Будьте организованы: как использовать программное обеспечение для совместной работы для отображения рабочих процессов

В самый первый день моей самой первой настоящей работы старший редактор издательской компании, которая меня наняла, привел меня к огромной блок-схеме, прикрепленной к стене. «Вот как статья переходит от написанной к опубликованной», – сказала она. Она провела меня через весь процесс, подчеркнув те части, в которых участвовали я и моя команда. Это было в 2001 году, когда программное обеспечение для совместной работы не было свободно доступно, но уроки, которые я усвоил в тот день, применимы даже в эпоху Asana и Slack.

Каждая журнальная статья помещалась в негабаритный конверт из полиамида с листом бумаги, приклеенным к лицевой стороне. Бумага была помечена цветом журнала, в котором должна была быть опубликована статья. Мы назвали это курткой для работы. Каждый раз, когда статья отправлялась в другой отдел, будь то редакторы копий для проверки или отдел клавиатуры для изменений, история ее пути фиксировалась на обложке вакансии. Когда один из сотрудников заканчивал с этим, она назначала его новому отделу, записывая строку в контрольном листе. Любой, кто видел рабочую куртку, точно знал, через какие этапы прошла статья и куда она должна была перейти.

Если вспомнить, то эти рабочие куртки были предшественником и физическим воплощением сегодняшнего программного обеспечения для рабочих процессов, такого как Asana. Прикрепленная к стене диаграмма рабочего процесса была отличным ориентиром для меня, как для нового сотрудника, и для всех, кто был принят на работу. Это дало мне кристально ясную картину того, что и как делает организация.

В сегодняшнем мире, где мы стремимся к безбумажной среде и в основном перешли на электронные файлы и папки, легче отказаться от создания таких документов рабочего процесса и поддерживать их в актуальном состоянии. Но для любого бизнеса и даже для проектов командной работы на уровне любителей очень важно документировать свой рабочий процесс.

Пример рабочего процесса

Почему документооборот?

Зачем вам документировать свой рабочий процесс? Есть несколько абсолютно важных причин, в том числе следующие:

• Это помогает владельцам и менеджерам бизнеса полностью продумать и понять, что происходит на каждом этапе бизнес-процесса и почему;
• Это позволяет выявить ненужные шаги и исключить их из процессов;
• Он напоминает сотрудникам или членам команды, которые могут быть далеки от определенных этапов бизнеса, почему они существуют и какую ценность они представляют;
• Это важно для адаптации членов команды;
• Это один из лучших способов объяснить потенциальным коллегам, клиентам и инвесторам, как работает бизнес; и
• Это позволяет команде более эффективно использовать инструменты для совместной работы.

К этому последнему пункту я уже упоминал Асану. Asana – это инструмент для управления рабочим процессом, что-то вроде списка дел на стероидах. Это очень похоже на ту систему, которую я использовал в своей первой издательской работе. Asana позволяет отслеживать задачи, которые необходимо выполнить, и продвигать их через процесс. У каждой задачи есть история всех шагов или подзадач, которые она прошла. Когда один человек заканчивает выполнение текущей подзадачи, он или она назначает ее следующему шагу и направляет ее человеку или отделу, который возьмется за нее следующим.

Ранее я проводил аналогию, что Asana похожа на колоду карт, тогда как программное обеспечение для управления проектами похоже на настольную игру. Когда вы открываете настольную игру, у вас может быть что-то вроде доски, множество игровых элементов и четкое руководство по игре. Все, кто играет, соглашаются с этими заранее установленными правилами. Вы можете отклониться от правил, но игра была разработана для максимального удовольствия, когда вы придерживаетесь этих правил, поэтому вы и делаете.

Однако, когда вы играете в карты, каждый, кто играет, должен договориться о том, в какую игру будет играть и каким правилам вы будете следовать. Вы можете играть червой или плевком. Некоторые карточные игры хорошо известны с установленными правилами, например, техасский холдем. Кроме того, есть другие игры, в которых есть вариации, например, рамми (джин-рамми, стрит-рамми, 500 рамми и т. Д.), И вам нужно обсудить правила со всеми за столом, чтобы убедиться, что вы все согласны с ними. как играть. Также есть возможность изобрести собственную карточную игру с уникальными правилами, которым вы должны научить всех, кто готов к игре.

Как я уже сказал, Asana (и многие другие инструменты для совместной работы; я приведу больше примеров) похожа на колоду карт. Итак, чтобы Асана работала, каждый должен знать, как проходит игра, каковы правила, какова цель и чем заканчивается игра.

А как насчет Канбан?

Канбан-доски – еще один пример инструментов для совместной работы, которые больше похожи на колоду карт. Trello – один из примеров онлайн-инструмента канбан. Команды разработчиков программного обеспечения и программирования часто используют канбан строго определенным, заранее определенным образом (например, в техасском холдеме), тогда как те, кто использует канбан для личного использования, могут создавать любые правила, которые им нравятся.

Trello

Если у вас есть документированный рабочий процесс, вы можете легко отобразить этот рабочий процесс в Asana. это много легче начать использовать Asana, когда у вас уже есть документированный рабочий процесс, потому что это означает, что вы уже продумали весь бизнес или командный процесс сверху вниз. Принятие Asana требует некоторых проб и ошибок, несмотря ни на что, но будет намного сложнее и неприятнее, если вы сделаете это, даже не задокументировав свои рабочие процессы раньше.

Отображение рабочих процессов

В программном обеспечении рабочего процесса обычно что-то завершается, даже если весь процесс продолжается. Все, что можно выполнить, – это обычно ваши задачи или подзадачи.

