7 простых советов, как наконец отказаться от использования бумаги

(Фото: seb_ra через Getty Images)

Сколько листов бумаги у вас на кухонном столе, в обеденном столе или в другом месте, которому они не место? Вы держите квитанции на случай, если они вам снова понадобятся? Есть ли у вас пачка бумаг от ветеринара на случай, если вам нужно точно вспомнить, какие лекарства принимал ваш питомец три года назад? Вся эта бумага сидит там, ожидая момента, когда вы сможете с ней разобраться, что бы это ни значило. (Это означает, что нужно смотреть на каждую страницу, а затем пихать их все в мусорную корзину.) Пора избавиться от бумаги и всей вины, которая накапливается вместе с ней. Пора отказаться от бумажных документов.

Будьте организованы

Я не использую бумагу почти десять лет. Говоря об отсутствии бумаги, я не имею в виду, что в моей жизни нет листов бумаги. Конечно, мне все еще нужно бумажное свидетельство о рождении, и я использую небольшую бумажную записную книжку для языковых уроков, которые я беру. Однако по большей части я не цепляюсь за бумагу. Вместо этого я сканирую важные документы в хранилище и храню цифровые заметки в приложении для создания заметок. Я также пишу список дел и список покупок в телефоне, а рекомендации ресторанов прикрепляю к онлайн-карте. Есть много простых способов убрать бумагу из своей жизни.

Сохранение местоположений карт

Переходить на цифровые технологии легко. Самое сложное — это не дать бумаге снова заползти внутрь. Если вы готовы избавиться от большей части бумаги в своей жизни, вот что вам нужно знать, чтобы начать работу и поддерживать ее.

1) Забудьте об отставании

Это может показаться нелогичным, но первый шаг к безбумажному использованию бумаги — это забыть обо всех бумажных невыполненных документах, которые вы уже накопили, и вместо этого сосредоточиться на новых привычках, которые вам необходимо выработать, чтобы начать безбумажный режим. Не оглядывайтесь назад: придерживайтесь перспективного подхода.

Вы когда-нибудь доберетесь до своих стопок бумаги — или нет. А пока не позволяйте этим бумагам сдерживать вас. Необходимость иметь дело с отставанием может казаться подавляющим, и когда люди чувствуют себя подавленными, они откладывают дела на потом. Так что забудьте об этом сейчас. Вместо этого постарайтесь сделать так, чтобы отставание не увеличивалось.

2) Получите эти пять приложений

Есть пять приложений или услуг, которые вам нужно сделать безбумажными. Они есть:

  • приложение со списком дел,
  • приложение для сканирования,
  • онлайн-хранилище, куда вы будете помещать свои цифровые файлы (подробнее об этом чуть позже),
  • инструменты электронной подписи (хороший пример — Adobe Acrobat) для подписания цифровых документов без их печати, и
  • служба доставки документов для отправки официальных документов без их печати.

См. Мои рекомендации для каждого типа приложений здесь.

Продуктовый список

3) Выберите службу хранения

Давайте подробнее рассмотрим третье приложение, службу хранения, потому что оно сложнее других. Служба хранения — это место, где вы будете хранить цифровые версии своих бумажных документов.

В идеале вам нужна служба хранения, которая сделает ваши файлы доступными независимо от того, где вы находитесь, и создаст их резервные копии. Один из вариантов — использовать онлайн-хранилище и службу обмена файлами, такую ​​как Dropbox или Microsoft OneDrive.

Другой вариант — воспользоваться услугой, разработанной специально для людей, которые хотят отказаться от бумажных документов. Аккуратный и FileThis два примера. У них есть специальные инструменты для людей, которые отказываются от бумаги, например возможность автоматически маркировать и маркировать типы документов, которые он распознает, например налоги. FileThis также имеет службу «выборки», которая автоматически копирует важные документы, найденные в вашей учетной записи электронной почты.

Независимо от того, какую услугу вы выберете, выберите одну и придерживайтесь ее, чтобы вы могли разместить все свои цифровые документы в одном месте.

4) Подпишитесь на рассылку электронных писем и электронных платежей

Если вы все еще получаете бумажные счета и выписки, подпишитесь, чтобы получать их по электронной почте везде, где это возможно. Если вы по-прежнему регулярно отправляете чеки, посмотрите, можете ли вы вместо этого переключиться на оплату онлайн.

