Будьте организованы: 5 способов саботажа вашей производительности

Я провожу много времени, читая исследования об организации и производительности, и провожу много времени с энтузиастами в области технологий. Находя теории и передовой опыт о максимальной производительности и поддержании организованности, я также заметил общие привычки среди людей, любящих технологии, которые напрямую саботируют их способность функционировать наилучшим образом.

Люди много говорят о продуктивности, но редко тратят много времени на обсуждение того, что это такое. Для меня продуктивность – это сугубо личное дело, но, в конечном счете, главное – достижение целей.

Целью может быть что угодно, от максимизации прибыли в бизнесе до ускорения работы с девяти до пяти, чтобы у вас остались некоторые умственные и физические ресурсы для достижения личных интересов. Некоторые люди хотят каждый день быстрее выходить из офиса, чтобы проводить больше времени со своей семьей. Некоторые люди хотят каждый вечер по два часа работать над написанием сценария фильма.

Независимо от того, что вы хотите делать, быть наиболее продуктивным собой означает:

1. думать о том, чего вы хотите достичь,

2. выяснить, что вы можете сделать, если создадите оптимальную среду, и

3. Выполнение действий по созданию оптимальной среды и выполнение ваших задач или достижение ваших целей.

Конечно, обычно проблема заключается в завершении. Позвольте мне указать на некоторые из наиболее распространенных способов, которыми я вижу, что технические энтузиасты, в частности, саботируют свою производительность.

1. Переход между приложениями

Если вы любите технологии, вы, вероятно, любите и приложения. Вы всегда загружаете последнюю версию приложения. Вы гордитесь тем, что стали одним из первых. Тем не менее, вы саботируете себя, используя приложения для повышения производительности. Приложения для повышения производительности – это любые приложения и службы, которые помогают выполнять работу, включая списки дел, приложения для управления задачами, службы синхронизации файлов, приложения для заметок, календари и офисные пакеты.

В случае любого нового приложения потребуется время на миграцию и обучение использованию системы. Добавьте настройки, и вы потеряете много времени, которое могли бы потратить на продуктивную работу. Кроме того, вам понадобится время, чтобы выработать новые привычки использования этих приложений, которые вы, вероятно, используете ежедневно. Это больше потерянного времени и часто больше «работы по работе».

Тем не менее, вы должны избавиться от любого приложения или службы, которые не соответствуют вашим потребностям. Но это решение должно основываться на том, делают ли ваши существующие инструменты то, что вам нужно, а не на том, считаете ли вы, что трава может быть зеленее с другим приложением.

Совет: выберите одно приложение для каждой из ваших производственных задач и придерживайтесь его.

2. Попасть в черную дыру электронной почты

Большинство технических энтузиастов знают, что им не следует тратить слишком много времени на электронную почту, и тем не менее они часами увлекаются ею каждый день. Насколько серьезна ваша проблема с электронной почтой? Вы хоть знаете, сколько времени теряете?

Один из способов измерить это – использовать RescueTime, инструмент freemium, который незаметно работает в фоновом режиме и записывает, сколько времени вы проводите в каждом приложении и на каждом используемом веб-сайте, включая электронную почту.

RescueTime может открыть вам глаза на серьезность вашей проблемы с электронной почтой, но не может помешать вам ее использовать. Плагин Stayfocusd может, если вы используете электронную почту в Интернете. Добавьте свой веб-сайт электронной почты в список доменов, доступ к которым вам будет запрещен, а затем установите время, когда ограничения должны применяться. StayFocusd заблокирует вас с сайта.

Говоря о временах, еще один способ обуздать проблему с электронной почтой – это создать новые привычки, когда вы проверяете электронную почту. Эксперты в целом сходятся во мнении, что один из худших способов саботажа работы людей – открытие электронной почты, как только они добираются до своего рабочего места. Лучше начать день с высокопроизводительного задания и отложить электронную почту на потом.

«Но, – возражаете вы, – что, если есть важное электронное письмо, которое мне нужно срочно обработать?» Если электронная почта – это ошейник на шее, проверяйте рабочую электронную почту на своем смартфоне и принимайте меры только по срочным вопросам. Возьмите за привычку проверять его только на телефоне, чтобы упростить закрытие почтового приложения и приступить к реальной работе. Сделайте как минимум 45 минут реальной работы, прежде чем в конечном итоге запустить электронную почту на своем компьютере. Вы можете оказаться втянутым в эту важную задачу и игнорировать электронную почту гораздо позже, и это отличная привычка для развития.

