Как использовать Microsoft Teams более продуктивно

Microsoft Teams может быть важным инструментом для работы из дома. Однако насколько хорошо он работает для вас, зависит от того, сколько ключевых функций вы знаете и используете, а также от того, сколько уловок вы знаете, чтобы ориентироваться в этом огромном инструменте и поддерживать его в порядке.

Что такое Microsoft Teams?

Microsoft Teams – одно из наиболее широко используемых приложений для обмена сообщениями и видеоконференцсвязи, позволяющее группам людей общаться друг с другом с помощью группового текстового чата, текстового чата один на один, видеозвонков и обмена файлами. В Teams вы можете совместно создавать вики для проекта или отдела, а также подключаться к другим приложениям Microsoft. Любой желающий может использовать Microsoft Teams бесплатно. Узнать, как использовать основные функции приложения, например, как присоединиться к каналу и оставить комментарий, довольно легко, особенно потому, что вы получаете краткие руководства при первом использовании Team.

Вместо этого посмотрим, что менее очевидно. Далее следует сборник из десяти простых мощных приемов и советов, которые помогут вам оставаться организованным, держать ключевые инструменты под рукой, отключать некоторые уведомления, чтобы не отвлекаться, и в целом более продуктивно работать с этим приложением. Чтобы узнать больше о Microsoft Teams, прочитайте, чем он отличается от Slack, а также об альтернативах этим двум популярным приложениям для обмена сообщениями.

1. Настройте уведомления на уровне приложения.

Уведомления из приложений для командного чата помогут вам оставаться в курсе важных разговоров, но несущественные могут отвлекать вас. Вот почему так важно настраивать уведомления. В Teams вы можете сделать это на уровне приложения, уровня канала и уровня разговора.

На уровне приложения вы можете настроить уведомления для упоминаний, сообщений и других изменений в учетной записи, например, когда кто-то присоединяется или уходит. Единственное, что вы не можете полностью отключить – это @mentions.

Чтобы попасть туда, щелкните значок своего профиля в правом верхнем углу, выберите «Настройки», а затем выберите «Уведомления».

2. Настройте уведомления на уровне канала.

На уровне канала вы можете настроить уведомления для всех новых сообщений, всех ответов и упоминаний канала, то есть когда кто-то отмечает канал, чтобы говорить об этом. Может быть полезно отключить (установить в положение «Выкл.») Любые каналы, к которым вы присоединились для развлечения и общения, или любые каналы, которые вы смотрите или слушаете пассивно. Даже после того, как вы отключите уведомления канала, название канала будет по-прежнему выделено жирным шрифтом при появлении новой активности, давая вам знать, что вы можете зайти и наверстать упущенное, но только тогда, когда вам подходит время.

Чтобы попасть туда, наведите указатель мыши на название канала, пока не появятся три точки. Щелкните точки и выберите Уведомления канала.

3. Настройте уведомления на уровне разговора.

На уровне разговора (также называемом потоком) вы можете полностью отключить уведомления, что полезно, когда поток выходит из строя.

Чтобы попасть туда, наведите указатель мыши на верхний правый угол исходного сообщения, пока не увидите строку реакджи и три точки. Щелкните три точки и выберите Отключить уведомления. Даже если уведомления отключены, вы все равно получите уведомление, если кто-то @ упомянет вас.

4. Отправьте приватный чат, не покидая канал

Microsoft Teams разделяет каналы и чаты друг от друга. Это бесполезно, когда вам нужно быстро отправить кому-то личное сообщение, пока вы находитесь в гуще разговора на канале. Однако есть способ сделать это.

Щелкните профиль человека, которому вы хотите отправить сообщение. Всплывает окно с несколькими вариантами связи, включая поле сообщения, которое является не чем иным, как быстрым способом отправить чат.

5. Превратите чат в аудио- или видеозвонок.

