Быстрая очистка файлов: организуйте свое онлайн-хранилище с помощью этих 7 простых шагов

Насколько вы полагаетесь на поиск нужных файлов и папок? Я встречал много оптимистичных людей, которые верят, что поиск достаточно хорош, чтобы всегда получать нужные файлы за считанные секунды. Оптимизм угасает через несколько лет, когда люди накапливают больше цифровых вещей, чем их разум может запомнить. Итак, позвольте мне поделиться с вами самым простым и эффективным способом быстрой очистки ваших файлов.

Об этой стратегии я писал много раз. Он работает для очистки вашего онлайн-хранилища, а также для очистки учетных записей электронной почты, локального хранилища и даже бумажных файлов, таких как семейные документы (которые вы также должны оцифровать). Я надежно использовал его почти два десятилетия, и он никогда меня не подводил.

В конце статьи у меня есть несколько слов о том, что заставляет эту систему работать. Но позвольте мне перейти к делу и показать вам, что это такое и как это сделать.

1. Создайте папку и назовите ее для текущего года.

Сначала создайте папку и назовите ее «2022» или любой другой текущий год. Эта папка должна находиться на самом верхнем уровне организации. Например, в Dropbox поместите эту новую папку прямо в папку Dropbox. В GoogleDrive поместите его в Мой диск. В OneDrive поместите его в Мои файлы.

Для этого метода организации OneDrive, пожалуй, самая громоздкая система для работы, но у меня есть несколько дополнительных советов для пользователей OneDrive, которые я расскажу в конце. Точно так же пользователи Google Диска обнаружат, что им нужно несколько уникальных указателей, связанных с очисткой файлов, которыми с ними поделились. Я коснусь и этих моментов чуть позже.

2. Создайте папку и назовите ее «_Inbox».

Создайте вторую папку и назовите ее «_Inbox». Поместите эту новую папку на тот же уровень, что и ваша папка 2022, чтобы они отображались рядом друг с другом. Подчеркивание приводит к тому, что папка отображается вверху списка, когда папки отсортированы по алфавиту.

(Фото: PCMag)

3. Переместите активные и последние файлы в папки, которые вы только что создали

Следующим шагом является определение ваших активных файлов, то есть файлов, которые вы открываете или над которыми работаете не реже одного раза в месяц. Поместите эти файлы в папку _Inbox.

Определите другие файлы, над которыми вы работали в этом году, и переместите их в папку текущего года. Некоторые яркие примеры — это фотографии, которые вы сделали в 2022 году. Выберите их все и переместите в папку 2022 года.

Причина выполнения этих шагов (сортировка файлов в папке _Inbox и 2022) одновременно заключается в том, что вы неизменно найдете некоторые файлы, которые не подходят ни к одной из категорий. Например, у вас могут быть цифровые копии вашей налоговой декларации после подачи налоговой декларации, которые должны быть помещены в папку 2022, но вам может потребоваться снова обратиться к этим файлам до конца года, и в этом случае они принадлежат папке _Inbox. .

Не беспокойтесь об этом слишком сильно. Примите решение и не раздумывайте. Используя эту систему, вы уже сократили количество мест, где может находиться файл, до двух. Это очень хорошо.

4. Сделайте папки для других лет

Следующим шагом будет создание нескольких дополнительных папок года, таких как 2021, 2020, 2019 и так далее.

Как далеко назад вы должны вернуться? В зависимости от того, сколько файлов у вас есть в вашей онлайн-системе хранения, вы можете остановиться через несколько лет, а затем создать папку с именем, например, «2015 и старше». Например, моя самая старая папка называется «2005-OLDER».

Не называйте его «Старше 2015 года». Вместо этого оставьте год в начале имени, чтобы все ваши папки отображались в хронологическом порядке при сортировке по алфавиту.

5. Переместите старые файлы в соответствующие папки

С этого момента довольно легко отсортировать все ваши файлы по дате и переместить их в папку соответствующего года. Опять же, не переусердствуйте, если у вас есть файлы, которые потенциально могут находиться в нескольких папках. Просто поместите их в папку на данный момент. Вы можете настроить его позже.

6. Организуйте на один уровень глубже с помощью подпапок

Вы вполне можете остановиться здесь, если хотите, теперь, когда ваши файлы, по крайней мере, разделены на папки по годам. Или вы можете организовать один слой глубже с несколькими подпапками.

