7 способов обеспечить будущее вашего бизнеса VoIP для гибридной работы

То, как мы работаем, кардинально меняется. По мере того, как ограничения COVID-19 ослабевают, некоторые работники готовятся вернуться в офис, в то время как другие склоняются к ролям, где они могут постоянно работать из дома. Точно так же пандемия побудила многие компании задуматься о сокращении своих расходов на недвижимость и перейти на гибридную работу.

Но эти выборы влекут за собой побочные эффекты. Во-первых, удаленная рабочая сила меняет то, как мы общаемся с коллегами, клиентами, подрядчиками и деловыми партнерами. Это означает, что параметры, которые вы хотите учитывать при выборе телефонной системы IP-телефонии для бизнеса (VoIP), также изменились.

VoIP никогда не был делом plug-and-play. Подобно утренней поездке на работу, условия сетевого трафика могут меняться от часа к часу, влияя на качество связи. Распределенная рабочая сила усугубляет эту проблему, потому что это означает, что эти условия почти полностью находятся вне контроля вашего ИТ-персонала.

К счастью, технология VoIP также улучшилась за эти годы. Переход к облачным вычислениям открыл новые возможности, которые ранее были недоступны. Вот почему сейчас самое подходящее время для переоценки ваших потребностей в бизнес-коммуникациях. Независимо от того, находитесь ли вы на рынке новой системы VoIP или планируете будущее, убедитесь, что вы провели комплексную проверку при покупке, решив каждую из этих задач.

1. Поймите, как общается ваша организация

Вы ожидаете, что ваши сотрудники будут звонить и принимать звонки. Но в какой пропорции? И какие еще каналы связи они используют? Ответы будут различаться в зависимости от роли каждого работника. Шаблоны звонков вашего торгового персонала будут значительно отличаться от моделей звонков ваших представителей службы поддержки, например, а полный колл-центр будет иметь еще более сложные потребности.

Дополнительные инструменты, такие как переадресация вызовов, автоматический ответ на вызовы, виртуальные секретари и расшифровка вызовов, играют жизненно важную роль в некоторых бизнес-процессах. Несмотря на название, немногие современные системы VoIP ограничены передачей голоса. Например, вы можете предположить, что они объединят поддержку видео и текстового чата. Некоторые из ваших работников могут никогда не использовать эти функции, в то время как другие могут отчаянно пытаться их получить. Найдите время, чтобы понять не только потребности ваших работников, но и их списки пожеланий.

2. Не идите на компромисс с потребительскими товарами

Вскоре после того, как ограничения, связанные с пандемией, вступили в полную силу, многие из нас обратились к потребительским сервисам видеоконференций, таким как Apple FaceTime, Skype, WebEx и Zoom, для личного и профессионального использования. Точно так же многие поставщики данных для жилых помещений предлагают услугу VoIP в виде пакета «три в одном» со своими телевизионными и интернет-предложениями в дополнение к многочисленным доступным услугам VoIP сторонних потребителей.

Тем не менее, вы должны сопротивляться желанию сделать такие продукты своим основным ответом на деловое общение, особенно если ваша мотивация состоит в том, чтобы сократить расходы. Бесплатные клиенты для этих популярных сервисов ограничивают использование различными способами, что может снизить производительность ваших сотрудников. Также сложнее доверять безопасности и надежности бесплатного сервиса. Кроме того, бизнес-системы VoIP предлагают внутренние функции, такие как аудит и регистрация вызовов, которые могут оказаться более полезными, чем вы думаете. Экономить на коммуникациях — недальновидная ставка.

3. Признайте реальность сегодняшних сетей.

Потоковое мультимедиа, включая вызовы VoIP, более уязвимо для плохих условий сети, чем такие действия, как просмотр веб-страниц. Это всегда усложняло поддержание качества вызовов, даже когда многие вызовы никогда не покидают локальную сеть. Любой в вашей сети, кто транслировал видео или загружал большие файлы, мог неосознанно превратить вызов VoIP в игру с жестяным телефоном. К сожалению, реальность VoIP для удаленной рабочей силы такова, что практически все звонки должны проходить через общедоступный Интернет, который является сетевым эквивалентом Дикого Запада.

Сегодня вы должны исходить из того, что сетевые условия каждого работника будут уникальными для них. Возможно, они купили собственный маршрутизатор или используют маршрутизатор, предоставленный им их интернет-провайдером. Они могут даже работать в кофейне или другом общественном месте, где у них нет контроля над оборудованием. К счастью, широкополосный домашний интернет доступен во все большем числе городов. Рассмотрите возможность субсидирования домашнего широкополосного доступа ваших сотрудников на утвержденном компанией уровне обслуживания в интересах повышения согласованности.

4. Серьезно отнеситесь к безопасности

Любой трафик, проходящий через общедоступный Интернет, потенциально может быть перехвачен или изменен злоумышленниками, и трафик VoIP ничем не отличается. Сегодня большинство веб-сайтов используют зашифрованные протоколы; Точно так же вам следует искать систему VoIP, которая использует автоматическое сквозное шифрование. Хотя злоумышленники по-прежнему смогут прерывать ваши звонки, шифрование означает, что они вряд ли смогут прослушивать или «подделывать» звонки, притворяясь кем-то, кем они не являются.

