Будьте организованы: как улучшить коммуникацию для лучшего управления проектами

Во время любого проекта очень важно знать, как общаться, а также когда использовать службу управления проектами для общения. Общение со всеми заинтересованными сторонами является самым важным фактором успеха управления проектом, согласно отчет от Project Management Institute. Плохая коммуникация слишком часто является причиной других проблем, которые сбивают проект с курса или совсем его портят.

Что означает четкое, открытое и эффективное общение с точки зрения управления проектами и как вы это делаете? В колонке «Get Organized» на прошлой неделе рассказывалось, как начать управлять проектом. Ключевые выводы касались определения проекта (и обеспечения того, чтобы является проект, а не просто текущая работа) и его требования, объем, результаты, этапы и участников, включая заинтересованные стороны. Если вы еще не читали это, я рекомендую сделать это, прежде чем приступить к этой статье.

Как плохое общение влияет на управление проектом

Три основных проблемы, которые мешают успеху проекта, – это изменение объема, плохая оценка на этапе планирования и плохо определенные цели и задачи, согласно опрос PricewaterhouseCooper. Но Джейсон Вестленд, генеральный директор ProjectManager.com, считает, что все это проблемы, происходящие из другого корня: плохое общение.

«Если менеджер проекта не ограничивает объем работ или если игроки не знают сроки, все разваливается, или то, что поставлено, не соответствует требованиям», – сказал Вестленд, когда я недавно говорил с ним о передовых методах управления проектами .

Вестленд, который также написал Жизненный цикл управления проектом, добавил: «Обычно случается, что руководитель проекта не имеет точного представления о масштабах проекта. Команда на самом деле не знает, что они делают. Никто на самом деле не знает, каковы конечные даты для вех или ключевые результаты. И на протяжении всего проекта никто не информирует их об общем видении, причинах, по которым они это делают. И все просто ускользает ».

Вестленд вырос в Новой Зеландии. Он поделился со мной аналогией между выпасом овец на территории своей родины и управлением проектом.

Представьте себе мальчика, которому нужно переместить 300 овец из одного загона в другой, используя всего несколько собак. «Вы постоянно общаетесь со своими собаками через свисток», – сказал он. “Собаки постоянно переходят в группы. [of sheep] или объединить группы ». Работа может показаться громоздкой для одного мальчика и нескольких собак, но если в общении никогда не прерывается, и мальчик постоянно напоминает себе о своей цели, это можно сделать.

Взгляните на общую картину

Во время начальной встречи проекта все игроки, которые будут работать над проектом, должны покинуть встречу с четким описанием того, что будет включать окончательный проект. Другими словами, у каждого должно быть не только видение, но и письменные детали.

Представьте себе проект, на выполнение которого уходит один год. Через несколько месяцев после начала проекта вполне возможно, что видение в чьем-то воображении немного изменилось с первого дня. Менеджеру проекта необходимо напоминать всем описание окончательного проекта – и делать это нужно часто. Такая коммуникация видения может происходить во время регулярной запланированной встречи (подробнее об этом чуть позже) или путем привлечения клиента проекта время от времени, чтобы напоминать команде, над чем они работают.

Кроме того, каждый в команде проекта отвечает за сообщение, когда задача или серия задач отклоняются от следующего результата или окончательного описания проекта. Когда возникает задача, выходящая за рамки объема работ, работники должны говорить, а руководители проектов должны слушать. Коммуникация – улица с двусторонним движением. Точно так же, если команда считает, что не уложится в срок, ей нужно сообщить менеджеру проекта, когда она находится в опасности, а не когда уже слишком поздно. Менеджер проекта, который слышит такое общение, может принимать соответствующие решения. И, как вы уже догадались, менеджеру проекта необходимо проинформировать команду обо всех внесенных изменениях и запросить отзывы.

Обратите внимание на мелкие детали

Менеджеры проектов не только часто возвращаются к видению и контролируют объем, но и должны знать все мелочи. «Во время проекта очень важно, чтобы руководитель проекта был полностью осведомлен о каждой задаче и о статусе этой задачи», – сказал Вестленд.