В любой папке года вы можете создать несколько подпапок с понятными именами. Некоторые примеры:

Обратите внимание, что для каждой подпапки я также включаю год в название. Это сделано для того, чтобы, если вы случайно переместите подпапку не в то место, это сразу стало заметно, и это легко исправить.

7. Переместите файлы в соответствующую подпапку

Теперь все, что вам нужно сделать, это переместить файлы в соответствующие подпапки. Вы можете сделать этот шаг сразу или сохранить его, когда у вас будет больше времени. Не обязательно перемещать файлы во вложенные папки, но в зависимости от того, сколько файлов у вас есть в любом месте, это может сделать ваши файлы более организованными.

И в этом суть!

Ранее я намекнул, что Microsoft OneDrive создает некоторые проблемы при использовании этой системы организации файлов и папок. Проблема в том, что Microsoft по умолчанию помещает файлы в папки, в зависимости от того, какое приложение вы использовали для создания файла. Например, большое количество ваших файлов уже может находиться в папках «Документы», «Мое хранилище» и «Изображения».

Вот что я рекомендую в таком случае:

Рекомендовано нашими редакторами

• Просто создайте папки года в подпапках

• Пока не делать папку на текущий год

• Не создавайте папку _Inbox

• Переместите все файлы, с которыми вы более или менее закончили, в соответствующую папку года.

• Храните все свои активные файлы в родительской папке, прямо там, где они находятся.

Через несколько месяцев, когда мы с комфортом окажемся в 2023 году или позже, вы можете создать папку 2022 года и переместить в нее несколько файлов. На данный момент наименее запутанным методом является хранение ваших активных файлов там, где они есть, а остальных спрячьте там, где их будет легко найти.

Также ознакомьтесь с нашими советами о том, как управлять фотографиями в OneDrive и как управлять, синхронизировать и обмениваться файлами в OneDrive.

Если вы используете Google Диск, все шаги, которые я изначально описал, работают отлично. Но у вас, вероятно, есть другая проблема: куча файлов, которыми с вами поделились другие люди.

Если вы когда-нибудь попытаетесь освободить место на Google Диске, вы наверняка столкнетесь с файлами, которыми с вами поделились, потому что они часто неожиданно занимают много места, что делает их легкими для удаления.

Как вы должны организовать те, которые вы хотите сохранить?

• Перейти к Поделился со мной

• Просмотрите беспорядок файлов и выберите один (или несколько), которые вы хотите удалить, а не систематизировать

• Щелкните правой кнопкой мыши и выберите Удалять

• Для любого файла, который вы хотите сохранить и упорядочить, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите либо Добавить ярлык на Диск или же Сделать копиюи выберите папку, в которой вы должны сохранить его

(Фото: PCMag)

Почему эта система работает?

Почему эта система работает? Во-первых, вы не ошибетесь с годами. Каждый файл был либо создан, либо активен в течение определенного года, а если нет, вы всегда можете разместить его в своем почтовом ящике.. Вы даже можете создать подпапку в папке «Входящие» для более конкретных вечнозеленых документов, таких как:

То же самое касается создания подпапок в папках вашего года, как уже упоминалось. Идите вперед и создайте подпапки, о которых я упоминал ранее, для фотографий, налогов, рабочих файлов и всего остального, что имеет смысл для вас.

Еще одна причина, по которой эта система настолько эффективна, заключается в том, что вам не нужно много думать, чтобы начать работу. Вам не нужно принимать много решений о том, что и куда следует класть или какие имена папок выбрать. Эти решения уже приняты за вас. И вы можете добавлять в систему понемногу, создавая дополнительные подпапки по мере необходимости. Например, в папке «Фотографии 2022 года» у вас могут быть фотографии «Свадьба Мэг 2022» и «Фотографии Дэвида с выпускного 2022».

Очистите свою беспорядочную цифровую жизнь понемногу

Одна из самых важных идей, которой я делюсь с людьми, когда они очищают свои файлы, заключается в том, чтобы не беспокоиться о том, чтобы заняться всем сразу. Когда вы делаете годовые папки для организации своего онлайн-хранилища, вы сразу же получаете систему, которую вы можете быстро внедрить и которая сразу дает вам большую прибыль. Когда дело доходит до дальнейшей организации вашей системы, нет необходимости делать это сейчас. Вы можете не торопиться и делать это понемногу.

Чтобы получить дополнительные советы по очистке своей цифровой жизни, узнайте несколько советов по организации кабелей и шнуров, освобождению места на iPhone или iPad и очистке места на диске в Windows.