Будьте организованы: инструменты для лучших встреч

Эксперты любят говорить, что встречи убивают продуктивность. Конечно, могут, но не обязательно. Когда вы планируете только необходимые встречи и делаете выбор времени и даты безболезненным, встречи становятся более продуктивными. Когда вы заранее составляете повестку дня и назначаете кого-то делать заметки, содержание встреч будет более точным. Если вы упростите для людей присоединение и участие, собрание может быть более эффективным. Затем собрание может проходить в соответствии с графиком, указанным в повестке дня, и, возможно, вы даже завершите его раньше. Люди ценят, когда это происходит, потому что это дает понять, что их время ценно.

Хотя проведение эффективной встречи во многом зависит от людей, для ее проведения также требуются подходящие приложения и оборудование. Все перечисленные здесь 14 приложений и инструментов призваны сделать встречи более плавными и продуктивными.

Приложения для планирования встреч

Прежде чем вы сможете провести встречу, вы должны запланировать ее. Запрос на встречу с помощью электронной почты и списка времени неэффективен, даже если вы встречаетесь только с одним человеком. Приложения для планирования собраний предоставляют вам более совершенные инструменты, такие как опросы, онлайн-формы планирования и боты Slack, чтобы все приглашенные на собрание могли коллективно выбрать для него наилучшее время.

Назначить.

Назначить. это несложный сервис бронирования встреч для индивидуальных встреч. Вы создаете страницу бронирования, которой вы делитесь с клиентами или кем-либо еще, кому может потребоваться встреча с вами. На странице бронирования запрашивающая сторона может выбрать нужный тип встречи, например 10-минутный вводный звонок или часовой учебный курс. Затем, в зависимости от вашей доступности, они запрашивают дату и время, которые вы можете утвердить, запросить на изменение или отклонить. Appoint.ly – это простое и понятное приложение для планирования встреч один на один.

Календарно

Календарно это инструмент, который помогает как отдельным людям, так и командам планировать встречи. Он включает варианты, которые подходят для различных типов встреч и потребностей. Например, вы создаете типы встреч, такие как 10-минутный брифинг по телефону и 30-минутное интервью для СМИ. Затем, когда кто-то хочет встретиться с вами, он может выбрать тип встречи, которую он хочет, и выбрать доступный временной интервал. Другой пример. Допустим, у вас есть бизнес, в котором любой из определенного отдела может принять встречу, которую запрашивает клиент. Calendly может автоматически назначить приглашение на собрание всем, кто доступен из группы. Приложение также поддерживает индивидуальное планирование веб-страниц, где люди могут запросить встречу с вами в зависимости от вашей доступности. Это надежное приложение для планирования, разработанное для удовлетворения самых разных потребностей.

Doodle.com

Doodle.com – это бесплатный веб-сайт и мобильное приложение с опцией Premium, которая помогает планировать встречи одним из трех способов. Во-первых, вы можете создать онлайн-опрос с указанием даты и времени встречи; отправьте его всем участникам встречи, и Doodle выделит лучший вариант, когда люди ответят. Во-вторых, Doodle также предлагает персональное планирование встреч, то есть вы используете его для создания веб-сайта, на котором люди могут видеть, когда вы доступны, и запрашивать встречу с вами в одном из открытых слотов. Наконец, есть Бот-дудл для Slack это позволяет вам опрашивать своих коллег во время встречи, не выходя из приложения для обмена сообщениями команды.

Outlook

Outlook, продаваемый как часть Microsoft Office, может прийти в голову как де-факто офисное программное обеспечение для планирования встреч в деловой обстановке. Когда все участники собрания являются частью одной организации и все они используют Microsoft Office, Outlook является правильным инструментом для планирования. Вы можете найти время и дату встречи, которые подходят для всех, в зависимости от доступности, которую они установили в своих календарях. Затем вы можете зарезервировать конференц-зал и занести встречу в календарь в Outlook. Однако это не обязательно лучший планировщик встреч, когда вам нужно организовать встречу среди людей, которые не все пользователи Outlook.

Ралли

Ралли это программное обеспечение для совместного планирования, то есть оно предназначено для использования группами. Другой способ описать это – сказать, что это приложение для голосования, в котором говорится о том, когда каждый может встретиться. В то время как Doodle.com предлагает ту же услугу, Rallly имеет немного другой вид и его можно использовать быстрее, если он вам нужен только время от времени, потому что вам не нужно создавать учетную запись. Однако вам необходимо ввести адрес электронной почты.

FreeBusy

FreeBusy это приложение для планирования встреч для предприятий. Подобно Calendly и Doodle.com, он делает всего понемногу, давая вам возможность автоматизировать планирование встреч один на один, а также находить лучшее время для встречи группы людей. Он также интегрируется с программным обеспечением для видеоконференцсвязи, чтобы автоматически вводить такие данные, как ссылка на собрание и идентификатор, если это применимо.

Тканые

Тканые это программное обеспечение для планирования, которое является частью большого календарного приложения. Как и в некоторых других упомянутых приложениях, оно включает в себя опросы для поиска лучшего времени для встречи группы коллег. В Woven также есть персональные страницы расписания, которыми вы можете поделиться с клиентами и коллегами, которые позволяют им запрашивать время для встречи с вами.

Приложения для видеоконференцсвязи

Сейчас так много совещаний происходит виртуально, что наличие приложения для видеоконференцсвязи абсолютно необходимо. Лучшие сервисы видеоконференцсвязи надежны, что означает, что ваши звонки остаются неизменными, даже если чье-то соединение не работает, и имеют множество инструментов для совместной работы во время встречи. Эти инструменты включают в себя совместное использование экрана и доски, окна чата, а также опции для модераторов, такие как возможность передавать управление другому человеку или отключать звук участников, пока один человек говорит.

PCMag предлагает три варианта выбора редакции среди программного обеспечения для видеоконференций: ClickMeeting, Cisco Webex Meetings и Zoom.

ClickMeeting

ClickMeeting – отличный вариант видеоконференцсвязи для малых предприятий, особенно тех, которые проводят множество небольших вебинаров. Однако вы можете иметь только четыре активных видеоканала на одно собрание. Это приложение можно интегрировать с календарем Microsoft Outlook, а также есть плагин Chrome для подключения к календарю Google.

Cisco Webex Meetings

Cisco Webex Meetings – это простая в использовании услуга видеоконференцсвязи, которая включает некоторые функции, которых нет у конкурентов. Например, вы можете настроить звонок, который звонит ты Вместо того, чтобы заставлять вас набирать номер. Платные планы начинаются с 13,50 долларов в месяц, что является привлекательной ценой для малого бизнеса. Если вы используете бесплатную версию приложения Webex Meetings Free, вы можете проводить видеовстречи для трех человек одновременно. Бесплатный план также включает в себя совместное использование рабочего стола и документов, функцию белой доски, видео стандартного качества и 250 МБ облачного хранилища.

Zoom Встреча

Zoom Meeting, иногда называемый просто Zoom, является одним из самых надежных сервисов видеоконференцсвязи, которые вы найдете. Когда компания разрабатывала продукт, она в первую очередь сосредоточилась на том, чтобы ваши звонки оставались четкими и оставались на связи. Он поддерживает HD-видео и аудио. Вы можете получать распечатанные стенограммы разговоров, которые записываете в виде видео. Кроме того, любой желающий может использовать основной продукт бесплатно, а малые предприятия могут приобрести тарифные планы по разумной цене, которые расширяют функции, начиная с 14,99 долларов США в месяц за хост. С бесплатной учетной записью вы можете принимать до 100 человек по телефону, и вы можете видеть до 49 человек в виде галереи. Групповые звонки для бесплатных пользователей ограничены 40 минутами, но индивидуальные звонки могут длиться столько, сколько вам нужно. Хотя сложно количественно оценить и сравнить производительность систем видеоконференцсвязи, стабильность является основой репутации Zoom, и это видно.

Делать заметки

Для многих встреч полезно, чтобы кто-нибудь делал заметки. Когда у вас есть заметки о встрече, вы: 1) записываете, что произошло на встрече, 2) можете поделиться ими с людьми, которые не смогли присутствовать, и 3) в конечном итоге заставляете себя четко понимать любые последующие задачи, которые должны быть сделано. Для определенных видов встреч, таких как интервью с журналистами, отличное приложение для заметок также позволит вам записывать аудио, чтобы вы могли расшифровать его позже и получить идеальный источник для проверки того, что было сказано. Вот несколько приложений, которые помогут вам делать эффективные заметки о встречах.

Evernote

Evernote – мощное приложение для заметок. Он имеет встроенную функцию записи звука, поэтому вы можете записывать всю встречу, одновременно записывая набранные идеи прямо в одном файле. Его функция камеры позволяет сделать снимок доски с собрания и загрузить его в приложение, где Evernote затем сделает текст доступным для поиска с помощью OCR. Если ваша команда использует Evernote для бизнеса, вы можете легко сделать заметки собрания доступными для всех участников, чтобы они могли добавлять к ним и потом иметь копию.

Хьюго

Hugo.team – это относительно новое приложение, разработанное, чтобы помочь командам делать заметки о встречах, а также надлежащим образом делиться ими и следить за ними. Хьюго побуждает вас составить повестку дня, записать важные идеи и информацию о собраниях и превратить пункты действий в задачи. Приложение подключается к другим системам управления задачами, таким как Asana, Trello и Jira, позволяя вам переносить эти задачи в приложения, которые ваша команда уже использует. Это бесплатно для 30 человек, с версией Pro (фиксированная ставка 399 долларов в месяц), добавляющей поддержку для большего числа членов команды и функций, таких как подробные отчеты и анализ календаря.

Microsoft OneNote

Microsoft OneNote имеет много общих функций с Evernote – диктофон, камеру и т. Д. – но он лучше подходит для людей, которые используют другие продукты Office, поскольку он тесно с ними интегрируется. Например, если у вас есть бизнес-учетная запись Microsoft, вы можете использовать специальную функцию в OneNote, которая показывает вам предстоящие встречи, перечисленные в Outlook, чтобы вы могли составлять для них повестки дня или делать другие заметки о них. Другая функция, называемая Digital Ink, позволяет рисовать схемы и изображения с помощью стилуса на поддерживаемых устройствах. Также легко делиться заметками, сделанными до, во время или после встречи с другими людьми в вашей организации.

Minutes.io

Minutes.io (бесплатно) предназначен специально для ведения протокола собрания. Он дает вам шаблон для записи всех деталей того, что происходит во время встречи, например, кто что сказал, какие обещания были даны и какие сроки были определены. Minutes.io использует изобилие горячих клавиш, так что, как только вы их изучите, вам не придется поднимать пальцы во время набора текста. Он работает в браузере и работает как онлайн, так и офлайн. В конце собрания вы можете легко добавить адреса электронной почты людей в файл, чтобы поделиться им со всеми участниками. Когда вас неожиданно просят сделать официальные заметки для встречи, minutes.io запускается быстро и хорошо работает, предоставляя вам шаблон для текущей задачи.