7 простых шагов для очистки вашего Google Диска

(Иллюстрация: Google.com)

Как и любое другое место, где вы храните свои вещи, на Google Диске может возникнуть беспорядок. Вы создаете один или два файла, импортируете пару документов из Gmail, принимаете общую папку, и, прежде чем вы это узнаете, все становится катастрофой.

Получите организованное изображение ошибок

Вы можете упорядочивать файлы на своем Google Диске, помещая их в папки и используя другие инструменты, как концептуальные, так и фактические, чтобы вы всегда могли найти то, что вам нужно. Эти советы и подсказки покажут вам, как систематизировать файлы на Google Диске, и они также должны хорошо работать, если вы используете Google Drive for Work.

1. Установите вид по умолчанию

Вы можете просматривать файлы и папки на Google Диске разными способами. Например, вы можете отобразить все в виде списка или сетки, а также установить междустрочный интервал, чтобы он был удобным, уютным или компактным. Решите, как вы хотите выглядеть на своем Google Диске, поиграйте с настройками, пока не будете довольны. Мне нравится вид списка с удобными интервалами, так что это то, что вы увидите здесь на большинстве скриншотов.

Не упускайте из виду левую боковую направляющую. Многие люди сосредотачиваются на центре экрана, когда смотрят на Google Диск. Однако, когда дело доходит до организации папок и файлов, убедитесь, что вы выбрали левую направляющую. Вы можете легко просматривать свои папки и подпапки и зарезервировать центр экрана для содержимого любой папки, которую вы выбираете для просмотра.

Соглашения об именах Google Диска

2. Создайте каркас папок.

Создайте для себя каркас папок, используя любую структуру и имена, которые вам больше подходят. Как вы организовываете свои файлы и папки в других приложениях? Что приходит в голову, когда вы думаете о каком-то нужном вам документе? Лучший способ выяснить, как настроить папки, — это ответить на эти два вопроса.

Многим людям в первую очередь приходит в голову содержание их работы, поэтому они используют тематические названия, такие как Project X или School Work для папок. Лично я цепляюсь за финики. Когда мне нужно найти файл, будь то письмо или изображение, я всегда думаю о когда Я его создал. В результате я часто использую даты в соглашениях об именах папок и файлов. Например, у меня есть папки на 2019, 2018, 2017 и т. Д. Я также использую числа, соответствующие годам и месяцам. Например, 1906 означает 2019 год и шестой месяц, или июнь. Когда я смотрю на папку, которая начинается с нескольких цифр, я точно знаю, что они означают, и это помогает мне быстро найти нужные файлы.

Я видел, как некоторые люди в Интернете рекомендовали добавить смайлик к именам папок, чтобы дать вам больше визуальных подсказок. Не надо! Смайлы не всегда хорошо конвертируются в другие форматы, поэтому, когда вы пытаетесь создать общую ссылку на папку или экспортировать ее, изображения могут сломать ее.

Подпапки Google Диска

3. Создайте подпапки.

Подпапки — это неожиданная удача для организации. Сделайте их и используйте! Они помогают вам сортировать и классифицировать файлы на более мелкие и конкретные группы.

Если вы создали папки, но не можете понять, какие подпапки создать, возможно, они вам еще не нужны. Вы также можете создать папку с именем DONE или OLD, чтобы после завершения работы или неиспользования папки вы могли перетащить ее туда.

Цвета подпапок Google Диска

4. Используйте цвет

Цвета — отличная визуальная подсказка, а Google Диск позволяет добавлять пользовательские цвета в свои папки. Щелкните правой кнопкой мыши любую папку на боковой панели или в главном окне и выберите «Изменить цвет». Затем выберите нужный цвет.

Уловка, которую я использую, — сделать мои активные папки зелеными. Иногда у меня есть папки или подпапки, которые какое-то время бездействуют, но одна или две папки из них все еще используются. Я выделяю активные папки зеленым, а остальные оставляю серыми. Таким образом, когда я хочу сразу перейти к работе, зеленый свет будет направлять меня к папке, в которой хранятся мои незавершенные работы.

Google Диск отмечен

5. Добавляйте звездочки к часто используемым файлам и папкам

Google Диск позволяет добавлять звездочки к файлам и папкам. Вы делаете это так же, как добавляете цвет: щелкните правой кнопкой мыши файл или папку и выберите «Добавить в помеченные».

Я рекомендую ставить звездочки часто используемые файлы. Таким образом, вы можете получить список всех материалов, к которым вы регулярно получаете доступ, независимо от того, где они находятся на Диске, щелкнув заголовок «Помеченные» на левой панели.

Google Диск сохранить на диск

6. Переместите важные файлы, доступные мне.

Взгляните на заголовок на левой панели под названием Shared With Me. Щелкните по нему, и может появиться беспорядок из файлов и папок. Не беспокойтесь о них слишком сильно. Если в этом пакете есть что-то важное, вы можете сделать с ними три полезных вещи:

Добавьте звезду. Добавление звездочки к файлу, к которому вам предоставили доступ, делает то же самое, что и добавление звездочки к одному из ваших собственных файлов. Он появится в списке помеченного контента.

Сохранить на Диск / переместить в папку. Другой вариант — добавить файл на свой Google Диск и поместить его в папку. Вы можете щелкнуть файл правой кнопкой мыши и выбрать «Переместить в». Затем в появившемся окне перейдите к папке, в которой вы хотите сохранить этот файл. Другой вариант, который делает то же самое, — выбрать элемент, который вы хотите сохранить, а затем щелкнуть значок Google Диска в верхней правой части экрана. Затем у вас есть возможность переместить его в папку по вашему выбору. В любом случае вы эффективно создаете ярлык для общего файла из нового выбранного вами места. Файл по-прежнему доступен всем и принадлежит первоначальному владельцу.

Сделать копию. Если вы сделаете копию файла, которым с вами поделились, новая копия станет вашей. И это просто копия. Он больше не подключен к общему файлу, и у одних и тех же людей больше нет разрешения на доступ к нему.

Корзина Google Диска

7. Выбросьте мусор

Когда вы удаляете файл или папку с Google Диска, они попадают в корзину и остаются там до тех пор, пока вы ее не выбросите. Чем дольше вы позволяете мусору накапливаться, тем меньше вероятность того, что вы полностью верите в то, что все в нем должно быть полностью уничтожено, и тогда вы будете висеть на своем мусоре еще дольше. Сделайте себе одолжение и время от времени вычищайте мусор. Это поможет сохранить пространство для хранения на Google Диске на точном уровне, и это поможет вашему рассудку, когда вы попытаетесь сохранить организованный аккаунт.

Чтобы узнать больше о том, как максимально эффективно использовать Google Диск, вы также можете прочитать историю PCMag «Советы по работе с Google Диском, которые нельзя пропустить».

Похожие записи

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.