Для дополнительного уровня безопасности вы можете рассмотреть возможность использования VPN для вызовов VoIP. Однако не все виртуальные частные сети поддерживают VoIP, а те, которые поддерживают, могут нуждаться в некоторой настройке для обеспечения желаемого качества связи. И последнее, что следует учитывать: если какая-либо сторона во время разговора использует традиционного оператора стационарной или мобильной связи, а не клиента VoIP, вы не сможете контролировать безопасность этой линии. Если вас это касается, то использование личных телефонов для деловых звонков должно быть запрещено.

5. Сравните облачные и локальные варианты

Самые ранние системы VoIP были созданы по образцу традиционных систем PBX. Программное обеспечение работало в вашем собственном центре обработки данных и централизованно управлялось вашим ИТ-персоналом. Эти системы могут иметь высокие первоначальные затраты, но есть веские причины предпочесть эту модель. Это означает, что вы имеете полный контроль над своей системой VoIP и можете управлять расширением и обновлением услуг исключительно в соответствии с потребностями вашего бизнеса. Однако локальная модель начинает давать сбои из-за большого количества удаленных сотрудников.

В последнее время провайдеры VoIP все чаще обращаются к сервисной модели, при которой система полностью управляется в облаке. Это может иметь много преимуществ. Во-первых, это означает, что поставщик выполняет почти всю рутинную работу, которая обеспечивает надежность и качество связи. Кроме того, обновления технологий и функций развертываются более регулярно и плавно, а облачные системы часто предлагают более низкие затраты на вызов. Имейте в виду, однако, что, хотя первоначальные затраты будут ниже, чем при использовании локальной системы, цена за пользователя в месяц, вероятно, будет означать, что ваша общая стоимость владения (TCO) в течение срока службы системы будет выше.

Рекомендовано нашими редакторами

6. Сделайте мобильный телефон первоклассным гражданином

Практически каждый современный работник проводит часть дня с мобильным телефоном, особенно когда он не регистрируется в центральном офисе. К сожалению, сотрудники теряют многие преимущества системы VoIP, когда они используют стандартные мобильные устройства для деловых звонков, такие как регистрация вызовов и простая передача вызовов.

Введите софтфоны. Самое раннее поколение приложений для софтфонов работало на настольных ПК и ноутбуках и использовало аппаратное обеспечение вашего компьютера для эмуляции всех функций настольного VoIP-телефона. Сегодня большинство бизнес-систем VoIP также предлагают мобильное приложение для программного телефона для устройств Android и iOS. Некоторые предлагают возможности, идентичные настольному программному телефону, в то время как другие предлагают только подмножество. На этапе исследования вы должны попытаться оценить, насколько важны эти функции для различных сегментов вашей рабочей силы.

7. Унифицируйте свои коммуникации

При выборе системы деловой связи важно не ограничиваться традиционной VoIP. Как мы упоминали ранее, сегодняшние работники не просто звонят по телефону, как и клиенты. Текстовые сообщения, видеоконференции и даже социальные сети — все это часть микса. Усилия провайдеров VoIP по интеграции этих функций в свои платформы привели к появлению более широкой категории, известной как унифицированные коммуникации как услуга (UCaaS).

Платформы True UCaaS продвигают многоканальную связь на шаг вперед, интегрируя базовые функции VoIP с другим программным обеспечением, которое поддерживает ваш бизнес. Например, журналы вызовов и чатов могут напрямую передаваться в вашу систему управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) и систему поддержки, а автоматические агенты предоставляют информацию об этих прошлых контактах во время новых взаимодействий. Такие унифицированные платформы могут быть невероятно мощными, но имейте в виду, что их правильная установка и настройка могут потребовать значительных затрат времени и средств. Вы также рискуете привязаться к поставщику.

Как максимально использовать удаленную работу

Если последние годы нас чему-то и научили, так это тому, что управлять большей частью удаленной рабочей силы не только возможно, но и выгодно. Компании-разработчики программного обеспечения, в том числе провайдеры VoIP, перешли к потребностям современных распределенных сотрудников. В результате малые и средние предприятия, в частности, получили доступ к более широкому кругу кандидатов в работники, чем когда-либо.

В то же время переход к гибридной работе означает, что изменились и требования к бизнес-коммуникациям. Воспользуйтесь этим моментом, чтобы подумать, как ваша текущая телефонная система обслуживает вас и что вам нужно в будущем. Сфера бизнеса VoIP и UCaaS все еще развивается, но если вы зададите правильные вопросы, вы обязательно найдете решение, которое будет расти вместе с вашим бизнесом. И если вы хотите узнать больше о том, как предприятия и работники могут добиться успеха в современную эпоху удаленной работы, обязательно изучите нашу расширенную работу из дома.

Похожие записи

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.