В то время как коммунальные предприятия и банки уважают цифровые платежи в течение многих лет, последние не всегда принимают их арендодатели и управляющие компании. Если вы застряли в этом затруднительном положении, попробуйте объяснить, что они получат свои деньги быстрее и надежнее, если будут принимать электронные платежи. Даже самые небольшие компании могут принимать прямые банковские переводы с небольшими комиссиями или без них. Когда вы можете оплачивать все свои счета в цифровом виде, а не чеками и конвертами, вы становитесь на один шаг ближе к безбумажной системе.

5) Сканирование и измельчение

Пришло время начать развивать новые привычки. Сканирование, измельчение или переработка — это то, что вы, вероятно, сделаете больше всего. Я предпочитаю сканировать с помощью мобильного приложения, но вы также можете использовать настольный сканер или функцию сканирования на многофункциональном принтере.

Сделайте для себя правило, которое звучит примерно так: когда я получаю новый лист бумаги, который мне нужно оцифровать, я использую свой телефон, чтобы сразу его сканировать, а затем помещаю бумагу в стопку для вторичной переработки или измельчения. А еще лучше выбросить его прямо в измельчитель. Зачем ждать?

Файловое хранилище

Может быть сложно заставить себя следовать этой привычке. «У меня сейчас нет времени сканировать это», — скажете вы. Практикуйте свою новую привычку, отсканировав один или два документа из своей очереди, просто чтобы попробовать. Сколько времени это занимает? Какое приложение вы использовали? Вы также можете обнаружить, что сканирование документов при естественном освещении проходит более плавно, чем при внутреннем освещении. Как только вы почувствуете, как это сделать и сколько на это уходит времени, вам, возможно, будет легче выполнить это задание.

6) Разработка других рабочих процессов

Сканирование и измельчение — это один рабочий процесс. Когда вы освоите свой безбумажный образ жизни, вы обнаружите, что вам нужно больше рабочих процессов для других ситуаций.

Вот пример: когда вы покупаете новый продукт, вы можете сфотографировать руководство пользователя, квитанцию, гарантию и серийный номер или любую другую важную информацию. Загрузите эти фотографии в свое хранилище, а затем избавьтесь от посторонних бумаг.

Еще один рабочий процесс, который вы можете создать, — это сохранить кучу бумаг, которые, по вашему мнению, вам следует уничтожить, но в данный момент вы не уверены, а затем просмотреть их в определенный день. Выберите время и дату, каждую субботу или первое воскресенье месяца, и используйте это время, чтобы очистить свой стек.

Иногда вам может потребоваться сканировать документы, сохраняя при этом оригиналы, в случае страховых свидетельств, документов домовладельца и т. Д. Оцифровывая их, вы создаете резервную копию и гарантируете, что у вас есть доступ к содержащейся в них информации, даже если вы не можете достать оригинал.

7) Не переусердствуйте

Есть некоторые документы, по которым вы задаетесь вопросом, сохранять ли оригиналы или оцифровывать и уничтожать их. Когда вы сталкиваетесь с трудным вызовом, не обдумывайте его. Отсутствие бумаги должно сделать вашу жизнь проще и легче, а не более напряженной. Положите оригинал в папку, папку-гармошку или в картотечный шкаф. Никто не придет и не заберет вашу карточку Paperless Club, если вы повесите несколько бумаг.

Медицинские записи сложны, так как вы должны оцифровывать и хранить их в электронном виде, только если у вас есть система, совместимая с HIPAA. Вы можете просто положить их в папку или скоросшиватель гармошкой и раз в год просеивать в поисках всего, что можно выбросить.

Тем не менее, не цепляйтесь за бесполезные документы и не беспокойтесь о них. Если вы относитесь к тому типу людей, которые старательно цепляются за бумагу, полагая, что вы делаете ответственный поступок, может быть страшно измельчить и переработать что-либо. Но понадобится ли вам когда-нибудь эта квитанция на бутерброд или объяснение выписки о льготах двухлетней давности? Измельчите их и отпустите.

Похожие записи

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.