Календарь перегружен? Как управлять своим расписанием с AI Assistant от Calendly

Управление собраниями и жонглирование записями календаря — это кошмар современного межофисного этикета, и, возможно, это еще хуже для фрилансеров без административной поддержки. (Здесь я говорю по собственному опыту.) Это также может способствовать не очень тонкой игре за власть среди тех, кто считает себя очень занятым и не хочет выделять время для встреч.

Как только встреча назначена, ее обычно переносят несколько раз, часто в последнюю минуту. Затем есть настройка повестки дня, последующие действия, напоминания, и это до того, как вы действительно провели собрание. Если вы хотите избежать всего этого, попросите ИИ управлять вашей жизнью или, по крайней мере, вашим расписанием.

PCMag протестировал многие из лучших приложений для работы с календарями, и в 2016 году я опробовал помощника с искусственным интеллектом. Многие фирмы, для которых я являюсь фрилансером, используют Google Workspaces, что позволяет мне бронировать время в расписании руководителей. И хотя я был поражен демонстрацией Google Duplex и дал шанс Google Assistant, это было не так гладко, как я хотел, поэтому я сдался.

Есть Календли?

календарь

Затем, около шести месяцев назад, кто-то попросил о встрече и радостно предположил, что «Calendly может найти для нас время, чтобы поболтать». Я им воспользовался и, приятно удивившись, зарегистрировал собственный аккаунт.

я использовал Calendly(Откроется в новом окне) с тех пор прочно, и это избавило от хлопот, связанных с жонглированием карьерой с несколькими дефисами (журналист-призрак-писатель-консультант) в пяти разных профилях Gmail с перекрестно связанными приложениями календаря, Samsung A03s (не судите строго) и два дома / офисные Chromebook HP (нет, я не оглядывался назад с 2015 года).

Запущенный Топе Авотоной в 2013 году как бесплатный сервис для планирования в 21 веке, Calendly теперь может похвастаться 10 миллионами пользователей по всему миру, 50 000 компаний в качестве клиентов и более 100 партнерских интеграций. Авутона начинал со специальности компьютерных наук в Университете Джорджии, затем переключился на информационные системы управления, а затем занялся продажами программного обеспечения для IBM, Lexmark и EMC (до того, как оно было продано Dell).

В прошлом году Calendly инвестировала в reclaim.ai(Открывается в новом окне)который интегрируется в Calendly, затем приобрел(откроется в новом окне) приложение для продуктивной работы команды Хьюго(Откроется в новом окне)который также основан на планировании с инструментами подготовки и последующих действий.

В целом, Calendly прост в настройке, с гладким UX, который противоречит адаптивному интеллекту благодаря машинному обучению под капотом. Если кто-то увлекается этими вещами — и я чувствую, что я среди друзей здесь в этом отношении — здорово наблюдать, как программное обеспечение умно проводит вас через настройку правил, чтобы «обучить ИИ», чтобы он был идеальным помощником.

Как настроить календарь

Календарный экран приветствия

Недавно я решил расширить свое использование Calendly еще одним направлением своей деятельности и сопутствующим профилем Gmail. Если вы хотите сделать то же самое, вам не нужно выполнять все описанные ниже шаги — для настройки доступно множество параметров — но вот как я это настроил.

Перейти к Сайт Calendly(Открывается в новом окне) и нажмите «Начать», чтобы настроить учетную запись. Вы можете либо зарегистрироваться со своим адресом электронной почты, либо использовать свою учетную запись Google или Microsoft. Я выбрал один из своих профилей Gmail, для чего мне нужно было нажать «Разрешить», чтобы Calendly мог «просматривать, редактировать, делиться и безвозвратно удалять все календари, к которым вы можете получить доступ с помощью Календаря Google».

календарная настройка URL

Затем вы должны выбрать подходящий URL-адрес, который будет доступен всем, кто хочет забронировать время в вашем календаре. По умолчанию это имя пользователя в вашем Gmail (или аналогичном), но вы можете изменить его.

Если вы путешествуете во время настройки Calendly, убедитесь, что он отображает ваш предпочтительный часовой пояс. Я живу на западном побережье, поэтому там уже показывалось тихоокеанское время, и я оставил этот вариант как есть. Как европеец я тоже выбрал 24-часовой формат. Но так как я живу в США, я использовал правильную форму для месяца/даты/года, чтобы никого не запутать.

установить доступность

На следующей странице Calendly подтверждает, что он может делать с вашими существующими записями календаря, а именно проверять наличие конфликтов и добавлять события. Существует опция редактирования, если вы тоже этого не хотите; Я нажал «Продолжить», чтобы сохранить их обоих. Теперь вы можете установить свою доступность, и именно так вы начнете обучать ИИ защищать свое время и быть полезным.

