Организуйте свою жизнь: как спланировать свою неделю с помощью Календаря Google
Большинство людей могли бы быть более организованными, особенно те из нас, кто работает из дома и/или занимается бизнесом. К счастью, у всех нас есть доступ к Календарю Google. Он бесплатный, может синхронизироваться с другими календарями и приложениями для повышения производительности, такими как Trello или Notion, и относительно прост в использовании. Выйдите за рамки написанных от руки списков дел; вот как использовать Календарь Google для планирования недели.
Организуйте свою неделю
Многие люди используют приложения календаря, чтобы отслеживать встречи или звонки Zoom. Это хорошо, но вы можете сделать гораздо больше. Используя приложение Календарь Google в качестве планировщика, вы можете:
Создавайте цифровые списки дел
Создавайте события и задачи
Предметы с цветовым кодом
Настроить напоминания
Вы также можете добавить расширения для расширения его функциональности. Некоторые из них эстетичны, например, те, которые позволяют вам установить фоновое изображение (откроется в новом окне) или выберите цвета помимо стандартных, которые Google предоставляет для цветового кодирования. Другие могут интегрироваться с приложениями для видеоконференций, такими как Присоединяйтесь.me(Открывается в новом окне) а также BlueJeans(Откроется в новом окне).
Создание списков задач, календарей и категорий
Гугл Задачи
Прежде чем составить расписание, спросите себя, что вы обычно делаете. Звучит просто, но запись регулярных задач и важных дел, таких как встречи, поможет вам лучше понять, как управлять своим временем. Вы можете начать с создания списка дел.
Катрина Око-Одои, менеджер по контент-маркетингу CRM-компании Copper, рекомендует(откроется в новом окне) что люди «думают как в долгосрочной, так и в краткосрочной перспективе. Запишите проекты или задачи, которые вам нужно будет выполнить, даже если вам не нужно выполнять их сегодня или даже на этой неделе. Для более крупных проектов постарайтесь разбить их в практические шаги. Это облегчит планирование времени в вашем календаре».
Вы можете составить свой список, используя другие приложения для повышения производительности, связанные с Календарем Google, или просто использовать Google Задачи(Открывается в новом окне) чтобы все было просто. Задачи доступны из любого приложения Google Workspace, такого как Диск, Календарь или Keep. Щелкните значок синей галочки в правой строке меню, чтобы получить к нему доступ.
Используйте Задачи, чтобы составить список вещей, которые, как вы знаете, вам придется сделать в течение недели в произвольном порядке. Когда вы закончите, щелкните и перетащите их как новые задачи на определенные дни в вашем календаре. Например, если вы знаете, что хотите заблокировать время для упражнений в течение недели, вы можете создать задачу под названием «упражнения», а затем перетащить ее на нужный день и время.
Группируйте задачи по списку, чтобы их было легче отслеживать. Вы можете, например, составить список под названием «Домашние дела», где вы храните регулярные домашние дела, или «Администратор жизни» для таких вещей, как проверка электронной почты и планирование встреч. Если вы хотите свободно добавлять и упорядочивать задачи из любого места в браузере, ознакомьтесь с такими расширениями, как Приложение Taskboard для Chrome(открывается в новом окне).
Календарь Google также позволяет создавать отдельные календари для разных аспектов вашей жизни. Вы можете иметь календарь для работы и один для личных событий, заполненных задачами, относящимися к каждой категории. Если вы используете свой календарь в основном для работы, попробуйте создать календарь для важных встреч, один для крайних сроков проекта, а другой для рабочих мероприятий, чтобы ваша рабочая жизнь была более организованной. Конкретные календари можно включать и выключать на левой боковой панели.
Чтобы создать новый календарь, щелкните значок плюса (+) рядом с разделом «Другой календарь» в левом нижнем углу, затем выберите «Создать новый календарь». Добавьте имя для календаря, напишите описание и назначьте владельца (если несколько человек используют одну и ту же учетную запись Google).
Добавить в свой календарь
Добавлять новые задачи, события или напоминания в календарь очень просто. Нажмите и перетащите конкретный день, когда вы хотите что-то добавить, и появится новое поле, в котором вы можете указать подробности. Или просто нажмите кнопку «Создать» рядом с большим знаком «плюс» в верхнем левом углу.
