Как создавать цифровые семейные документы и управлять ими

В экстренной ситуации последнее, что вам нужно делать, – это искать документы. То же самое можно сказать в моменты сильного стресса или горя. В идеале все важные документы, которые могут вам когда-либо понадобиться, легко найти и легко получить к ним доступ. Как ты это делаешь?

Лучший способ держать важные документы под рукой – отказаться от бумажных документов, оцифровав их, а затем сохранить эти электронные файлы в том месте, откуда их можно будет извлечь с компьютера, планшета или смартфона. Во многих случаях вам также следует сохранять физические копии документов, но это не значит, что вы также не можете сделать цифровую копию. В этом есть много преимуществ.

Во-первых, вы получаете резервную копию, которая невероятно полезна, если что-то случится с оригиналами. Во-вторых, вы можете получить документы в любое время и в любом месте, если у вас есть безопасное интернет-соединение. В-третьих, когда информация оцифрована, вы можете искать ее по ключевым словам, а не копаться в кипах бумаг. Наконец, гораздо проще поделиться электронным файлом с юристом, финансовым консультантом или членом семьи, которому он нужен, чем отправлять факсы или фотокопии.

Какие важные семейные документы вы могли бы захотеть оцифровать? Как лучше всего сканировать и хранить их, чтобы они были в безопасности, их было легко найти и всегда были доступны, когда они вам понадобятся?

Примеры документов для оцифровки

Вам не нужно все оцифровывать. Хотя экономия каждого счета за коммунальные услуги или выписки по кредитной карте может иметь некоторую потенциальную ценность, какова вероятность того, что они вам понадобятся и вы не сможете получить к ним доступ со своего счета в онлайн-банке или поставщика коммунальных услуг?

Вместо этого сосредоточьтесь на документах, на которые вам, вероятно, придется ссылаться в какой-то момент (например, налоговые декларации) или на которые вам действительно будет полезно иметь резервную копию. Вот несколько примеров:

  • Документы, связанные с серьезными изменениями в жизни: свидетельства о рождении; документы об усыновлении; свидетельства о браке, разводе, семейном партнерстве; иммиграционные свидетельства и формы

  • Паспорта, водительские права и удостоверения личности

  • Отчеты о состоянии здоровья, включая записи о вакцинах и иммунизации

  • Записи домашних животных

  • Официальные справки об образовании и свидетельства об окончании

  • Титулы и документы на имущество

  • Договоры аренды и займа

  • Налоговая декларация

На ум могут прийти и семейные фотографии, но для их сканирования и сохранения требуется совершенно другой процесс. Для документа вам не нужно изображение с высоким разрешением, а для фотографий вам нужно. Кроме того, при работе с фотографиями необходимо учитывать цвет, оттенки сепии или оттенки серого, что обычно не является проблемой для стандартных документов.

Если у вас есть исторические семейные документы, которые больше похожи на семейные фотографии, возможно, потому, что они антиквариат или имеют сентиментальную ценность, то вам, вероятно, лучше обращаться с ними как с фотографиями. Для любых документов, которые являются чрезвычайно деликатными или ценными, подумайте о том, чтобы обратиться за помощью к архивисту или прочитать некоторые советы из Национального архива США.

Как оцифровать важные документы

Давайте сначала посмотрим, как отсканировать документ и превратить его в электронный файл.

Вам не нужен настольный сканер для получения результатов профессионального уровня. Все, что вам нужно, – это смартфон с мобильным приложением для сканирования, высококонтрастная поверхность (например, если ваша бумага белая, она должна быть темной) и приличное освещение.

Чтобы отсканировать документ:

  1. Положите бумагу на высококонтрастную поверхность. Убедитесь, что у вас достаточно света. Находиться возле окна при дневном свете очень помогает.

  2. Положите документ ровно. Большинство приложений для сканирования исправляют незначительные дефекты, такие как складки и перевернутые углы, но если вы можете заставить документ лежать ровно, это идеально.

  3. Запустите приложение для сканирования и расположите телефон параллельно документу. Большинство приложений для сканирования имеют автоматическое определение края, если вы приложите разумные усилия, чтобы поместить страницу в рамки экранных руководств.

