Организуйтесь: 5 простых шагов для начала работы с диаграммами Ганта

Перед тем, как начать новый проект, полезно иметь дорожную карту, какой-то четкий обзор всех необходимых шагов и порядка, в котором эти шаги должны выполняться. По сути, это и есть диаграмма Ганта. Неважно, является ли проект личным, например, добавление колоды к задней части вашего дома, или деловым, например, создание нового веб-сайта. Ты должен знать

• когда и где вы начинаете,
• все шаги по пути и сколько времени они займут,
• кто отвечает за каждый шаг,
• порядок, в котором должны выполняться шаги, и
• когда проект будет завершен.

Диаграммы Ганта, названные в честь инженера и консультанта Генри Ганта, который разработал и использовал их в 1910-х годах, представляют собой визуализацию проекта от начала до конца. Они являются чрезвычайно распространенным инструментом повышения производительности и ключевой частью многих служб управления проектами. Фактически, превосходный сервис TeamGantt (14,95 долларов в Software Advice) даже получил свое название от диаграмм. В этой статье я объясняю, что такое диаграммы Ганта, что они делают и как люди их используют, и предлагаю пять шагов для начала работы с ними.

Что такое диаграмма Ганта?

«Диаграмма Ганта – это визуализация шагов, необходимых для завершения вашего проекта», – объяснил Кайвон Гаффари, ведущий менеджер программы в LiquidPlanner, когда я недавно попросил его поделиться некоторыми соображениями о том, как начать работу с диаграммами Ганта. LiquidPlanner – это приложение для управления проектами и совместной работы на рабочем месте, удостоенное награды Editors Choice, в котором упор делается на диаграммы Ганта.

Гаффари напомнил мне, что проект отличается от других видов работы. «Проект – это набор работ, у которых есть начало и конец, и выполнение этого проекта – это набор задач», – сказал он. Диаграммы Ганта подходят конкретно для проектов, а не для текущей работы. Они помогают вам пройти от начала до конца, поэтому важно, чтобы является конец.

Гант

Диаграммы Ганта читаются слева направо, сверху вниз. (См. Изображение выше из TeamGantt.) Ось x – время. График начинается, когда проект начинается, и заканчивается, когда проект сдан. Выполнение длины оси Y – это задачи, хотя они всего лишь в списке. Их точное расположение на оси Y не имеет значения, хотя они имеют тенденцию располагаться в хронологическом порядке.

«Задача состоит из трех компонентов: что это такое, сколько времени это займет и кто будет ее выполнять», – сказал Гаффари. На диаграмме Ганта каждая задача представлена ​​полосой. Длина полосы показывает, сколько времени займет выполнение задачи. Часто панели задач имеют цветовую координацию, что указывает на то, какой человек или отдел отвечает за выполнение задачи. Что касается «что», имя задачи обычно появляется на панели или становится видимым, когда вы нажимаете на нее.

Помимо отображения всех задач проекта и их продолжительности, диаграммы Ганта показывают последовательность и зависимости. Другими словами, они показывают порядок, в котором должны выполняться задачи, и то, должно ли одно происходить раньше другого. Почему это так важно?

Что делают диаграммы Ганта?

«Диаграммы Ганта наглядно демонстрируют, что нельзя делать все одновременно, – сказал Крис Савой, руководитель отдела продуктовой стратегии Workfront. Он использовал пример строительства дома на дереве. Вы можете купить гвозди и дерево одновременно, но вы должны распилить древесину, прежде чем прибить ее к дереву.

Диаграммы Ганта показывают зависимости между задачами, обычно с чем-то вроде линии, соединяющей их.

Зависимости

До присоединения к Workfront (который, как и LiquidPlanner, является инструментом для совместной работы на рабочем месте и управления проектами), Савойя работал над некоторыми очень сложными проектами с United Space Alliance совместно с Космическим центром Джонсона НАСА. Он упомянул, что, хотя последовательность и зависимости важны даже для простых проектов, таких как строительство дома на дереве, они имеют решающее значение для масштабных многолетних проектов, таких как строительство Международной космической станции.

Кроме того, диаграммы Ганта помогают организациям или руководителям проектов управлять ресурсами. «То, что задача существует, не означает, что есть человек, который может ее выполнить», – сказал Гаффари.

С помощью диаграммы Ганта вы можете легко увидеть, когда люди или отделы запланированы для работы над задачами, а не когда они свободны. «Вы должны иметь возможность учитывать графики людей и количество часов в сутках», – добавил он. Диаграммы Ганта создают эффективный способ увидеть время, задачи и ресурсы.

Начало работы с диаграммами Ганта

Как только вы получите общее представление о том, что такое диаграммы Ганта и почему они полезны, вы можете начать создавать их для своих собственных проектов. Эти пять шагов помогут вам начать.

1. Выберите шаблон или создайте его с нуля
Обычно, когда вы запускаете новую диаграмму Ганта, у вас есть возможность использовать шаблон или начать с нуля. Шаблоны могут быть получены из внешнего источника, в случае если они предоставляются программным обеспечением для управления проектами, или они могут быть получены из вашего собственного прошлого проекта.

