Организуйтесь: как хранить свою работу и личные файлы отдельно

Информационные работники вроде меня часто проверяют нашу рабочую электронную почту по выходным. Или мы можем закончить важную презентацию поздно вечером из дома, если в это время наши наиболее продуктивные часы (или если мы отстаем от проекта). Мы одинаково склонны отвечать на личные сообщения, пока мы на работе, или, возможно, сканируем документ о страховании жилья на офисном копировальном аппарате. Работникам умственного труда обычно нравится такая гибкость, но если вы не будете осторожны с тем, как разделить свою работу и свои личные файлы, вы можете создать проблемы для себя и своих данных.

Рискованное поведение в серой зоне между работой и жизнью может поставить под угрозу конфиденциальные данные. Например, в то время как многие люди могут сканировать личные документы в офисе здесь и там, вы не захотите сканировать что-либо конфиденциальное, потому что, если вы не глава ИТ, вы не знаете, где многофункциональный принтер экономит копии файлов, которые он сканирует. Вероятно, они находятся на жестком диске самого сканера и могут быть сохранены на незащищенных общих серверах.

Будьте организованы

Кроме того, чтобы поддерживать некоторое подобие баланса между работой и личной жизнью, полезно иметь подсказки, которые напоминают вам, когда вы выполняете один вид работы, когда вы находитесь на других часах. Допустим, вы читаете электронные письма через три дня после семейного отпуска. Возможно, вы оцените, что у вас есть гибкость и возможность решать любые срочные вопросы, но вы также можете вернуться к игре Splash Mountain со своими детьми. С помощью нескольких простых стратегий разделения ваших личных и рабочих файлов вы никогда не будете втягиваться в работу слишком долго, когда вы наслаждаетесь своим личным временем, и наоборот.

Разделите ваши файлы

Главный трюк при разделении рабочих и личных файлов — разделить их. Хранение конкретных вещей в специально отведенных местах создает не только порядок, но и определенность. Он работает как в физическом, так и в цифровом мире. Если вы всегда кладете ключи в правый карман, а телефон в левый, вам никогда не придется искать в куртке любой из этих предметов.

С цифровыми файлами принципы те же, но в реальности немного иначе. Вы можете хранить все свои рабочие файлы в одной папке, а личные файлы в другой, но хранятся ли они на одном сервере, компьютере, приложении или мобильном устройстве? Вы хотите, чтобы они?

Иногда мы отделяем рабочие файлы от личных, чтобы сохранить границы, чтобы не увязнуть в работе, когда нам следует проводить время с семьей и друзьями, или чтобы у нас не возникло соблазна завершить подачу налоговой декларации, пока мы на часах.

За прошедшие годы я разработал несколько стратегий, которые помогают мне разделить мою работу и личные файлы, чтобы они соответствовали следующим условиям:

  • Они всегда отдельные
  • Они доступны, где бы я ни был, но
  • Мне немного неудобно получать доступ к рабочим файлам, когда я нахожусь в домашнем режиме, и домашним файлам, когда я нахожусь в рабочем режиме.

Используйте разные интерфейсы для разных вещей

Сначала поговорим о цифровых документах, таких как текстовые документы, электронные таблицы, презентации, PDF-файлы и изображения.

Самый простой способ, который я нашел, чтобы хранить документы отдельно и при этом быть доступными, — это хранить их в онлайн-службе синхронизации и использовать разные службы для разных типов информации. Я использую Dropbox для хранения, резервного копирования и синхронизации личных файлов, а в работе полагаюсь на Google Диск. Помимо этих двух сервисов, есть множество вариантов, о которых вы можете прочитать в списке лучших онлайн-хранилищ PCMag. Но суть в том, чтобы начать с разделения ваших файлов на две разные службы.

Почему бы мне не выбрать мою любимую службу хранения и создать две разные учетные записи вместо использования двух разных служб? Наличие другого интерфейса помогает мне поддерживать необходимые границы между рабочими и личными файлами.

Если я посмотрю на веб-интерфейс Google Диска, я Чувствовать как будто я работаю. Однако, если я смотрю на Google Диск во время отпуска, в моей голове звенят колокольчики, напоминающие мне, что я делаю работу, когда мне следует бездельничать у бассейна. Но если на выходных я использую Dropbox, систематизируя свои личные фотографии, мой мозг не дает мне того же сигнала «вы работаете». Со временем я выработал прочную связь между каждым интерфейсом и тем, что я делаю в этом интерфейсе. Для меня еще более важно иметь четкие границы между работой и личной жизнью, потому что я работаю из домашнего офиса. Когда я работал полный рабочий день в офисном здании, я использовал аналогичные стратегии с тем же эффектом.

