Будьте организованы: какой лучший инструмент для организации растущего бизнеса?

«Какой инструмент поможет мне лучше управлять своим растущим бизнесом?» Читатель по имени Рафаэль написал мне в прошлом месяце, чтобы задать этот вопрос. Он читал о некоторых из лучших инструментов управления проектами, программном обеспечении для управления работой, коммуникационных программах и всех тех других приложениях для повышения производительности, которые должны были сделать бизнес-бум. Но он не мог понять, какой из них лучше всего подходит для управления его работой.

«Я только начал работать в небольшой инвестиционной компании в сфере недвижимости, – писал он, – и им действительно, очень нужна помощь в автоматизации своих процессов. Они управляют вещами в основном по электронной почте (ах!), И с планами по расширению это не масштабируемая структура. на этом этапе. Я думал об использовании Asana или Teamwork Projects для оптимизации операций и хотел, чтобы вы внесли свой вклад. Чтобы дать вам некоторое представление, команда состоит из пяти внутренних сотрудников, которые работают с инвесторами над покупкой и продажей недвижимости ».

Рафаэль далее объяснил, что он думает о каждой собственности как о «проекте» и хотел бы иметь возможность создать список задач для каждой из них, которые будут при необходимости назначены сотрудникам. Организации одновременно управляют от 150 до 200 «проектов». И время от времени внешние игроки нуждаются в понимании этого процесса.

Он также сказал, что гибкость и командное взаимодействие имеют первостепенное значение, как и во многих компаниях. Но он, похоже, был настроен использовать либо Asana, либо Teamwork Projects. Вот мой ответ:

Колода карт против настольной игры

Думайте об Асане как о колоде карт, а о совместных проектах как о настольной игре. С помощью колоды карт вы можете играть в игру, созданную кем-то другим, или придумать свою собственную игру. В настольной игре есть правила, и вы можете изменить их, если хотите, но в целом настольная игра предназначена для того, чтобы в нее можно было играть, придерживаясь правил.

По моему опыту, Asana требует времени для правильной реализации, но в конечном итоге вы можете использовать ее как хотите. Первые несколько дней будут действительно запутанными для всех, кто учится пользоваться системой. Причина в том, что вашей команде нужно будет установить правила его использования. Не существует правильного или неправильного способа использования асан.

Надеюсь, через несколько недель пять сотрудников будут в команде, и они, вероятно, начнут корректировать свои правила на этом этапе. Асана требует проб и ошибок. Также требуется прочная командная коммуникация, чтобы гарантировать, что все используют инструмент одинаково.

Теперь поговорим о проектах совместной работы. Вашей команде потребуется некоторое время, чтобы привыкнуть и к проектам совместной работы, но по другой причине. Люди будут изучать все функции и вводить задачи впервые. Скорее всего, ваша команда создаст набор шаблонов, которые они смогут повторно использовать при следующей продаже или покупке. Но с Teamwork Projects ключевым моментом является то, что вы будете обрабатывать каждую покупку или продажу недвижимости как проект.

У проектов всегда есть даты окончания, и в вашем случае это дата закрытия. У них обычно есть вехи, например, заключение контракта или перевод денег на условное депонирование. А для проектов важны даты этих сроков и этапов. Я понятия не имею, важны ли сроки для вашей команды или нет. Ваша команда говорит что-то вроде: «Давайте купим эту недвижимость до 1 октября» или просто «Давайте купим эту недвижимость», не зная, сколько времени это займет? Если у вас есть фиксированные сроки, возможно, лучше подойдут проекты для совместной работы.

Инструменты управления проектами, такие как Teamwork Projects, позволяют создавать зависимости между задачами, так что одна задача не может выполняться, пока не будут выполнены все зависимые задачи. Например, если вы не можете заключить контракт до завершения проверки, это можно настроить в Teamwork Projects. С Asana ваша команда может выбрать игру по этому правилу, но это не будет частью самой системы. Вы можете использовать оба инструмента бесплатно, чтобы понять, как они работают, а затем перейти на платную учетную запись, в которой будет больше функций.

Несколько недель спустя я связался с Рафаэлем, чтобы узнать, принял ли он решение и как инструмент работает в его команде. Он решил попробовать «Проекты совместной работы». По его словам, преимуществом была возможность создавать зависимости между задачами. Как и ожидалось, настройка заняла некоторое время, но у Рафаэля были и отличные новости:

“Следует упомянуть одно откровение: Предложение для запуска проектов в команде, где стартапам бесплатно раздают программное обеспечение на год! Это было очень полезно для этого шага », – написал Рафаэль.