Microsoft Teams имеет встроенные функции аудио- и видеозвонков. Это означает, что вы можете превратить любой чат с коллегой в телефонный звонок или видеозвонок, используя динамики, микрофон и камеру вашего компьютера. Есть несколько способов позвонить своим коллегам, в том числе щелкнуть изображение профиля пользователя и выбрать значок звонка (см. Изображение в предыдущем совете). Другой способ – переключиться с приватного чата на звонок. Этот вариант удобен, когда текстовый чат не так эффективен, как хотелось бы.

В чате просто щелкните значок видеокамеры или значок телефона в правом верхнем углу. Приложение автоматически наберет номер человека или людей в чате.

6. Поделитесь своим экраном

Когда вы физически делите офисное пространство с другими, легко попросить коллегу взглянуть через ваше плечо на кого-то на экране. В удаленной рабочей среде почти так же легко показать свой экран коллегам. С Microsoft Teams вы можете сделать это, позвонив кому-нибудь, а затем включив совместное использование экрана.

Как только вы начнете звонок, щелкните опцию совместного использования экрана в нижней части окна. Обратите внимание, что администратор учетной записи должен разрешить совместное использование экрана, чтобы это работало.

7. Добавьте виртуальный фон для видеозвонков

Возможно, вы видели все забавные фоновые изображения, которые люди добавляли к собраниям Zoomvirtual. Microsoft Teams также позволяет выбрать фоновое изображение для видеозвонков, но не дает простого способа создать собственное изображение. Однако это не означает, что это невозможно, и Лэнс Уитни покажет вам, как это сделать в своем руководстве.

Краткая версия его инструкций – перетащить изображение, которое вы хотите использовать, в папку, которую Microsoft Teams использует для параметров фонового изображения.

8. Приведите в порядок панель каналов.

Чем больше команд и каналов в вашем аккаунте, тем более беспорядочным и неорганизованным выглядит левая часть вашего приложения. Давайте рассмотрим несколько ключевых способов навести порядок на панели каналов.

Сначала прикрепите каналы, которые вы используете чаще всего, к верхней части этой области. Наведите указатель мыши на название канала, пока не увидите три точки. Щелкните точки и выберите Закрепить.

Во-вторых, вы можете расширять и сворачивать команды по мере необходимости. Чем больше команд вы сверните, тем более организованной будет казаться ваша панель каналов.

В-третьих, вы можете переупорядочивать команды, перетаскивая их, позволяя расположить более важные команды выше.

Наконец, внутри любой команды вы можете скрыть каналы, которые не очень важны для вас, за исключением общего канала для каждой команды. Вы не можете избавиться от этого. Чтобы скрыть канал, наведите указатель мыши на его имя, пока не увидите три точки. Щелкните точки и выберите Скрыть. После того, как вы скроете каналы, вы все равно сможете легко получить к ним доступ, перейдя в конец списка каналов для этой команды, где приложение сообщает вам, сколько каналов вы скрыли для выбранной команды.

9. Попробуйте / Команды

Панель поиска в верхней части окна Microsoft Teams служит местом для ввода команд. Команды позволяют перемещаться по приложению быстрее и эффективнее. Если вы не очень разбираетесь в технологиях, команды могут показаться сложными, но здесь это не так.

Попробуйте ввести одинарную косую черту (/) в строку поиска. Появится список возможных команд, а это значит, что вам не нужно их запоминать. Кроме того, приложение помогает выполнить команду. Например, если вы вводите / chat, приложение автоматически предоставляет вам поля для ввода имени человека, которому вы хотите отправить сообщение, и текстовое поле для его написания.

Две другие удобные команды: / dnd переводят вашу учетную запись в режим «не беспокоить»; и /, который открывает список сочетаний клавиш для большего количества способов более эффективной навигации по приложению.

10. Добавьте специальные вкладки в свой канал.

У каждого канала есть ряд вкладок вверху. По умолчанию вы увидите сообщения, файлы и вики. Вы можете добавить специальные вкладки, уникальные для каждого канала. Вкладки могут быть веб-сайтами, конкретными файлами, на которые нужно ссылаться, и даже информацией из других приложений, таких как Trello или Zendesk.

Чтобы добавить вкладку, щелкните + в области вкладок, и список параметров покажет вам, какой контент вы можете добавить.