Организуйтесь: Джейсон Шах, основатель Do.com, о повышении продуктивности встреч

Сколько времени вы тратите на собрания, потому что люди, которые их проводят, не подготовлены? Нет повестки дня. Коллеги опаздывают. То, что обсуждается, имеет какое-либо отношение к вам или вашей работе. Через час вы ничего не сделали, ничего не узнали и ничего не внесли. В чем был смысл?

Do.com стремится помочь людям лучше проводить встречи, предоставляя им ресурсы для их планирования и проведения. Во многих смыслах это похоже на контрольный список того, что нужно сделать до, во время и после встречи, чтобы убедиться, что она продуктивна для всех участников.

До того, как я встретил Джейсона Шаха, основателя и генерального директора Do.com, мы написали письмо, чтобы найти подходящую дату и время для разговора. Как только мы договорились, он ответил: «Я планирую позвонить вам по Skype и в ближайшее время пришлю вам приглашение». Мгновение спустя, действительно, пришло календарное приглашение.

В день нашей встречи я получил электронное письмо от Do.com через Шаха. Внутри я нашел повестку дня, четкое время начала и окончания встречи, список людей, которые будут на вызове, и их контактную информацию (в данном случае только нас двоих) и ссылки на справочную информацию. Все это помогло нам перейти к делу во время телеконференции, поскольку Шах объяснил, что делает встречу продуктивной, его мотивацию для запуска Do.com и как меняется характер встреч между работниками умственного труда.

Джилл Даффи: Давайте поговорим о встречах и о том, почему люди их ненавидят.

Джейсон шах

Джейсон Шах: Судя по тому, что мы обнаружили, большинство людей посещают собрания, к которым они не готовы. Нет веской причины, по которой встреча состоится. Предварительно расписания не раздается. Люди приходят поздно, и кому-то приходится переделывать вещи. Люди, которые их организуют, не всегда задумываются о том, кто должен присутствовать, и в итоге вы получаете большие собрания, на которых половина людей не являются обязательными, а, возможно, половина людей являются основными. [attendees], поэтому динамика отключена, что снижает производительность.

Это сводится к потере времени для занятых людей.

Если вы попросите кого-нибудь посидеть в комнате 30 минут и ничего не добиться, они подумают, что вы сошли с ума. Но это то, что люди делают на рабочем месте миллионы раз в день.

ДД: Как бы вы описали продуктивную встречу?

JS: У вас должно быть несколько ключевых ингредиентов. Во-первых, это действительно должно произойти. Если что-то можно быстро передать по электронной почте, сделайте это. Но если это должна быть встреча, тогда ладно.

Ключевым моментом является подготовка: выяснение того, что будет обсуждаться, кто за что отвечает, все те вещи, которые приводят к предметному разговору. Во время встречи: придерживаться [the agenda], сохраняя время, делая заметки и заканчивая вовремя.

Время встречи тоже имеет значение. Многие люди просто не используют час. Я заметил, что вы были очень осторожны, и сказал 25 минут для этого разговора. Я считаю это хорошей практикой.

То, что происходит после встречи, тоже очень важно. Если Боб и Стейси говорят, что они собираются выпустить новую версию слайд-колоды, а Марк говорит, что пришлет вам данные о продажах, они действительно должны это сделать! Мы обнаружили, что большинство людей говорят: «Отлично! Хорошая встреча!» и они уходят, и никаких дальнейших действий. И даже если есть, это происходит не в то время, что ускоряет еще одну встречу или дополнительную ненужную работу.

Таким образом, подготовка, хорошее проведение встречи и успешное последующее выполнение – ключевые компоненты хорошей встречи.

JD: Инструменты управления проектами и другие инструменты управления работой предназначены для упрощения работы. Идея состоит в том, чтобы проводить меньше встреч и (и меньше электронной почты). Вы можете назначать друг другу задачи и сроки, не обсуждая их.

JS: Ага. На макроуровне, мы надеемся, что благодаря этим инструментам у нас будет меньше встреч.

