Как собирать важные данные с помощью приложений для сканирования и распознавания текста

Приложение для сканирования с оптическим распознаванием символов (OCR) незаменимо для организации. Лучшие приложения для сканирования помогут вам захватить любую информацию, такую ​​как слайды презентации с собрания, заметки на доске, визитные карточки, не говоря уже о важных документах. Они пригодятся и для других целей, от оцифровки бумажных рецептов до сохранения гарантий.

Несколько лет назад мне пришлось получить новый паспорт и в тот же день сдать его на визу. Сразу после того, как я взял паспорт, я подумал: «Мне, наверное, нужно иметь его копию, прежде чем я его передам». Я достал телефон и отсканировал его. Конечно, на получение визы ушло больше двух недель, а тем временем мне понадобились данные моего паспорта для кучи документов. Хорошо, что у меня была разборчивая копия!

Как работают приложения для сканирования?

Когда вы используете мобильное приложение для сканирования, это не сильно отличается от фотографирования. В идеальной обстановке вы воспроизводите документ на контрастном фоне и наводите на него камеру телефона.

Затем приложение для сканирования проведет вас через весь процесс. Обычно вам предлагается выровнять края документа с метками обрезки на экране телефона. Держитесь крепче, но не волнуйтесь. Приложение подстраивается под легкие движения. Сканирование занимает секунду или две. Когда это будет сделано, вы обычно видите предварительный просмотр вашего документа. Затем приложение обычно спрашивает, хотите ли вы добавить дополнительные страницы или начать новое сканирование.

Возможно, вы думаете, что можете вообще пропустить приложение для сканирования и вместо этого сфотографировать любые документы, которые вы хотите сохранить в цифровом виде. Можно, но есть два недостатка. Во-первых, изображение вряд ли будет столь же четким, как сканированное изображение, поэтому вы рискуете получить нечитаемый текст. Во-вторых, вы не можете искать по тексту, что может сильно затруднить поиск того, что вам нужно позже.

Что следует сканировать с помощью приложения для сканирования?

Давайте посмотрим на примеры того, как вы можете использовать приложение для сканирования, чтобы оставаться организованным. После этого я объясню, какие функции вам следует искать в лучших приложениях для сканирования, и назову несколько приложений, в которых они есть.

Визитки

В следующий раз, когда кто-то вручит вам визитную карточку, воспользуйтесь приложением для сканирования, чтобы записать контактную информацию этого человека, а затем верните карточку. Вы покажете, как легко быть безбумажным, а также собирать информацию о них в цифровом формате, чтобы вам не пришлось ничего вводить позже. Некоторые приложения для сканирования могут обнаруживать визитные карточки и создавать новую запись в приложении для контактов. Другие ищут в LinkedIn и предлагают подключиться там.

Доски и презентационные материалы

На собраниях большинство из нас хочет уделять каждому выступающему все свое внимание. Это сложно сделать, если мы смотрим на презентацию или доску, надеясь не пропустить важную деталь. Отличное решение – быстро сканировать слайды или другие материалы по мере их появления, зная, что вы сможете просмотреть их более подробно позже.

Документы для электронной почты или резервного копирования

Хотя многие люди и организации с удовольствием отправляют вам цифровые документы, все еще есть много случаев, когда мы сталкиваемся с бумажными документами. Предположим, ваш банк дает вам важный бумажный документ для подписи, но вы хотите, чтобы ваш юрист сначала его проверил. Это прекрасное время для использования вашего приложения для сканирования. Отсканируйте несколько страниц, чтобы отправить их по электронной почте. Некоторые приложения для сканирования включают в себя инструмент, который также позволяет вам подписывать их цифровой подписью.

Другие важные документы, которые вы, возможно, захотите отсканировать и сделать резервную копию, включают записи о вакцинации, налоговые документы и юридические свидетельства (о рождении, браке, иммиграции и т. Д.).

Что искать в приложении для сканирования

Лучшие приложения для сканирования четко фиксируют ваши документы, обеспечивают возможность поиска по тексту и помогают сохранять готовые файлы в нужных местах. Вот что нужно искать:

Автоматическое определение края

Отличное приложение для сканирования и распознавания текста автоматически находит края ваших документов. Когда вы наводите камеру на бумагу, метки обрезки, которые вы видите на экране, должны самостоятельно искать край документа и подстраиваться под другие размеры. Итак, сканируете ли вы лист бумаги формата А4 или визитку, приложение определит это автоматически.

Параметры сохранения и экспорта

Лучшие приложения для сканирования предоставляют вам варианты того, где вы можете сохранить или экспортировать недавно отсканированные тексты, например, Google Диск, Dropbox или другую службу хранения. Вам не нужно приложение, которое заставляет вас хранить документы в новом месте.