Когда ничего не помогает, я люблю повторять эту мантру: мне не платят за то, чтобы я отвечал на электронную почту.

Примечание. Возможно, вам придется изменить мантру, если вам действительно платят за ответ на электронную почту.

Совет: используйте RescueTime для количественной оценки проблемы с электронной почтой. Никогда не открывайте почтовое приложение на рабочем месте первым делом. Стремитесь выполнить как минимум 45 минут реальной работы, прежде чем отправлять сообщения электронной почты.

3. Вера в то, что многозадачность непродуктивна

Люди, которые читают о технологиях, технической культуре и производительности знать эта многозадачность непродуктивна.

Извините, но это неправда.

Исследования многозадачности показывают, что она очень продуктивна, но только до определенной степени (см. Работу автора Diwas KC и Нараян, Например). На графике значение многозадачности имеет перевернутую U-образную форму. Немного – хорошо, а слишком много – так же плохо, как совсем ничего.

Исследования также показывают, что ценность многозадачности зависит от человека и типа выполняемой работы. Откровенно говоря, я считаю, что большинство людей знают, какой из их

задачи подходят и не подходят для многозадачности. Застряли на встрече, которая вам совсем не нужна? Идите вперед и получите письмо по электронной почте! Готовите предложение на миллион долларов? Вам лучше сосредоточиться только на этой задаче.

Совет: перестаньте говорить себе, что многозадачность – это плохо, и используйте ее для подходящих задач. Но не торопитесь.

4. Невольное создание дублирующихся учетных записей.

Сколько раз вы регистрировали онлайн-аккаунт, только чтобы позже понять, что он уже был привязан к другому адресу электронной почты? Это обычная проблема среди первых пользователей, которые гордятся тем, что подписываются на новые онлайн-сайты и услуги, как только они становятся доступными.

Наличие нескольких учетных записей может стать проблемой, если вы потратили время на создание начальной учетной записи. Это также проблема, если вы сохранили какие-либо данные в этой первой учетной записи, которые могут вам понадобиться снова.

Самый простой способ избежать дублирования учетных записей – использовать диспетчер паролей. Менеджеры паролей управляют вашими именами пользователей и паролями, и, как следствие, они также отслеживают, есть ли у вас уже учетная запись в каком-либо приложении, сайте или сервисе.

Я лично тестирую программное обеспечение и онлайн-сервисы в рамках своей работы, и в результате у меня более 450 онлайн-аккаунтов. Я бы никогда не смог отслеживать свои онлайн-регистрации без менеджера паролей. Я использую Dashlane, который был выбран редакцией PCMag. Есть еще два варианта на выбор редакции: LastPass Premium и Sticky Password Premium.

Совет: используйте менеджер паролей, чтобы случайно не создать дублирующиеся учетные записи.

5. Планируйте встречи, когда у вас самый острый момент

Вы любите быть резкими во время встреч, правда? К сожалению, если встречи не являются основой вашей работы, планирование встреч, когда вы находитесь в наиболее напряженном состоянии, крайне непродуктивно.

Как и электронная почта, встречи считаются «работой по работе». Настоящая работа – это то, что вы делаете после встречи. Поэтому лучше всего назначать встречи в дневное время, когда вы обычно падаете духом, обычно во второй половине дня, и беречь важные часы до тех пор, пока вы сможете заняться сложными делами.

Какое это имеет отношение к тому, чтобы быть техническим энтузиастом? Что ж, мои друзья-гики, если у вас супер-связь и вы используете все новейшие решения для календаря и инструменты планирования, например Каракули, тогда, возможно, ваши коллеги и партнеры смогут видеть, когда вы свободны, а когда заняты. Любому легко предложить встречу утром, если это первый время суток, говоря хронологически, когда все свободны.

Так что отметьте в своем календаре любое время дня, когда вы находитесь на пике. Для большинства людей это первые несколько часов рабочего дня. Назовите этот раз «сосредоточиться на работе» или отметьте его как личное, чтобы люди видели, что вы заняты, но не знали, что вы делаете. Блокирование продуктивных часов также отвлечет вас от планирования других непродуктивных дел в это время, например, посещения врача. Сохраните эти вещи на время суток, когда вы перегорели.

Совет: не назначайте встречи или встречи в часы максимальной продуктивности. Заблокируйте это время в своем календаре для работы.