Я работаю в Лос-Анджелесе, но многие люди, с которыми я работаю, живут в Нью-Йорке, Лондоне или континентальной Европе. Это означает, что мне нужно настроить доступность с учетом этих разных часовых поясов. Для этого я сдвигаю свои часы на определенные дни. По понедельникам и пятницам я работаю по времени Восточного побережья. Я допускаю (очень) ранние звонки по четвергам для организации британских и европейских встреч, но отрабатываю хорошо и рано. Вторники и среды я полностью выделяю как дни написания.

дни недели

Планирование этого раньше было кошмаром, но Calendly упрощает его. Я устанавливаю эти разные параметры, и Calendly никогда не показывает доступность в неподходящее время или в неподходящий день.

Но это только первый шаг. После того, как вы закончите первоначальную настройку, вы сможете дополнительно настроить свою доступность, щелкнув заголовок «Доступность» на сайте Calendly. Если у вас есть определенные обязанности, которые нужно выполнять, легко изменить доступность по дням недели и часам, а не выполнять общую настройку с понедельника по пятницу с 9:00 до 17:00, например.

Последний вопрос, который задает вам Calendly, — как вы планируете использовать продукт. Это необязательно, но стоит сделать, так как это приводит к более индивидуальному опыту. Например, некоторые люди просто хотят использовать его, чтобы позволить другим планировать время в своем календаре. Другие могут захотеть воспользоваться инструментами CRM (подробнее об этом позже). Я выбрал «Внештатный + Консультант», затем нажал «Готово».

Как запланировать мероприятие

страница типов событий

Теперь вы готовы приступить к более детализированному использованию функциональности Calendly. Если вы нажмете Внештатный + Консультант, страница будет предварительно заполнена начальной 30-минутной встречей. Вы можете увидеть дополнительные элементы на странице «Типы событий», если вы выбрали другую функцию. Однако вы также можете нажать «Новый тип события», чтобы открыть дополнительные параметры, такие как «Группа», «Коллектив» или «Круговой алгоритм».

новый тип события

Вы можете поделиться своим календарем с кем-либо, скопировав URL-адрес Calendly. [i.e. Calendly.com/YOURNAMEHERE] и отправить его в тексте или электронной почте. Как только они нажмут на нее, они увидят ваше имя и инструкции о том, как добавить событие в ваш календарь.

Рекомендовано нашими редакторами

поделиться ссылкой на встречу

Если вы создали более одного типа события, вы можете упростить задачу и отправить ссылку на правильный тип события. В этом случае нажмите кнопку «Поделиться» рядом с типом события (или нажмите «Копировать ссылку»), чтобы помочь людям создать в вашем календаре событие определенного типа.

просмотр календаря

По вашей ссылке те, кто хочет забронировать время с вами, получат доступ к вашему календарю. Они могут выбрать конкретный день, чтобы открыть временные интервалы, которые вы установили для себя. Затем они щелкают время и нажимают «Подтвердить», чтобы назначить встречу с вами.

Детали бронирования

Им будет предложено предоставить дополнительную информацию, такую ​​как имя, адрес электронной почты и любые дополнительные примечания, которые могут быть необходимы. У них даже есть возможность добавить на встречу дополнительных гостей. Когда все детали введены, они нажимают «Запланировать событие». Затем появится экран подтверждения со всеми деталями встречи.

Вам не нужно ничего делать. Когда вы проверите свой календарь в следующий раз, вы увидите, что собрание было запланировано (и электронное письмо с подтверждением будет отправлено всем сторонам, участвующим в собрании).

Интеграции

интеграции для calendly

Все это было базовой настройкой для начала планирования электронной почты. Однако, если вам нужна дополнительная функциональность, щелкните заголовок «Интеграции», чтобы найти множество других вариантов, включая интеграцию приложений Firefox, Chrome и iPhone.

Например, если вам нужно, чтобы Calendly автоматически вставлял ссылку на ваш любимый сервис видеоконференций, есть интеграция с Zoom, Google Meet, Microsoft Teams и другими. Вы также можете интегрировать свою учетную запись Calendly с PayPal или Stripe, если вы взимаете плату за встречи.

Одна заключительная рекомендация

Частные лица обычно используют бесплатный продукт, но корпорации все чаще платят по 25 долларов за пользователя в месяц, чтобы оптимизировать операции и сэкономить драгоценное время. Я все еще использую бесплатный продукт, но подумываю об обновлении, поскольку Calendly делает гораздо больше, чем просто назначает встречи. Инструмент также помогает с рабочим процессом, последующими действиями и многим другим.

И, если вам интересно, Календли говорит, что ваши данные в безопасности(Открывается в новом окне). Он размещает все в американских центрах обработки данных, предоставляемых Google и Amazon Web Services.

Могу ли я порекомендовать Calendly? Да. Я ненавижу назначать встречи, и Calendly работает гладко и просто. Это также помогло мне сэкономить огромное количество времени, позволив ИИ управлять моим расписанием. В конце концов, конечно, я хотел бы клонировать себя, чтобы мой цифровой двойник мог сам проводить собрания.

Похожие записи

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.