В программном обеспечении для управления проектами идея завершения сильно отличается. Проект по определению – это то, что завершено и сдано в срок. Но не все виды работ являются проектами. В журнале-издательстве, где я работал, статья была готова, когда она была напечатана. Точно так же у каждого выпуска журнала была дата окончания, когда он был доставлен. Но редактирование копий так и не было полным. Работа продолжалась. Это еще нужно было отследить. У него были конкретные задания – отредактируйте эту статью – но при редактировании копии не было ни даты окончания, ни результата.

Процесс отображения рабочего процесса также включает в себя точное определение того, какие процессы или процедуры необходимо явно назначить и отслеживать. Эта точность и уровень детализации очень важны.

Придумайте рецепт приготовления. Рецепты не перечисляют каждый шаг, потому что многие из них подразумеваются или понятны. Рецепты не говорят вам взламывать яйца, опорожнять их содержимое и выбрасывать скорлупу, потому что «добавить яйца» уже означает это, и перечислять все эти шаги становится излишне громоздким. Точно так же в рабочей среде можно понять, что «редактировать статью» означает «проверить заголовок, проверить авторство, скопировать, отредактировать статью и оставить все вопросы автору».

Однако в некоторых ситуациях вам может потребоваться более точная ясность. Однажды я работал в газетном издательстве, где проверка заголовков, подписей к фотографиям, даты внизу страницы и номера страницы должна была быть отдельным этапом от редактирования, потому что на них часто не обращали внимания.

Другими словами, вы должны выяснить, какой уровень детализации необходим. Слишком много шагов, и люди, использующие программное обеспечение, проигнорируют процедуру. Слишком мало, и могут произойти критические ошибки. Скорее всего, потребуется несколько проб и ошибок, чтобы сделать это правильно, но вам нужно принять некоторые решения, прежде чем начать.

Отображение мировоззрения

При составлении схемы рабочих процессов вы также потратите время на то, чтобы выяснить, как ваша организация думает вместе. Каково отношение вашей организации к проектам, людям или интересующим темам? Это актуально в Asana, а также в других инструментах для совместной работы.

Slack – хороший пример. Slack – это платформа обмена сообщениями, в которой упор делается на вытягивание, а не на push-уведомления, поэтому все дело в выборе сообщений, которые вы хотите получать. Чтобы создать хорошие фильтры для этих уведомлений, вам нужно частично полагаться на каналы. Каналы похожи на группы, и для эффективного создания каналов вы должны знать, как ваша команда думает о, ну все. Вы мыслите категориями отделов или проектов? Вы мыслите категориями тем или клиентов? Если вы управляете риелторской компанией, возможно, вы думаете о районах, пороговых значениях стоимости собственности или агентах. Прежде чем создавать каналы, вам необходимо выяснить образ мышления вашей команды, чтобы они действительно эффективно способствовали совместной работе.

Цветовое кодирование

Инструменты совместной работы часто включают в себя дополнительные способы организации информации, такие как использование цветового кодирования, маркировки, а иногда даже маркировки с цветовым кодированием. Помните те куртки с цветовой кодировкой, которые я описал ранее? Та же сделка. При правильном использовании цветовое кодирование является визуальным обозначением, которое сразу же ясно передает информацию. По этой причине цветовое кодирование увеличивает производительность. Я настоятельно рекомендую использовать цветовое кодирование в инструменте для совместной работы, если вы сначала убедитесь, что понимаете мышление команды о том, почему что-то должно иметь цветовую кодировку. Какую информацию нужно передать сразу и без слов? Вы должны понять мышление своей команды, чтобы ответить на этот вопрос.

Включая культуру

Важно задокументировать рабочие процессы, прежде чем сопоставить их с инструментом для совместной работы, и не менее важно понять и отобразить мышление. Последний кусок – культура.

Инструменты для совместной работы отражают культуру компании, и наоборот. Очень важно установить общие правила взаимодействия, касающиеся профессионализма, уровня формальности и того, где можно, а где не следует отходить от темы.

С точки зрения сотрудника или члена команды, инструменты для совместной работы очень часто используются как место, где можно выпустить пар. По моему опыту, люди выражают недовольство независимо от того, предоставляют ли инструменты для совместной работы для этого специальное место. Некоторые организации ценят открытые дискуссии и даже горячие дискуссии о работе, в то время как другие считают это отвлекающим и потенциально опасным.

Сами по себе инструменты совместной работы не могут повлиять на то, будут ли люди выражать свое мнение и возражать в соответствующих местах. Это должно исходить из корпоративной культуры. Людям, занимающим руководящие должности, необходимо четко дать понять, хотят ли они, чтобы члены команды высказывались с жалобами и аргументами в контексте работы или вне ее. Кому нужно знать, когда возникает проблема? Хотят ли члены команды сохранить анонимность, прежде чем выразить озабоченность или жалобу? Жалобы на катарсис или на выявление потенциальных проблем с работой и рабочими процессами? Если это все равно произойдет (а это так), лучше принять это во внимание и принять решение, чем делать вид, что этого не происходит.

Дополнительные ресурсы

Еще один ресурс, который упрощает рабочие процессы составления карт, – это программное обеспечение для составления карт памяти; посмотрите эти советы о том, как интеллект-карта может упростить управление вашим проектом. Если вы только начинаете использовать программное обеспечение для управления проектами, вам могут помочь эти четыре совета. А для более глубокого взгляда на Асану полезно прочитать несколько советов по использованию Асаны.