Будьте организованы: как получить отчеты о расходах до конца года

Близится конец года. Вы спокойно работаете за своим столом, когда приходит новое электронное письмо от бухгалтерии. Вы вслух задыхаетесь от темы, и все ваши коллеги поворачиваются, чтобы увидеть, что не так. Ваши щеки вспыхивают, когда вы признаете, что до этого момента совершенно забыли заполнить отчет о расходах. В электронном письме указано, что крайний срок – сегодня. Жар от ваших щек превращается в чувство страха, которое стекает по груди и опускается в впадину. Ваша компания должна вам несколько сотен долларов, и в это время года вы действительно могли бы ими воспользоваться. Не паникуйте! Эти простые шаги помогут вам контролировать свои расходы.

В некоторых организациях очень легко подавать отчеты о расходах, даже если они опаздывают. Например, очень помогает наличие корпоративных кредитных карт, привязанных к системе отчетности о расходах, но не у всех есть такая роскошь. Так что сделайте глубокий вдох и выполните следующие действия, чтобы как можно скорее получить отчеты о просроченных расходах.

Обратите внимание, что большая часть этой статьи также применима к самозанятым людям, которые должны отслеживать поступления в конце года, чтобы требовать вычетов налога на коммерческие расходы.

1. Спросите, когда наступает реальный крайний срок и можно ли подавать позже

В зависимости от того, когда ваша организация устанавливает финансовый год и как она обрабатывает начисления, крайний срок для подачи отчетов о расходах, возможно, уже прошел. Но это не обязательно означает, что уже слишком поздно отправлять квитанции. Умные люди накладывают дедлайны. Если кто-то говорит вам, что крайний срок – конец рабочего дня в пятницу, есть большая вероятность, что настоящий крайний срок – утро понедельника или позже.

Спросите у кого-нибудь из бухгалтеров или у своего начальника четкие подробности об истинных сроках для отчетов о расходах и о том, что вы можете сделать, если вы его пропустили. Часто бывает. Если вы можете подавать поздно, будьте добры и милосердны к людям, которые помогают вам в этом, и наклонитесь, чтобы сделать именно то, что они просят. Будьте подробны. Помните, что они делают вам одолжение. Сделайте все возможное, чтобы вернуть его, облегчив их работу.

2. Ознакомьтесь с правилами получения

Если вы раньше подавали отчеты о расходах, вы, вероятно, знаете основные правила подачи квитанций. Но знаете ли вы мелкие детали? При подаче отчета о расходах спустя много времени после того, как расходы были понесены, вы могли потерять некоторые квитанции. Узнайте, существует ли такая политика, например, требовать квитанции только для расходов, превышающих 10 долларов. Также спросите, можете ли вы предъявить подтверждение платежа, предоставив выписку по кредитной карте с выделенной строкой. Эти детали могут существенно повлиять на время, необходимое для подготовки отчета о расходах.

3. Составьте схему пунктов и дат

Как только пришло время фактически приступить к созданию отчета о просроченных расходах, составьте примерный список основных расходов, которые вам нужно заявить, например, приобретенные вами товары, поездки и обслуживание клиентов. Если вы регистрируете только один товар или одну поездку, пропустите этот шаг.

Если в вашем списке есть событие, например визит клиента или конференция, запишите даты. Затем под событием создайте запись на каждый день, например:

Конференция X: 1-3 июня
1 июня
2 июня
3 июня

4. Визуализируйте свои расходы

Когда я собираю вместе расходы, связанные с поездками или мероприятиями, я считаю, что это помогает сначала перечислить самые большие расходы (например, перелет, гостиницу и плату за посещаемость), а затем попытаться вспомнить или переосмыслить каждый день, чтобы покрыть меньшие расходы. Делайте это под каждой дневной записью.

Мне нравится делать приблизительный набросок возможных расходов, а затем заполнять его по мере того, как я их помню (шаги 5–7 включают несколько приемов для заполнения пробелов, когда у вас не хватает памяти). План должен включать в себя столько из этих пунктов, сколько имеют отношение к вашим датам:

• Стартовая локация. Где ты спал? Были ли у вас здесь какие-либо расходы, например, плата за Wi-Fi?
• Местные путешествия. Вы куда-нибудь ездили, и если да, то как вы туда попали (машина, такси, автосервис, общественный транспорт)? Как ты вернулся? Если требовать плату за вождение за милю, какое расстояние?
• Питание. Где вы завтракали, обедали и ужинали? Вы покупали какие-либо напитки, включая воду в бутылках и кофе, или закуски?
• Запасы. Вам нужно было купить что-нибудь ожидаемое или неожиданное в течение дня?
• Конечное место. Где ты закончил свой день? За что ты там заплатил?

Часто, просто задав себе эти вопросы, вы вспомните о расходах, о которых вы иначе могли бы забыть.

5. Просмотрите свои квитанции

Если у вас есть стопка квитанций, пролистайте их сейчас и сопоставьте с созданным вами контуром. Есть причина, по которой я не делаю этот шаг первым. Иногда квитанции изменяют нашу память таким образом, что не учитываются части дня. Например, предположим, вы смотрите на свои чеки и видите, что быстро позавтракали в кафе, а затем пообедали в месте проведения конференции. Теперь у вас есть яркое воспоминание об этих двух событиях, и вы готовы перейти к следующему чеку. Но ваша память, возможно, пропустила поездку на Uber за 15 долларов между двумя местами просто потому, что у вас не было физического чека для активации памяти. Когда у нас нет триггеров, легко забыть детали.

6. Сканируйте свой календарь.

Календарь может содержать больше напоминаний, которые помогут вам составить точный отчет о расходах. Заполняя свой день, откройте свой календарь и отсканируйте его, чтобы проверить даты поездок и значимых событий. Некоторые записи могут вызвать у вас воспоминания о расходах, а также об отсутствии расходов. Например, если деловой партнер отправил вам календарное приглашение на ужин в тот день, когда вы путешествуете, и он заплатил, то вам не нужно беспокоиться о поиске квитанции на ужин в тот вечер.

7. Внимательно изучите монетный двор

Еще одно отличное место для поиска недостающих расходов – Mint. Mint – это приложение для личных финансов, которое объединяет все ваши финансовые транзакции в один веб-сайт и приложение с возможностью поиска. С помощью Mint вы можете фильтровать все расходы по кредитной или дебетовой карте по дате, что может помочь вам обнаружить расходы, которые вы забыли. В том примере, который я приводил ранее о квитанции Uber, вы можете найти информацию, выполнив поиск по дате в Mint, что упростит поиск истинной квитанции в вашем электронном письме.

Вы также можете добавить теги в Mint к проводкам по позициям, и если вы делали это в течение всего года для покрытия деловых расходов, вы можете легко найти все расходы, которые вам нужно заявить.

Я уже упоминал ранее, что если вы не можете найти квитанцию, вы можете спросить, можете ли вы отправить копию выписки по кредитной карте, выделив строку для расхода. Опять же, Mint поможет вам здесь, потому что он скажет вам, какую кредитную карту вы использовали.

8. Не забывайте советы и парковку.

Две категории расходов, которые легко упустить из виду, – это чаевые и парковка. Небольшие чаевые, выплачиваемые наличными, как, например, для уборщиков отеля и посыльных, никогда не приходят с чеками. Оплата за парковку также может производиться наличными без квитанции. Но они складываются и заслуживают внимания, если вы их сделали.