Мгновенная совместная работа: как делиться файлами на Google Диске

Вы создали файл на Google Диске, которым хотите поделиться с другими людьми. Без проблем. Одной из сильных сторон программного обеспечения является его способность хорошо играть с другими.

Google Диск состоит из нескольких программ, в том числе Docs для обработки текстов, Sheets для электронных таблиц и Slides для презентаций. Однако существует достаточно способов поделиться всеми тремя, что процесс может сбить с толку. Вы хотите, чтобы другие люди могли редактировать ваш файл или просто просматривать его? Вам нужно предоставить им доступ к активной или статической версии документа? Вы используете сайт(откроется в новом окне), настольное приложение (открывается в новом окне)или мобильные приложения для iOS (открывается в новом окне) или же Андроид (открывается в новом окне)? Ваши варианты обмена будут различаться в зависимости от ответов на эти вопросы.

Процесс совместного использования одинаков для всех трех программ, но ниже мы сосредоточимся на Google Docs.

Поделиться документом

Поделитесь с другими

Если у вас есть документ, которым вы хотите поделиться с другими, нажмите кнопку «Поделиться» в правом верхнем углу экрана. Вы также можете выбрать «Файл» > «Поделиться» > «Поделиться с другими». Введите имя или адрес электронной почты контакта Google, с которым вы хотите поделиться файлом; вы можете поделиться файлом с 200 людьми или группами.

Затем вы можете установить разрешения на редактирование. Щелкните стрелку раскрывающегося списка и выберите, хотите ли вы, чтобы получатели могли редактировать документ, предлагать изменения или только просматривать его. Вы также можете добавить примечание к электронному приглашению. Нажмите «Отправить», и, если у всех есть учетная запись Google, контакты будут приглашены.

Добавить получателей

Когда вы делитесь документом с получателем, у которого нет учетной записи Google, вам предоставляется два варианта. Вы можете отправить приглашение, и у человека есть 14 дней, чтобы открыть документ с учетной записью Google для просмотра, редактирования и комментирования.

В противном случае вы можете создать общую ссылку на документ. Затем контакт может использовать эту ссылку для просмотра документа, но он не сможет вносить изменения или добавлять комментарии. Когда вы отправляете приглашение к документу, получатель получит электронное письмо с общим документом. Щелкните документ, чтобы войти и получить доступ.

Получение приглашения

Если у получателя есть учетная запись Google и разрешения на редактирование, он может нажать кнопку «Редактирование» и изменить параметр на «Предложение» или «Просмотр». Если у них есть разрешение только на оставление комментариев, они могут нажать «Предложение» и изменить его на «Просмотр».

Получить доступную ссылку

Вы также можете распространять прямую ссылку на документ вместо рассылки приглашений. Для этого нажмите кнопку «Поделиться» и выберите «Копировать ссылку». Этот метод удобен, если вы хотите поделиться документом с несколькими людьми в любое время через другую платформу, например, перетащив его в канал Slack.

Выберите разрешения

По умолчанию ссылки доступны только тем людям, которых вы добавляете в свой список доступа. Если вы хотите изменить способ предоставления доступа, щелкните стрелку раскрывающегося списка в разделе «Общий доступ» и измените параметр с «Ограниченный» на «Все, у кого есть ссылка».

Скопировать ссылку для общего доступа

Теперь вы можете дать людям, у которых есть ссылка, возможность редактировать, комментировать или просматривать. После того, как все настроено, нажмите кнопку «Копировать ссылку». Затем вы можете вставить ссылку в другое приложение, чтобы поделиться документом. Получателям нужно только щелкнуть ссылку, чтобы получить доступ к документу.

Изменить дополнительные настройки общего доступа

Настроить параметры

Вы можете настроить определенные разрешения для документа, чтобы определить, что люди могут делать с ним. В окне «Поделиться» щелкните значок шестеренки в правом верхнем углу.

Снимите флажок Редакторы могут изменять разрешения и предоставлять общий доступ, чтобы запретить людям с разрешением на редактирование изменять какие-либо разрешения или делиться документом с другими. Снимите флажок. Зрители и комментаторы могут видеть параметр загрузки, печати и копирования, чтобы люди не могли загружать, печатать и копировать документ.

Настроить разрешения

Вы можете настроить разрешения в любое время, даже после предоставления доступа людям. Выберите имя человека, разрешение которого вы хотите изменить, а затем щелкните стрелку раскрывающегося списка, чтобы переключить разрешение на «Просмотрщик», «Комментатор» или «Редактор». Вы также можете передать право собственности на документ этому человеку или полностью лишить его доступа.

Опубликовать в Интернете

Настройка для публикации

Вы также можете поделиться документом Google, опубликовав его в Интернете. Нажмите «Файл» > «Поделиться» > «Опубликовать в Интернете», затем нажмите кнопку «Опубликовать» в новом окне. По умолчанию ваш документ будет опубликован как отдельная веб-страница.

Опубликованная веб-страница

На вкладке «Ссылка» вы можете получить общую ссылку, которая позволит любому, кто ее посещает, просмотреть документ. Если вы нажмете вкладку «Внедрить», вы сможете встроить документ в существующую веб-страницу. Просто скопируйте код для встраивания и вставьте его на свою страницу, чтобы сделать его доступным.

Остановить публикацию

Если вы когда-нибудь передумаете, вернитесь на страницу «Опубликовать на веб-сайте», нажмите «Опубликованные материалы и настройки» и нажмите кнопку «Остановить публикацию», чтобы отменить публикацию.

Электронная почта как вложение

Электронная почта как вложение

Вы также можете отправить документ по электронной почте прямо с Google Диска. Нажмите «Файл» > «Электронная почта» > «Отправить этот файл по электронной почте», чтобы создать электронное письмо прямо из документа. В окне Электронная почта как вложение щелкните раскрывающееся меню внизу.

Изменить формат файла

Вы можете отправить документ в формате PDF, документа Word, текстового файла в формате RTF, HTML-страницы, обычного текстового файла или открытого документа. Вы также можете вставить документ в тело сообщения электронной почты, а не добавлять его в качестве вложения, если вы установите флажок Не прикреплять. Включите контент в электронное письмо.

Похожие записи

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *