5 советов для более продуктивных встреч

У всех есть свое мнение о встречах, например, почему некоторые встречи вообще не нужны или что делает их излишне длинными. Улучшить встречи несложно. С минимальной подготовкой и предусмотрительностью собрания могут быть более продуктивными для всех.

Один из ключей к более эффективному проведению встреч – сначала понять, какую встречу вы собираетесь провести, а затем соответствующим образом подготовиться к ней. Давайте рассмотрим четыре наиболее распространенных типа встреч, чтобы понять, что их отличает.

4 вида встреч

Наиболее распространенные встречи делятся на четыре типа: информационные, дискуссионные и совместные, чек-ин и рабочие встречи.

1. Информационная встреча

Информационная встреча – это именно та встреча, которая используется для распространения информации. Полугодовые собрания муниципалитета обычно носят информационный характер. PR-брифинг также обычно носит информационный характер. Обычно информация, которой можно поделиться, есть только у одной стороны. Посетители должны принять это.

2. Обсуждение и совместная встреча

Мозговой штурм – это примеры дискуссий или совместных встреч. Информация должна поступать от нескольких человек. Совместные встречи также могут быть встречами для решения проблем. В этом виде встречи одна или несколько сторон могут устанавливать повестку дня.

3. Встреча при заезде

Прибытие – это регулярная запланированная встреча, обычно в связи с конкретным проектом, который может продолжаться или иметь ожидаемую дату завершения. Ежедневная схватка – это пример контрольной встречи. Проверки хороши для того, чтобы убедиться, что все стороны, вовлеченные в какую-либо работу или проект, находятся в курсе проблем, решений, изменений, прогресса и т. Д. Регулярные контрольные встречи могут быть (но не обязательно) очень короткими. Если со времени последней встречи изменений мало или нет, встреча может закончиться, как только все узнают.

4. Рабочая встреча

На рабочем собрании люди собираются вместе, чтобы завершить работу, которую необходимо выполнить. Это так просто. Примером рабочей встречи является встреча, на которой различные руководители групп собираются вместе, чтобы определить график проекта. Они собираются вместе, чтобы обсудить, каким должно быть расписание, а также записывают все ключевые даты. Другой пример – программисты и заинтересованные стороны собираются вместе, чтобы внести изменения в код (например, на веб-сайт или другой интерактивный продукт), которые обе стороны могут достоверно проверить только в присутствии друг друга. Рабочие встречи пресекают прокрастинацию в зародыше. Часто они сотрудничают.

5 советов, как сделать встречи более продуктивными

1. Сделайте встречу в календаре на нужное количество времени заранее

Некоторые встречи должны быть запланированы за несколько недель до их проведения. Например, любое собрание с большим количеством участников, такое как общее собрание компании или ежеквартальное собрание акционеров, должно быть запланировано заранее, чтобы помочь как можно большему количеству людей составить график для этого.

Другие встречи, особенно внутрифирменные, не следует планировать заранее. Для большинства достаточно недели или двух. Если цель встречи – продолжить или разрешить уже начатое обсуждение или проект, вам не нужно, чтобы между последним обсуждением и встречей прошло слишком много времени. Люди должны приходить на встречу с свежими идеями.

При поиске времени и даты встречи, подходящей для всех, используйте инструмент планировщика встреч. Они упрощают планирование и ускоряют процесс.

2. Используйте четкую строку темы

Независимо от того, планируете ли вы встречу с приглашением из календаря, простым электронным письмом или сообщением Slack, используйте четкую строку темы. Это ключ к продуктивности каждого. В теме письма в нескольких словах должна указываться не просто тема встречи, а ее цель. Четкая тема встречи помогает каждому понять, почему их вообще приглашают на встречу. Это также подсказывает людям, как им следует заранее подготовиться.

3. Иметь повестку дня и цели

Повестка дня – это список вещей, которые должны произойти на встрече, обычно в последовательном порядке. Для дискуссионных встреч действительно полезно иметь повестку дня. Это расписание встреч.

Сама по себе повестка дня не говорит людям, что должно произойти в результате встречи. Итак, помимо повестки дня, вам нужно достичь целей.

Какие решения следует принять по окончании собрания? Какие результаты будут достигнуты в конце этой встречи? Если вас пригласили на встречу с новым знакомым, вполне разумно спросить: «Что вы надеетесь получить от этой встречи?»

В зависимости от сложности встречи вам может не потребоваться четкое определение повестки дня и целей. Например, цель контрольной встречи всегда одна и та же: отметка, проверка прогресса и высказывание опасений. Скорее всего, вам не понадобится четкая повестка дня для таких встреч. Иногда цели неявно указываются в строке темы. Пример – «Установить модельный ряд августовского номера журнала». Цель состоит в том, чтобы выполнить эту задачу на рабочей встрече.

4. Определите лидера собрания.

На каждой встрече нужен лидер или соруководители. В большинстве случаев это человек, который созвал собрание. Будьте ясны при принятии решения.

На самом худшем собрании, на котором я когда-либо присутствовал, не было лидера. Это было бесцельно, и никто не знал, как направить нас в нужное русло. Примерно на полпути я понял, что несколько сторон думали я должен был быть ведущим. Я чувствовал себя полностью униженным и сердитым на человека, который планировал это, не уточняя, кто должен вести разговор. Хуже всего то, что встреча оказалась для всех совершенно непродуктивной. В другой безрассудной сцене я однажды созвал собрание, запланировал его и полностью намеревался провести его, только чтобы другой коллега полностью взял его на себя. Это приводило в ярость.

5. Потеряйте технологию, но сделайте демонстрацию

Прежде чем тратить время на создание слайд-шоу, спросите себя: «Нужна ли мне вообще презентация?»

Если ответ положительный, помните, что слайды следует использовать, чтобы удерживать людей и укреплять ваши мнения, а не делать их за вас. Никого не впечатляют звездные салфетки, и никто не хочет смотреть видео, когда они пришли послушать, как вы говорите, или поговорить с вами.

Если у вас есть товар или услуга, которые вы хотите продемонстрировать, продемонстрируйте, как они работают. Не показывайте его фотографии или видео. Дайте своей аудитории настоящего Маккоя.

Если вы хотите поделиться информацией с каждым посетителем, отправьте ее до собрания, а не после. Другой вопрос, будут ли люди просматривать его заранее, но дайте им возможность. Тогда вы сможете потратить время на то, чтобы разобраться в сути дела, а, возможно, и меньше времени.

Все выигрывают от лучших встреч

Встречи бывают разных форм и размеров и поэтому имеют уникальные потребности. Тем не менее, небольшая подготовка имеет большое значение, чтобы сделать собрание продуктивным для всех, кто тратит время на участие. Знание того, какую встречу вы собираетесь провести, также поможет вам сформировать и уточнить ваши ожидания от нее.