Эта встреча должна была быть электронной почтой: 5 шагов для улучшения общения на рабочем месте

Эта встреча должна была быть электронной почтой. Это письмо должно было быть сообщением Slack. Это сообщение в Slack должно было быть личным обсуждением или видеозвонком. То, как мы общаемся, и метод, который мы выбираем, могут иметь решающее значение для результата. Рабочие уже давно разочарованы, когда способ коммуникации не подходит для сообщения, потому что он неэффективен, снижает производительность или тратит время людей.

Чему мы можем научиться у полностью удаленных организаций?

Я пишу на эту тему уже много лет, совсем недавно в своей книге Полное руководство по удаленной работе(откроется в новом окне). Удаленные организации обязательно должны больше думать об общении на рабочем месте, чем организации, работающие лично. Почему? Им нужно подумать о том, как они общаются, потому что у них нет таких же возможностей, как у личных команд. Удаленные организации, которые, как правило, моложе, также обычно не имеют того же культурного багажа, что и более старые организации. Более старые организации, скорее всего, будут настроены по-своему. Классический пример — компания, культура которой придает слишком большое значение личным встречам. Люди считают, что личная встреча — лучший способ, например, начать проект или регулярно связываться с командой просто потому, что это единственный способ, которым они когда-либо что-то делали. В конце концов, это создает ожидание, что личные встречи играют решающую роль в этом процессе.

Напротив, удаленным организациям приходится переосмысливать способы ведения бизнеса. Их лидеры с меньшей вероятностью предполагают, что собрание обладает магической силой, и они с большей вероятностью будут готовы попробовать новые способы общения, которые в конечном итоге будут лучше для сообщения.

Итак, чему мы можем научиться на удаленной работе, чтобы сделать все общение на рабочем месте лучше?

1. Начните с вопроса: «Какова цель?»

Прежде чем назначить следующую встречу или написать следующее письмо, остановитесь и спросите себя, какова цель. Что вам нужно сделать? Ты:

Вместо того, чтобы думать о том, что вам нужно сказатьпонять, что вы хотите случаться.

2. Узнайте все ваши варианты

Если ваши любимые формы общения на рабочем месте — это встречи, электронная почта и личные беседы, пришло время расправить крылья и узнать, какие еще варианты есть в вашем распоряжении.

Каждый метод коммуникации имеет сильные и слабые стороны. Хитрость заключается в том, чтобы выбрать тот, который лучше всего соответствует тому, чего вы хотите достичь.

Приложения для обмена командными сообщениями, такие как Slack и Microsoft Teams, отлично подходят для доставки коротких и прямых фрагментов информации. Они также очень удобны для опроса вашей команды, если вы хотите узнать лучшее время для проведения собрания или оставить отзыв о ваших процессах. Регулярный опрос коллег — это форма общения, которая может способствовать более открытой обратной связи, делая ее неотъемлемой частью повседневной работы.

Большинство людей уже знают, что они могут использовать аудио- и видеозвонки для общения, поэтому теперь добавьте к этому совместный доступ к экрану и включение интерактивной доски. Некоторые доски поставляются с инструментами для видеоконференций, в то время как другие, такие как Miro, работают независимо.

И это повышает возможность использования онлайн-доски для общения и совместной работы без видеозвонка. Точно так же для некоторых видов мозгового штурма вполне подойдет простой общий документ, такой как Google Doc. Если, к примеру, нет смысла участвовать в телефонном разговоре одновременно с коллегами для проведения мозгового штурма, просто дайте людям провести мозговой штурм в свободное от работы время. Это дает им больше времени для обдумывания своих идей и позволяет им работать над этими идеями, когда им это удобно, а не всякий раз, когда собрание проводится произвольно.

Вы также можете комбинировать варианты. Дайте людям общий документ или доску, где они могут перечислить свои идеи, а затем через несколько дней проведите гораздо более короткую встречу, чтобы обсудить идеи.

3. Выберите правильный формат

Как только вы поймете, чего хотите, используйте эту информацию, чтобы выбрать правильную форму общения. Если вы предоставляете простую информацию, вам не нужно, чтобы люди были вместе в режиме реального времени, поэтому не проводите собрания. Вместо этого подумайте о том, чтобы написать электронное письмо и потратить время на его пересмотр, чтобы оно было ясным. Электронные письма полезны для более длинных сообщений, на которые людям может понадобиться ссылаться несколько раз. Если информация не длинная, подумайте о том, чтобы опубликовать сообщение в приложении для командных сообщений. Или, может быть, будет лучше использовать серию сообщений, чтобы вы могли повторить информацию и убедиться, что все видят и слышат ее более одного раза.

Другим примером может быть обратная связь. Если у вас есть жесткая конструктивная обратная связь, вы должны поговорить с глазу на глаз, даже если это будет виртуально, потому что другому человеку нужна возможность задать вопросы и получить ясность. И они заслуживают достоинства слышать слова от человека с неповрежденным языком тела и тоном голоса. При обратной связи вы также должны учитывать время и пространство другого человека. Если вы знаете, что у вас будет тяжелый разговор, вы хотите сделать это в месте, где человек может комфортно отреагировать, а не в общественном месте, где есть другие люди.

4. Будьте откровенны с людьми, получающими сообщение

Принцип удаленной работы заключается в том, чтобы как можно больше общаться. Повторяйте себя. Признайте хорошо выполненную работу. Подробно излагайте детали новых процедур.

Рекомендовано нашими редакторами

Во всех видах общения на рабочем месте мы всегда можем быть более откровенными, что является еще одним способом чрезмерного общения. «Я делюсь этой информацией, потому что…» «Мы собрались для того, чтобы каждый мог задавать вопросы».

Честно говоря, иногда это похоже на выдергивание зубов, чтобы заставить людей быть откровенными. Сколько людей Все еще создавать приглашения на встречи без какой-либо повестки дня? Но это не должно быть тяжело. Просто скажите людям, чего вы хотите достичь (помните шаг 1, какова цель?). Если вы проясните свою цель, другие люди смогут выполнить свою часть работы намного лучше.

Вот еще одна причина, по которой откровенность имеет значение: когда все понимают цель и обоснование, вы увеличиваете свои шансы получить их поддержку. Если вы хорошо обосноваете, почему вы проводите собрание, а не отправляете электронное письмо, люди с большей вероятностью согласятся с вашим решением и поддержат его.

5. Будьте открыты для изменений

Как вы узнаете, сработал ли выбранный вами способ общения? Спросить! Еще раз, чрезмерно общайтесь и будьте откровенны, спрашивая людей об их честном мнении. — Этот способ мозгового штурма сработал для вас? «Должна ли эта встреча быть электронной почтой?» Или лучше: «Была ли эта встреча эффективной, или как, по вашему мнению, мы могли бы достичь того же или лучшего результата более эффективным способом?»

Будьте открыты для внесения корректировок, но также не отказывайтесь слишком быстро от новых для вас методов общения, если они поначалу чувствуют себя некомфортно. Выясните, какую ценность они имеют и когда лучше выбрать их, а не другой метод.

Чтобы получить дополнительные советы по работе, прочитайте эти 15 способов сделать собрания более доступными и 20 советов по удаленной работе.

Похожие записи

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.