Создавайте визуальные подсказки в своей ОС и темах

Некоторые службы хранения, например те, которые тесно интегрированы с вашей операционной системой, вообще ни на что не похожи (если вы не используете веб-приложение). У них не обязательно есть отдельный интерфейс. Еще один способ разделения, даже не осознавая этого, — использование другой операционной системы на работе и дома. Если у вас есть компьютер с Windows в офисе и Mac дома, вы, возможно, уже испытываете такое же ощущение повышенной осведомленности, когда выполняете офисную работу дома на Mac.

Другая проблема может заключаться в том, что вы используете одни и те же инструменты на работе и в личной жизни, потому что они вам нравятся. Вы не хотите выбирать два разных инструмента или интерфейса. Вы хотите использовать тот, который вам больше всего нравится. Некоторые из моих друзей, например, используют Slack (посетите сайт в Slack) для личного общения, и они также используют Slack на работе. В этой ситуации я бы рекомендовал изменить тему (т.е. цветовую схему) ваших двух учетных записей Slack, чтобы они физически выглядели по-разному. Вы быстро свяжете одну цветовую схему с работой, а другую — с личной беседой.

Разделить по браузеру

Другой вариант разделения вашей работы и создания визуальных подсказок, напоминающих вам о том, какой тип работы вы делаете, — это использовать один браузер на работе, а другой — дома. Визуальные подсказки могут быть более тонкими, но вы все равно приобретете привычку запускать, скажем, Chrome для работы и Firefox для личных вещей.

Также полезно использовать два отдельных браузера для раздельного хранения истории веб-поиска. Например, вы могли бы быть более бдительными при очистке кеша браузера для рабочих файлов, поскольку они содержат конфиденциальную информацию о компании, но вы действительно можете захотеть сохранить свою личную веб-историю, чтобы вы могли быстро искать сайты, на которые вы заходили несколько дней назад (или наоборот. наоборот).

Используйте приложения почтового клиента в ваших интересах

На мобильных телефонах есть действительно простой способ отделить рабочую электронную почту от личной, независимо от того, используете ли вы одну и ту же почтовую службу, например Gmail, для работы и дома. Решение: используйте разные почтовые клиенты.

У Gmail есть отдельное приложение, но вам не обязательно выбирать его в качестве приложения, которое вы используете для доступа к Gmail. На iPhone вы можете использовать стандартное приложение Mail. Или на телефон любого типа вы можете установить стороннее приложение-клиент электронной почты, которое работает с Gmail, например Boxer (бесплатно на Apple.com) или Inboxcube.

Мне нравится использовать отдельные приложения для работы и личной почты. Я получаю такое же преимущество от наличия двух разных интерфейсов. Кроме того, когда я пытаюсь не увлекаться работой, я могу закрыть и закрыть рабочую электронную почту, сохранив при этом доступ к своей личной электронной почте, или наоборот.

Возможно, вам просто нравится одно клиентское приложение электронной почты, и вы хотите использовать его как для работы, так и для личной электронной почты. Во многих приложениях вы можете аутентифицировать несколько учетных записей и переключаться между ними по желанию. Однако он обеспечивает простоту использования, которая может вам и не понадобиться. Вы теряете преимущество наличия двух разных интерфейсов, и вы теряете возможность выйти из приложения с той учетной записью, которую вы хотите сделать менее привлекательной в данный момент. Возможно, вы хотите, чтобы ваша технология была немного менее удобной для пользователя из соображений собственной психологии.

Разделены для лучшего баланса между работой и личной жизнью

Если вам нужны более четкие границы между вашей работой и личной жизнью, вам очень поможет разделение ваших данных по различным приложениям, службам, операционным системам и браузерам.

Наличие двух разных виртуальных пространств, в которых вы получаете доступ к своим файлам, создает подсказки, ассоциации и барьеры для входа, которые могут помочь вам свести к минимуму работу в свободное время или выполнение личных дел во время работы, при этом позволяя выполнять их, когда это необходимо. необходимо.

Похожие записи

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *