM при экспорте в vCard. vCard, как правило, ассоциируется с приложениями OS X и iOS, хотя Outlook и некоторые другие почтовые программы, которые также работают в Windows, тоже могут его использовать.

Вернемся к экспорту / импорту и, при необходимости, синхронизации. Как только вы выясните, какой формат вы хотите использовать, и убедившись, что он будет работать с любыми приложениями и базами данных, которые вы имеете в виду, вы можете загрузить свои контакты из одного и загрузить их в другой. Неплохая идея – проверить несколько полученных контактов, чтобы убедиться, что все работает правильно.

Теперь, когда вы скопировали контакты из одного приложения в другое, хотите ли вы, чтобы новые изменения, внесенные в одном из приложений, автоматически отображались в другом? Если это так, вам понадобится сторонний инструмент для работы. Некоторые примеры – IFTTT, Zapier и Microsoft Flow. Иногда их вместе называют инструментами автоматизации.

Инструменты автоматизации могут подключать приложения, которые не обязательно интегрируются сами по себе. Другими словами, у вас есть приложения A и B, и ни одно из них не обеспечивает интеграцию в одно касание с другим. Инструмент автоматизации вмешался и создал для вас интеграцию между A и B, и теперь он может помочь вам настроить и управлять потоком данных между этими двумя приложениями.

С помощью инструментов автоматизации вы часто не можете скопировать массу существующей информации из одного приложения в другое так же, как при экспорте / импорте самостоятельно. Есть некоторые хитрые обходные пути с использованием Google Таблиц, но их создание может быть неприятным, и их трудно понять. Однако вы можете использовать инструмент автоматизации, чтобы настроить правило, чтобы все новый изменения в одном приложении копируются в другое, что я рекомендую.

Например, вы можете настроить правило, чтобы, когда инструмент автоматизации обнаруживает обновление ваших контактов iCloud, он принимает это изменение и копирует его, скажем, в Google Контакты. Или наоборот. Вы можете настроить его среди любых двух приложений, которые поддерживаются вашим инструментом автоматизации.

Настоящая уловка – убедиться, что вы понимаете, что происходит, а что не происходит, когда вы настраиваете автоматизацию. Вы должны убедиться, что знаете, в каком направлении происходит синхронизация и есть ли задержка между тем, когда вы вносите изменение, и тем, когда оно появляется во втором приложении.

Больше никакого копирования и вставки

Копирование контактных данных между двумя приложениями вполне возможно, и оно не зависит от того, что вы нажимаете ctrl-c, ctrl-v снова и снова. У вас есть несколько вариантов, в зависимости от того, что вы хотите сделать, и все они довольно простые.