Например, если я вижу, что макеты были обновлены в Dropbox, и я считаю их хорошими, мне не нужно встречаться с дизайнером, чтобы их обсуждать. Она даже не должна меня уведомлять. Я могу просто запустить сообщение: «Привет, я видел обновленные файлы». С помощью чего-то вроде Slack я могу быстро задать кому-нибудь вопрос, не встречаясь для обсуждения сути вопроса.

Раньше людям требовалось меньше технологий, потому что было сложно, например, получить ключ для монитора или это отвлекало людей.

Я надеюсь, что распространение этих инструментов приведет к сокращению числа встреч, но я не знаю, есть ли конкретные данные, подтверждающие это, кроме пропаганды, которую проводят отдельные компании. И на самой встрече, я думаю, что их характер меняется, потому что мы более технологически ориентированы. Если мы пользуемся услугами вне собрания, то сами собрания тоже должны соответствовать этому.

ДД: Мне нравится проводить рабочие встречи. Они, как правило, наиболее продуктивны для меня. Я собираюсь с группой людей, мы садимся и делаем нужную нам работу прямо здесь, может быть, с нашими инструментами, проецируемыми на экран.

JS: Это заставляет меня думать о перевернутой модели класса. Класс – это место, где можно поработать, а не просто посмотреть презентацию, так же как собрание не следует созывать только для того, чтобы пролистать колоду, которую кто-то может легко отправить вам по электронной почте.

JD: Давайте немного поговорим о Do.com. Дайте мне 30-секундное объяснение того, что такое Do.com, а затем мы поговорим более подробно о том, как вы его используете.

JS: Do.com – это программа для совместной работы на собраниях. Это не имеет ничего общего с видео и аудио. Все дело в продуктивности встреч.

С помощью Do люди могут устанавливать повестки дня, чтобы знать, о чем говорить. Они могут делать заметки в режиме реального времени и назначать задачи, которые взаимодействуют с другими их рабочими процессами. Мы интегрированы с Google Apps, Microsoft Office 365, Slack, Salesforce и т. Д.

В собраниях более чем 20 000 компаний приняли участие более 1,5 миллиона человек. В основном мы помогаем людям проводить меньше встреч, лучше встреч и, надеюсь, быть более счастливыми и продуктивными на работе.

JD: И это модель freemium.

JS: Это так. Вы можете зарегистрироваться бесплатно, и у нас много бесплатных пользователей.

ДД: Одна из вещей, которая поразила меня в Do.com, – это то, что он действительно побуждает людей к правильным действиям, а не является решением само по себе. Я много думаю о таких вещах, как мотивация, и о том, как мы не всегда ведем себя так, как в наших интересах. Так что я думаю, что это здорово, когда я нахожу инструменты, которые скорее направляют нас, чем что-то нам дают. У меня возникло ощущение, что это и есть Do.com.

JS: Да, согласен. Мы уверены, что встречи – это не только проблема людей, но и проблема технологий. Например, нам не нужно почтовое приложение, чтобы Боб не мог в бухгалтерии отправлять сверхдлинные сообщения, которые трудно понять. Вероятно, это связано с политикой компании, способностью Боба быть профессионалом, динамикой команды и тому подобным. Некоторый пользовательский интерфейс, застрявший в веб-браузере, не изменит Боба.

Я много думал об этом, когда раньше работал в Yammer. Yammer пытался сделать компании более прозрачными. Но, честно говоря, Yammer был инструментом для прозрачных компаний, потому что очень сложно изменить культуру организации.

Do.com – это во многом продукт, который пытается помочь людям стать лучше и предоставляет им технологии, которые позволяют им это делать, а не делает это за вас. Честно говоря, я даже не знаю, сможем ли мы щелкнуть выключателем и сделать встречу более продуктивной. Это было бы довольно волшебно!

Мы действительно верим, что это будет выдерживать. Если это сработает, это должно исходить от людей, и мы даем им возможность стать лучшими.