В проектах легко могут быть тысячи задач, а это большой объем информации, который должен запомнить любой руководитель проекта. Именно по этой причине услуги по управлению проектами так ценны. Двумя примерами являются Zoho Projects (бесплатная пробная версия в Zoho Projects) и Teamwork Projects (посетите сайт в Teamwork), хотя на рынке существуют десятки для команд различного размера и сложности.

Когда команды используют платформы управления проектами, все задачи записываются в систему и видны всем, кому нужно их видеть (или иногда они видны всем, в зависимости от инструмента). У каждой задачи есть исполнитель и срок выполнения. Также обычно есть дополнительная информация, которая описывает, находится ли задача в настоящее время на чьей-либо тарелке, в настоящее время активна или завершена. Некоторые платформы отслеживают еще более детально процент выполнения каждой задачи. Таким образом, руководитель проекта может проверить задачу в любое время, чтобы увидеть ее статус, без необходимости подходить к чьему-либо столу, хлопать этого человека по плечу и спрашивать. Это полностью меняет характер общения.

Инструменты управления проектами централизуют информацию и предоставляют к ней доступ каждому. В конце концов, документация – это просто еще одна форма общения.

Питер Кларксон, директор Maestro Development, которая создает платформу для управления проектами Maestro Project Office, в прошлом руководитель проектов, руководил тысячами проектов. «Я много проверял плохие проекты. Я был известен как художник-спасатель», – сказал он мне. “Неизменно, [the project’s problem] связано с отсутствием методологии и незнанием того, что происходило в проекте: не документирование встреч, проблем, действий ».

Когда Кларксон описывает свой день в качестве менеджера проекта, становится очевидной важность коммуникации и связи менеджера проекта со всеми частями коммуникации. «Как менеджер проекта, я всегда утверждал, что ленив, потому что никогда ничего себе не поручивал», – сказал он. «Все, что я делал, это ходил вокруг и разговаривал с людьми, или читал отчеты, или проверял базу данных по вопросам, которые назревали и записывались, но никто ничего не делал. Я читал протоколы встреч с различных встреч, которые я не делал» я действительно иду. ” Он сказал, что легко провел треть своего рабочего дня в любом инструменте управления проектами и базе данных, которые использовали команды.

Продолжайте встречаться

Большинство проектов и проектных команд в той или иной степени полагаются на встречи. Как объясняет Уэстленд: «До появления онлайн-инструментов менеджеры проектов обычно проводили еженедельные встречи, на которых каждый просто заявлял, над какими задачами они работают, какие задачи они выполнили, а также статус других результатов или задач». Но при наличии платформы управления проектами, где вся эта информация записывается и становится видимой, есть ли смысл проводить встречи?

На самом деле да. Хотя онлайн-инструменты значительно улучшают общение, встречи по-прежнему полезны. «Дело не в том, что у вас все еще нет выступлений; просто цель меняется. Вместо еженедельных выступлений на основе задач это может стать совещание раз в две недели, на котором менеджер проекта повторно излагает свое видение и следит за тем, чтобы все “знает, куда им нужно идти, или приглашает клиента рассказать о причине реализации проекта. Это становится больше сеансом стратегии, чем сеансом выполнения”, – сказал Вестленд.

План вскрытия

Коммуникация является ключом к успеху каждого проекта не только на этапе планирования и стартовой встречи, но и на протяжении всего проекта, и даже после его завершения. Посмертные встречи дают членам команды последнюю возможность обсудить, что пошло правильно, а что нет в проекте.

Члены команды должны быть честными и открытыми в своих отзывах, но, что не менее важно, менеджер проекта должен выслушивать отзывы, записывать их и ссылаться на них в следующий раз, когда возникает похожий проект.

Платформы управления проектами также могут быть отличным источником справочных материалов после завершения проекта. Большинству команд полезно просматривать отчеты и историю своего проекта, чтобы лучше понять, что произошло, когда что-то пошло не так.

Дополнительные советы о том, как получить максимальную отдачу от двух услуг по управлению проектами PCMag Editors ‘Choice, вы можете прочитать в статье «7 способов упростить управление проектами в проектах совместной работы» и «5 функций проектов Zoho для организации вашего бизнеса».