  4. Большинство приложений сканируют страницу автоматически, но в некоторых случаях вам может потребоваться нажать, чтобы завершить сканирование. Затем приложение предложит вам повторить процесс, если вы хотите добавить больше страниц в тот же файл.

Образец квитанции мобильного сканирования

Многие отличные приложения для сканирования бесплатны или предлагают бесплатный уровень обслуживания. ABBYY FineScanner и Microsoft Office Lens – два отличных примера. В облачное хранилище и приложения для заметок (которые у вас уже могут быть) сканирование документов включено. Это верно, например, для мобильного приложения Dropbox и мобильного приложения Evernote.

Если вам нужна возможность редактировать отсканированные документы, например, чтобы превратить лист бумаги в документ Microsoft Word, вам понадобится приложение для сканирования, которое включает оптическое распознавание текста и преобразование в редактируемый текст.

Где безопасно хранить документы

Вы уже используете облачное хранилище или службу синхронизации файлов, такую ​​как Google Диск или Microsoft OneDrive, для хранения и резервного копирования важных файлов? Тогда, вероятно, имеет смысл использовать тот же сервис для хранения семейных документов.

Нет недостатка в решениях для облачного хранения. Все упомянутые до сих пор варианты – Dropbox, Evernote, Google Drive, OneDrive – идеально подходят. Что наиболее важно, приложения для сканирования, поскольку они очень популярны, часто дают вам возможность экспортировать оцифрованные документы прямо в них; или они предлагают собственную встроенную функцию сканирования.

Какую бы услугу вы ни выбрали, убедитесь, что она зашифровывает ваши данные, и убедитесь, что вы используете уникальный и длинный пароль для учетной записи. В этом отношении ваш лучший друг – менеджер паролей.

Папки с названиями, упорядоченными по годам в окне поиска

Как организовать семейные документы в цифровом формате

В зависимости от объема документов вашей семьи вы можете создать серию папок и подпапок в своей службе хранения для их организации. Однако это может занять много времени, и люди часто начинают идти по одному пути сортировки и систематизации, прежде чем на полпути понимают, что это не сработает.

Итак, быстрый и простой способ сделать это – по годам. Начните с создания 10 папок и назовите их за последние 10 лет. Например, у вас будут папки под названием 2020, 2019, 2018 и так далее. Когда вы дойдете до 11 лет назад, добавьте к имени папки «и старше» (или что-то подобное). Другими словами, ваша самая старая папка будет называться «2010 и старше».

Теперь вы можете отсортировать цифровые документы в папку и примерно знать, где они находятся. Для удостоверений личности используйте год выпуска. Для стенограммы используйте последний год посещения школы. Если у вас слишком много файлов в какой-либо папке, просто создайте подпапку в соответствии с темой, например «Налоговые документы 2020 г.» или «Медицинские записи 2019 г.».

А как насчет названий файлов? Я считаю, что при первом сканировании имеет смысл дать файлу хорошее имя, обычно потому, что я сканирую документ по определенной причине. Если врач просит меня предоставить копию моих записей о вакцинации, я даю этому файлу четкое имя, прежде чем отправлять его.

Если вы сканируете огромные партии документов за раз, сосредоточьтесь на том, чтобы помещать их в нужную папку по годам, и обязательно создавайте подпапки, чтобы помочь вам понять, что у вас есть. Таким образом, вам не придется тратить слишком много времени на переименование файлов, но ваши документы по-прежнему находятся в разумном порядке, когда вам нужно что-то найти.

Помните о своей цели

Всегда помните о цели оцифровки ваших документов. Для очень важных документов целью может быть резервная копия на случай, если что-то случится с оригиналами. Для других типов документов цель может состоять в том, чтобы сделать файлы легкодоступными в следующий раз, когда вам придется отправить их кому-то другому. Помните о своей цели, чтобы помочь вам, когда дело доходит до именования и сортировки файлов, в частности. Помня об этом, вы легко сможете взяться за этот проект и получить отличные результаты.

Дальнейшее чтение

Обзоры цифровой жизни

Цифровая жизнь Лучшие выборы

Похожие записи

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *