Как избавиться от электронной почты с помощью правильного программного обеспечения для управления проектами

Электронная почта увеличивает стресс, создает ненужную работу и заставляет людей чувствовать себя перегруженными. В этих условиях никто не может быть лучшей версией себя на работе. В последние несколько лет организации начали отходить от электронной почты в пользу приложений для обмена сообщениями в команде, таких как Slack и другие инструменты для общения на рабочем месте. Выбор подходящего инструмента или набора инструментов влияет на то, сможет ли ваша команда отказаться от своих традиционных почтовых ящиков. Для многих команд программное обеспечение для управления проектами должно быть частью решения.

Что такое программное обеспечение для управления проектами?

Программное обеспечение для управления проектами, также называемое приложениями для управления проектами, представляет собой онлайн-инструменты, которые группы используют для отслеживания работы. В самом широком смысле приложение для управления проектами может быть чем угодно, от сложного программного обеспечения для управления работой, такого как Microsoft Project, до базового приложения для выполнения задач. Самые мощные приложения включают в себя другие бизнес-инструменты для управления ресурсами, отслеживания времени, затраченного на выполнение задачи, или даже выставления счетов.

Мы часто выделяем разные типы инструментов для совместной работы из приложений для управления проектами, чтобы было проще рекомендовать подходящее приложение для правильной цели. Тем не менее, эти две категории и несколько других (например, приложения канбан-доски и приложения для управления работой) существенно перекрываются. Поэтому, хотя я иногда утверждаю, что такие приложения, как Asana, Trello, Airtable и Basecamp, строго приложения для управления проектами, мы можем включить их сюда.

Что вы делаете в программном обеспечении для управления проектами?

Каждое приложение для управления проектами немного отличается, но большинство из них позволяет вам видеть различные аспекты работы вашей команды, не требуя от вас спрашивать о них своих коллег.

Когда вы входите в систему, вы видите все задачи, которые ваша команда должна выполнить, и сроки. Вы видите, кто был назначен для выполнения какой задачи, если и когда они ее выполнили, и были ли у них какие-либо комментарии по этому поводу. Если один из ваших коллег неожиданно отсутствует, вы можете войти в приложение для управления проектами и проверить, не назначено ли им сегодня что-нибудь срочное, что должен поднять другой член команды. Если вы в настоящее время используете электронную почту, чтобы сообщить кому-либо о том, что задача выполнена, задать вопросы о задаче или отправить что-то на утверждение, вам, вероятно, будет полезно приложение для управления проектами.

Это еще не все. Когда вы и ваши коллеги используете приложение для управления проектами, оно ведет учет выполненной работы. Сколько задач было выполнено вовремя? Ожидается ли завершение проекта в целом к установленному сроку? Надежные приложения для управления проектами поставляются со всеми видами диаграмм и графиков, которые помогут вам следить за подобными вещами. Таким образом, если проект начинает срываться, вы можете обнаружить это на ранней стадии и поработать над его предотвращением. Но не будем отвлекаться. Давайте остановимся на том, как приложения для управления проектами помогают людям общаться.

Чем занимается менеджер проекта?

Проект – это серия задач. Менеджер проекта – это человек, который знает, что это за задачи, или, по крайней мере, контролирует их. Иногда менеджер проекта распределяет задачи или складывает их в пул, на который люди могут претендовать. Затем менеджер проекта следит за задачами и людьми, которые их выполняют, пока они не будут выполнены.

Не в каждой команде есть менеджер проекта как таковой, но в большинстве есть кто-то, кто за это отвечает. Это может быть владелец бизнеса, менеджер или руководитель группы. Кто бы ни был вашим ответственным лицом или лицом, принимающим повседневные решения, это ваш руководитель проекта.

Почему электронная почта вредна для проектов

Электронная почта – это электронная почта, что, как я знаю, кажется очевидным, но оставайтесь со мной здесь. Почта – ужасное средство для распределения работы. Представьте, что ваши задания приходили вам по обычной почте. Это почти смешно. Тем не менее электронная почта не сильно отличается от обычной почты, за исключением того, что она быстрее.

Подумайте о том, какая электронная почта дает:

асинхронная связь с бумажным следом
доставка документов

А теперь подумайте, что нужно знать менеджеру проекта, когда он управляет рядом задач:

кто доступен
сколько работы в настоящее время поручил им каждый работник и когда это необходимо
ход уже назначенной работы (например, «Джону назначены две задачи, и обе выполнены на 90 процентов»)
календарь сроков
возможность расставлять приоритеты и изменять приоритеты задач в зависимости от потребностей проекта

Выполнять такую работу по почте – смехотворно.

Что еще более важно, то, как большинство офисных работников используют электронную почту, мешают. Когда новые сообщения электронной почты приходят со звуками или всплывающими уведомлениями, сотрудники обычно проверяют, не является ли входящее сообщение срочным. Затем они возвращаются к тому, что мы делали, до следующего прерывания. Люди делают это весь день, проверяя и сканируя свою электронную почту. Несколько исследований показывают, что использование электронной почты занимает около 30 процентов рабочего дня интеллектуального работника, и это время распределяется равномерно в течение дня, а не отдельными частями. Другими словами, электронная почта постоянно прерывает нас.

Перебои обычно имеют чистый отрицательный эффект, хотя это может быть не так, как вы предполагаете. Из-за перерывов люди чувствуют себя более напряженными и испытывают большую нагрузку, чем на самом деле. Люди также чувствуют большее разочарование и нехватку времени.

То, как люди взаимодействуют с электронной почтой, также приводит к потере времени. Мы теряем время, когда нам приходится перечитывать то же письмо, которое мы сканировали ранее днем, потому что мы забыли, что в нем говорилось. Если вы забыли дату ключевого результата, его извлечение из электронной почты потребует времени. А что, если электронное письмо, которое вы откопали, было старым и с тех пор дата сдвинута на неделю вперед?

Это все означает, что электронная почта не предназначена для управления задачами. Это неподходящий инструмент для этой работы.

Общение со службой управления проектами

Управление проектами включает в себя манипулирование людьми и ресурсами, бдительное наблюдение за временем и перераспределение или изменение приоритетов задач по мере изменения ситуации. Программное обеспечение для управления проектами было разработано для решения тех и других проблем, которые обычно возникают в ходе проекта.

Каково общаться в приложении для управления проектами по сравнению с электронной почтой? Это как разница между тем, чтобы увидеть что-то своими глазами и прочитать его описание. В первом сценарии у вас есть контроль над тем, что вы хотите увидеть и когда. Во втором случае вы полагаетесь на других людей, которые напечатают сообщения о том, что Oни думайте – это самое важное – или, что еще хуже, то, что, по их мнению, вы хотите услышать.

В разных приложениях для управления проектами есть разные инструменты для общения. Например, почти все они поддерживают @ упоминания. Поскольку Slack и другие командные приложения для обмена сообщениями стали настолько популярными, вы часто можете подключить их к своему приложению для управления проектами, тем самым упростив общение в одном месте. Если у вас еще нет приложения для командного чата, вы можете пропустить его и вместо этого искать приложение для управления проектами, которое включает в себя окно чата в приложении. Zoho Projects и ProofHub предлагают это.

Допустим, в рассматриваемом проекте много визуальных элементов, и команде, работающей над ним, необходимо их обсудить. Ваша жизнь станет намного проще, если у вас есть инструменты разметки изображений в приложении для управления проектами. Таким образом, вы можете делать электронные каракули на изображении и прикреплять комментарии, что упростит всем членам вашей команды возможность как давать, так и понимать отзывы. Volerro – один из примеров приложения для управления проектами с инструментами разметки.

Как уже упоминалось, приложения для управления проектами обрабатывают все основные вещи, которые вам нужно отслеживать и отслеживать, например задачи, сроки, прогресс и исполнителей. Вся эта информация видна тем, кто в ней нуждается. В этом смысле меньше нужно общаться по таким вопросам. Вам никогда не нужно писать кому-то по электронной почте и проверять полдюжины людей, чтобы узнать, почти выполнили ли они задачу, когда вы можете войти в систему и увидеть, что она отмечена как выполненная на 75%. Многие вещи, которые требуют от вас чтения между строк при использовании электронной почты для управления задачами, внезапно становятся кристально ясными, когда вы используете программное обеспечение для управления проектами.

Меньше времени на электронную почту – больше времени на работу

Преимущества получения команды от электронной почты и использования приложения для управления проектами для общения могут быть огромными. Одно только сокращение электронной почты обязательно сделает всех счастливыми, но это бледнеет по сравнению с дополнительной ценностью, заключающейся в большей прозрачности того, кто что делает, что еще они делают, а также статуса каждой задачи. Это значительно упрощает получение точной информации во время работы, чтобы лица, принимающие решения, могли принимать правильные решения.

Более конкретные советы по работе с приложением для управления проектами см. В разделах «7 способов упростить управление проектами в проектах совместной работы» и «5 функций проектов Zoho для организации вашего бизнеса».