Одним из преимуществ использования вашей предыдущей работы для создания шаблона является то, что вы часто можете многому научиться из того, что происходило в прошлом. Шаблон предоставит информацию не только о задачах и последовательности, но и о том, заняли ли какие-либо задачи больше времени, чем ожидалось.

2. Отметьте свои вехи
Большинство программ для создания диаграмм Ганта включает возможность добавления вех. Веха – это маркер, который указывает на завершение этапа проекта. Например, при создании веб-сайта блокировка каркасов является типичной вехой.

При построении диаграммы Ганта с нуля часто бывает полезно построить все этапы, прежде чем добавлять какие-либо задачи. Перечисление всех этапов помогает разбить проект на более мелкие части, и эти более мелкие части легче концептуализировать, чем весь проект сразу.

3. Добавьте задачи, события последовательности и создайте зависимости.
Следующим шагом является добавление задач, событий последовательности и создание зависимостей. Добавляя задачи, обязательно просмотрите исторические отчеты или поговорите с людьми, которые будут выполнять задачи, чтобы получить точные оценки того, сколько времени они должны занять.

При упорядочивании событий имейте в виду, что несколько задач могут выполняться одновременно, но не одним и тем же человеком. При создании веб-сайта один человек может работать с каркасами, а другой собирает образцы контента для прототипа. Но дизайнер каркасов не может одновременно создавать мудборды.

Добавляйте зависимости только после того, как вы перечислили все задачи и разместили их в правильном порядке, и будьте осторожны с ними. «То, что действительно может вас запутать, – это если вы перейдете на полпути к диаграмме Ганта и увидите, что, скажем, задача 12 больше не зависит от задачи 5», – сказал Савойя. Он добавил, что новичкам следует быть предельно осторожными, чтобы не удалять зависимости, если они не уверены, что это правильно, потому что вернуть их очень сложно, если они создают длинную цепочку событий.

4. Следите за своими ресурсами
«Задачи должны быть в правильном порядке, а затем вам нужно контролировать, кто будет доступен для выполнения этих задач», – пояснил Гаффари. Как упоминалось выше, то, что есть задача, не означает, что есть кто-то, кто может ее выполнить.

Гаффари отметил, что программное обеспечение для построения диаграмм Ганта его компании не допускает избыточного бронирования, что означает, что LiquidPlanner не позволит вам назначить кого-либо для выполнения задачи, если этот человек уже назначен для другой задачи в то же время.

Диаграммы Ганта помогут вам увидеть не только наличие избыточного количества ресурсов для ресурса, но и то, каковы будут последствия для остальной части графика проекта, когда он будет исправлен.

5. Сотрудничать
«Очень важно, чтобы люди понимали, что диаграмма Ганта не волшебство», – сказал Гаффари. «Просто потому, что вы что-то запланировали, это не значит, что это имеет какое-то отношение к реальности».

Способ убедиться, что диаграмма Ганта соответствует реальности, – это сотрудничество. Часто программное обеспечение для построения диаграмм Ганта является частью более крупного пакета для управления проектами или совместной работы на рабочем месте. Каждый член команды должен иметь возможность хотя бы видеть диаграмму, если не обновлять задачи и другую информацию, которая в нее попадает. Таким образом, если исполнитель завершает задачу раньше, и у нее есть возможность обновить свой прогресс, чтобы отметить выполнение задачи и скорректировать расчетное время, и тем самым он может помочь другим исполнителям выполнить свои задачи раньше. Или она может также отметить себя как доступный ресурс для помощи в выполнении какой-либо другой задачи до следующего запланированного задания.

Гаффари резюмировал силу сотрудничества следующим образом: «Если диаграмма Ганта находится в вакууме, кто знает, точна ли она? Если это совместная работа, тогда есть встроенные проверки, и она с большей вероятностью отражает реальность. Вот где ценность Диаграмма Ганта сияет “.

Не стоит слишком полагаться на диаграммы Ганта

И Гаффари, и Савойя сказали мне, что они используют диаграммы Ганта для планирования и проверки проекта, но им не нравится управлять в нем повседневной работой. «Обычно это план, а не график выполнения», – сказал Савойя.

Савойя также отметил, что новичок может не осознавать, что люди редко, если вообще смотрят сразу на всю диаграмму Ганта, потому что они обычно огромны. «Чтобы распечатать это, вам понадобится рекламный щит», – сказал он.

По словам Гаффари, «построение диаграммы Ганта – не конечная цель. Это визуализация плана задач и последовательности. Диаграмма Ганта помогает людям понять, как план будет работать».

Если вас интересуют диаграммы Ганта, вы, вероятно, также заинтересованы в управлении проектами в целом. Чтобы получить отличные дополнительные советы по поддержанию вашего проекта в правильном направлении, ознакомьтесь с моими 4 советами по началу работы с управлением проектами, а также с моими советами о том, как улучшить коммуникацию для лучшего управления проектами.