Если вы хотите, чтобы задача повторялась, щелкните время для этой задачи, где указано «Не повторяется». Откроется раскрывающееся меню с рядом параметров, которые вы можете выбрать, чтобы повторить задачу. В зависимости от элемента списка дел вы можете настроить его повторение ежедневно, еженедельно, ежемесячно или в определенный день недели. Вы можете установить время для своего упражнения, и оно будет появляться каждую неделю в будущем.
Цветовое кодирование вашего расписания может показаться ненужным, но это помогает сохранять четкость и не перегружать его. Когда вы создаете новую задачу или событие, вы увидите значок круглой формы, который по умолчанию имеет синий цвет. Нажмите на нее, чтобы изменить цвет, который отображается в вашем календаре.
Не нравятся варианты, которые вы видите? Если у вас есть расширение для дополнительных цветов(откроется в новом окне) установлен, щелкните значок плюса в цветовом поле и вставьте шестнадцатеричное значение из Палитра цветов Google(Открывается в новом окне).
Лучшие практики еженедельного планирования
При заполнении расписания Око-Одои рекомендует сначала добавить «не подлежащие обсуждению». Это встречи, встречи и другие события, которые должны состояться в определенное время и день. Затем вы можете заполнить другие важные пункты из своего списка дел, вытащив их из Google Tasks или любого другого связанного приложения или расширения.
Начните с самых важных дел, выделив достаточно времени, чтобы не торопиться и не перегружаться слишком большим количеством задач за один день. Если вы работаете над чем-то особенно интенсивным, попробуйте разбить его на временные блоки в течение нескольких дней. Поэкспериментируйте с обоими типами блокировки времени, чтобы понять, что вам нравится, а затем используйте это.
YouTube-блогер Джулс Акри, например, отмечает в своем календаре определенные дни как «картофельные дни», а другие — как «дни творчества». В «картофельные дни» Акри выполняет задачи по редактированию и другие задачи, которые не требуют присутствия на камеру или необычного внешнего вида. Дни творчества предназначены для съемок видео и/или проведения встреч.
Рекомендовано нашими редакторами
Чтобы создать ярлыки, как у нее, для каждого дня, просто добавьте событие, которое длится весь день, в свой календарь и пометьте его соответствующим образом. Acree также окрашивает крайние сроки в ярко-желтый цвет, чтобы они выделялись, что особенно полезно для фрилансеров, назначающих свой собственный график работы. Если вы хотите увидеть, как она дальше раскрывает свою организационную философию, посмотрите видео выше.
Убедитесь, что вы закладываете время для перерывов. Работа в течение пяти часов подряд может выглядеть хорошо на бумаге, но вы будете истощены в конце, если не будете находить минутку, чтобы время от времени отступать. Здесь пригодится функция напоминаний — если вы относитесь к тому типу людей, которые погружаются в работу, попробуйте запланировать напоминания о перерывах на растяжку в течение рабочего дня.
Запланируйте блоки времени для звонков, в том числе несколько минут на предварительную подготовку. Таким образом, вы можете расслабиться между задачами и полностью сосредоточиться, когда придет время перейти к этому вызову Zoom. Вы можете назвать эти блоки чем-то вроде «время подготовки» и раскрасить их иначе, чем остальные.
Наконец, иногда вещи возникают из ниоткуда. Когда это происходит, вам нужно время, чтобы справиться с этим. Постарайтесь выделить время на тот случай, если вам позвонят неожиданно или вам придется перейти к незапланированной задаче. Сделайте это, и у вас все еще будет время и место, чтобы получить свои основные дела в банке.
Попробуйте сами
Чем больше вы пользуетесь Календарем Google, тем проще становится планировать свою неделю. Изучение всех тонкостей, таких как Горячие клавиши (откроется в новом окне), поможет сделать планирование дня интуитивно понятным и простым. Напомним, что основы планирования недели с помощью Календаря Google таковы:
Перечислите свои задачи и выясните, какие из них повторяются
Классифицируйте эти задачи
Создайте календари для этих категорий
Заполните эти календари своими задачами
Элементы с цветовым кодом по категориям
Если вы не уверены, что эта система для вас, попробуйте ее в течение недели, чтобы узнать. Откройте Календарь Google, переключитесь в режим просмотра недели и перейдите к следующей неделе. Вам также может понадобиться дополнительная помощь, чтобы устранить отвлекающие факторы, избежать прокрастинации и предотвратить усталость, чтобы поддерживать продуктивность.
Заполните свое запланированное еженедельное расписание и посмотрите, насколько легко его придерживаться. Для получения дополнительной информации ознакомьтесь с этими советами по календарю и собственное руководство(откроется в новом окне).
