Организуйтесь: как избежать потери времени на электронную почту
Электронная почта снижает производительность, и почти никто не понимает, насколько сильно. Количество времени, которое люди проводят в почтовых программах, ошеломляет, составляя около 30 процентов каждый день. Однако есть способ справиться с этим. И вы действительно можете решить проблему с электронной почтой, не обязательно сокращая общее количество времени, которое вы тратите на электронную почту. Решение, которым я делюсь ниже, зависит от первого понимания проблемы.
Электронная почта хуже Facebook
Электронная почта хуже для вашей производительности, чем FacebookСогласно исследованиям, проблема в том, что люди не осознают, сколько времени они проводят в электронной почте.
Робби Макдонелл, вице-президент по разработке продуктов RescueTime, соглашается с этим, основываясь на том, что он видит и слышит от пользователей. RescueTime — это инструмент управления временем, который отслеживает приложения и веб-сайты, которые вы используете на своем компьютере и мобильном устройстве. Затем он генерирует отчеты, показывающие, как вы проводите свое время.
Я спросил Макдонелла, какие тенденции производительности он и его коллеги из RescueTime видят, когда смотрят на данные, полученные от их пользователей в совокупности. «Самая большая тенденция, которую мы наблюдаем, заключается в том, что время людей, как правило, определяется приложениями для общения. В частности, электронная почта — это та, которая, по нашим данным, всегда находится на первом месте».
«Одна вещь, которую мы слышим от людей, которые подписываются на RescueTime, — это:« Мне страшно видеть, что говорят данные, потому что я не хочу видеть, сколько времени я трачу на Facebook или Reddit ». Часто через неделю они говорят: «Все было не так плохо, как я думал, но, боже мой, я провожу много времени в электронной почте», — добавил Макдонелл.
Почему электронная почта «плохая»?
Так почему же электронная почта — это плохо? Некоторые эксперты по производительности говорят, что это потому, что электронная почта — это «работа для работы», а не сама работа. Другой аргумент, который, вероятно, более точен, заключается в том, что электронная почта постоянно прерывает нас. Проблема не в том, сколько времени мы тратим на электронную почту. Дело в том, что время распределяется на весь день.
Работникам умственного труда, в частности, обычно требуются периоды непрерывной сосредоточенности, чтобы выполнить действительно важную работу. «Большинство людей игнорируют тот факт, что электронная почта — это деятельность, которая будет постоянно отвлекать вас от творческой мысли в течение дня», — сказал Макдонелл.
По словам Микаэля Бернера, генерального директора EasilyDo, приложения, которое автоматизирует небольшие аспекты вашей жизни, чтобы помочь высвободить время, вы перегрузите и утомляете, читая электронное письмо. Когда мы проверяем электронную почту в течение дня, мы фактически не обрабатываем ее и не заботимся о ней, и эти секунды складываются в потраченное впустую время. «Если вы собираетесь открыть электронное письмо, либо сделайте с ним что-нибудь, например, ответьте на него, или удалите его, или отправьте в архив. Даже не открывайте электронное письмо, если вы не можете обработать его прямо сейчас».
Более того, системы связи предназначены для уведомления вас о поступлении нового сообщения. «Они все время отправляют вам уведомления, — сказал Макдонелл. «Становится все более редким, что у вас есть больше, чем несколько минут, прежде чем вас затянут в другую деятельность». Даже если вы не читаете полностью каждое письмо, поступающее в ваш почтовый ящик, ваше внимание разделяется, когда вы получаете уведомление о получении нового письма. И даже если у вас не включены уведомления, вы все равно теряете свою концентрацию каждый раз, когда проверяете почтовый ящик, чтобы узнать, не пытается ли кто-нибудь написать вам электронное письмо по неотложному делу.
«Это не значит, что 30 процентов чьего-либо времени тратится на электронную почту в начале дня, а затем остаток дня уходит на другие дела», — сказал он. «Это очень распространено, что говорит о том, что вас постоянно прерывают».
Как бороться с электронной почтой
Вы можете отказаться от электронной почты и вернуться к настоящей тяжелой работе. Это можно сделать всего за несколько недель и за пять простых шагов.
1. Установите программу учета рабочего времени, такую как RescueTime или Toggl, и позвольте ей отслеживать, сколько времени вы тратите на электронную почту каждый день и когда. Убедитесь, что все ваши приложения для электронной почты и чата точно классифицируются как общение.
2. Подождите около двух недель, чтобы у вас было достаточно данных. Затем выберите дату наугад и просмотрите свой почасовой отчет. Вы в хорошей форме, если общаетесь один или два раза в день. Вы в плохой форме, и вам нужно внести изменения, если ваши коммуникационные приложения разбросаны по небольшим частям в течение дня, как показано на изображении ниже.
Цель не обязательно состоит в том, чтобы сократить количество часов, которые вы тратите на электронную почту. Цель состоит в том, чтобы сделать электронную почту менее распространенной и более концентрированной, чтобы ваши отчеты выглядели примерно так:
3. Исходя из ваших привычек, определите один или два раза в день, когда вы не будете проверять электронную почту. Для многих людей утро, примерно за час до полуденного перерыва, и полдень, начинающееся примерно через час после полуденного перерыва, являются идеальным временем. В эти периоды закройте почтовые приложения и заблокируйте веб-почту, установив инструмент, не отвлекающий вас, например StayFocusd. Если у вас есть учетная запись RescueTime Premium, вы можете использовать ее инструменты, чтобы заблокировать себе доступ к веб-почте.
4. Аналогичным образом выберите время, когда вы буду проверить электронную почту. Допустим, ваш фокусный период, не связанный с электронной почтой, будет с 9:00 до 11:30, а сеанс электронной почты будет с 11:30 до обеда. Если сейчас 11:10, и вы чувствуете желание проверить электронную почту, будет легче отложить это, если у вас будет заранее определенное время, когда вы откроете этот почтовый ящик.
5. Если вы опасаетесь того, что срочное и важное сообщение придет, пока вы пытаетесь работать, настройте систему оповещения VIP. Пользователи iOS уже встроили его в свое почтовое приложение. Если вы не используете iOS или вам нужна система предупреждений VIP с дополнительными опциями и настройками, попробуйте AwayFind. В любом случае вы можете получить уведомление, например push-уведомление на свой телефон или даже текстовое сообщение, когда вам пришлет письмо от очень важного человека. Это означает, что вы можете проверить электронную почту только в том случае, если получите уведомление, что, надеюсь, будет редко. Все остальные письма могут подождать.
Еще одна уловка, которую я использую лично, — это откладывать открытие своих почтовых приложений, когда я начинаю работать. Я люблю просматривать рабочую электронную почту утром в телефоне, просто чтобы проверить, нет ли чего-то действительно срочного. Я пользуюсь телефоном потому, что мне легче выключить ноутбук или настольный компьютер, если нет ничего, что требует моего немедленного внимания. Если я вижу важное, но не срочное письмо, я могу поставить звездочку. Если действительно срочно, отвечаю прямо с телефона. Но потому что я не подобно Когда я читаю или пишу по телефону, я не склонен втягиваться в другие электронные письма, которые на самом деле не являются срочными.
Именно такие маленькие уловки дают большую выгоду, избавляют вас от электронной почты и возвращают к работе, которая имеет значение.