Джейсон шах

JD: Расскажите мне историю происхождения Do.com и почему вы увлечены этим проектом и компанией.

JS: Я работал в Yammer до того, как Microsoft купила Yammer. И, как вы, наверное, понимаете, после того, как Microsoft купила компанию, культура начала сильно меняться, включая добавление бюрократии и встреч.

Примерно через год после этого приобретения я обнаружил, что довести дело до конца было действительно сложно. Для меня это было безумием, особенно потому, что мы были компанией, изначально созданной для того, чтобы улучшать работу людей!

Короче говоря, однажды я сидел на ужасном собрании с 10 людьми и задумывался: «Что я здесь делаю?» Меня просто поразило это безумие.

Если я пригласил вас на званый обед, и я не подготовился заранее, чтобы получить ингредиенты и иметь какую-то концепцию, которая понравится гостям, и они появятся, и я скажу: «Эй, пойдем в продуктовый магазин и сделаем этот званый обед, – говорили они, – Это безумие! Мы не собираемся с вами разбираться. Мы пришли сюда на званый обед! Но вот что такое встречи!

Я думал, что это безумие, и мне не терпелось уйти и основать новую компанию.

JD: Какие еще приложения или сервисы для повышения производительности вы используете? Есть ли у вас лучшие практики, чтобы оставаться продуктивным?

JS: Могу я дать нестандартный ответ? Я думаю, что некоторые из лучших приложений для повышения производительности на самом деле не являются приложениями для повышения производительности. Uber, например, дает мне намного больше производительности, чем такое приложение, как Asana. Я быстрее получаю места и трачу меньше времени на то, чтобы стоять под дождем в ожидании машины.

Я использую еще один инструмент, который называется BetterSnapTool, и опять же, это не классический инструмент повышения производительности. Я установил свой монитор с тремя столбцами, а с помощью Windows Snap я нажимаю горячую клавишу, и все мои окна встают на свои места.

Здесь мы также используем Trello и Slack. Мы используем Instacart для покупки продуктов в офисе. Тот факт, что не о чем беспокоиться [grocery shopping] полезен и в результате каким-то образом делает нас более продуктивными.

ДД: А как насчет лучших практик или привычек личной продуктивности?

JS: Я начал выделять время в свой день в календаре, чтобы убедиться, что вещи не переедают. Я начал заниматься медитацией по утрам, чтобы установить нулевое значение и понять, что для меня важно.

Еще одна нестандартная задача – делегировать дела. Это не Четырехчасовая рабочая неделя саундбайт, но у меня есть личность, которая заставляет меня хотеть все делать сам. Осознание необходимости по умолчанию использовать делегирование, а не делать что-то самому по умолчанию, было действительно эффективным.

Для меня это сочетание осознанности, ограничения времени и делегирования полномочий. Я гораздо спокойнее и сосредоточен на двух или трех вещах, которые имеют значение каждый день. Как основатель, вы можете отвлекаться на все, что связано с компанией, будь то отношения с инвесторами или возможность PR, и поэтому делегирование полномочий сделало меня более продуктивным.

JD: Насколько велик ваш штат?

JS: Десять человек. Делегирование становится проще, но, конечно, для компании это очень мало.

ДД: Да, но другим предпринимателям важно знать, что, даже если вы работаете с очень небольшой командой, делегирование по-прежнему важно.

Когда мы завершили наш разговор, Шах привел встречу к естественному завершению, просмотрев и прочитав вслух некоторые заметки, которые он сделал во время нашего разговора. Он упомянул, что мы затронули все основные вопросы и поговорили о вещах, которые имеют значение, и назвал несколько других тем, которые пришли в голову во время нашего разговора, но это может подождать в другой раз. Возможно, потому что я бессознательно следовал его примеру, я кратко изложил, как я буду следовать, и назвал приблизительную дату, когда я планировал опубликовать статью. Это показало мне силу четко определенной и четко организованной встречи.