OCR

Я упомянул OCR в начале этой статьи. Когда у вас есть OCR, любые слова, которые вы сканируете, становятся текстом. Вы также можете скопировать и вставить текст или отредактировать его. Допустим, вы просматриваете рецепт и видите опечатку. С действительно хорошим приложением для сканирования и распознавания текста вы сможете исправить опечатку. Некоторые приложения могут преобразовать окончательный текст в знакомый формат обработки текста, например .docx. Другие позволяют изменять текст прямо в приложении, не открывая предварительно документ в текстовом редакторе.

OCR также позволяет выполнять поиск по тексту документов. Это означает, что если вы хотите найти свои записи о прививках, вы можете попробовать поискать по имени своего врача, чтобы найти файл. Вам не нужно помнить, как вы назвали файл. Если вы часто пользуетесь поиском для поиска файлов, то вам определенно понадобится OCR.

Функциональность поиска

Возможно, вы не очень организованы, когда дело доходит до экспорта и сохранения файлов в другом месте. В этом случае вы захотите иметь возможность искать в содержимом приложения сканирования все, что вы когда-то сканировали и теперь вам нужно. В отличном приложении для сканирования будет собственная функция поиска.

Многостраничная поддержка

Действительно хорошие приложения для сканирования могут сканировать несколько страниц подряд. Затем они должны с легкостью объединить все страницы в один PDF-файл. Самые современные приложения для сканирования также корректируют искажение страницы, например, когда вы сканируете страницы из книги и не можете заставить ее лежать ровно.

Цена

Многие из лучших приложений для сканирования и распознавания текста имеют бесплатный уровень обслуживания и платный уровень премиум-класса. OCR иногда считается премиальной функцией. Цены на приложения для сканирования и распознавания текста немного сумасшедшие. Какое-то время вы могли рассчитывать заплатить от 4 до 7 долларов за достойное приложение. Сейчас единовременные платежи в десять раз выше. Хотя цены на подписку более разумные, некоторым людям требуется приложение для сканирования всего несколько раз в год.

Лучшие приложения для сканирования

Теперь, когда вы понимаете, что могут делать приложения для сканирования и почему они могут вам понадобиться, вот некоторые из лучших, которые вы можете найти. Я сосредоточился на приложениях, которые предлагают сканирование и распознавание текста. и сделайте свой текст редактируемым. Есть множество приложений, которые просто сканируют. Evernote Scannable и мобильное приложение Dropbox – два примера. Но они не дают вам окончательного текста, который вы можете скопировать, вставить или отредактировать. Эти приложения делают.

Независимо от того, какое приложение вы выберете, вы обнаружите, что наличие под рукой приложения для сканирования, которому вы доверяете, помогает вам оцифровывать ваши документы и оставаться организованным.

ABBYY FineScanner

Свободный; Pro за 4,99 доллара США в месяц, 19,99 доллара США в год или единовременную плату в размере 59,99 доллара США

ABBYY FineScanner, пожалуй, лучший и самый мощный сканер и приложение OCR для мобильных устройств. Он экспортирует файлы в различные форматы, позволяет сохранять файлы в большинстве основных служб хранения и даже выполняет распознавание текста на более чем 40 языках. Чтобы получить OCR, вам понадобится премиум-аккаунт, который стоит 4,99 доллара в месяц, 19,99 доллара в год или 59,99 доллара за разовую плату.

Доступно на Android, iOS

Microsoft Office Lens (бесплатно в Apple App Store)

Свободный

Microsoft Office Lens – одно из немногих совершенно бесплатных приложений для сканирования. Он немного медленнее и неуклюже, чем другие приложения с обнаружением краев и обрезкой, но выполняет свою работу. В приложении есть специальные режимы для сканирования визиток и доски. Чтобы отредактировать отсканированный текст, вы должны экспортировать текст через Microsoft OneDrive, а затем открыть его в Word.

Доступно на Android, iOS, Windows

Scanbot 9 (7,99 долларов в Scanbot)

Свободный; Pro за 4,49 доллара в первый год, затем за 22,49 доллара в год; или 69,99 долларов США единовременно на iOS

Scanbot – отличное приложение для сканирования и распознавания текста. При этом компания недавно изменила свою модель ценообразования с недорогой разовой платы на годовую подписку или более дорогую единовременную плату (69,99 долларов США). Кроме того, очень сложно отследить цены. В любом случае стоит подумать о версии Pro Scanbot, если вам нужно быстрое и точное приложение для сканирования практически любого типа документа. Он имеет хорошие инструменты цветокоррекции и оптимизации, а также другие функции сканирования, такие как считыватель QR-кода и сканер штрих-кода. Вы также можете использовать его для подписи документов, используя только палец и телефон или планшет.

Доступно на Android и iOS