15 советов, как сделать встречи более доступными для всех

Вам не нужно знать об ограниченных возможностях людей, чтобы сделать ваши встречи более доступными для всех. по оценкам каждый четвертый взрослый в США живет с инвалидностью(Открывается в новом окне), по данным CDC, и многие из этих нарушений невидимы. Кроме того, люди имеют временную или ситуативную инвалидность. Нахождение в шумной обстановке может ситуативно повлиять на слух человека, например, так что ему нужны скрытые субтитры, чтобы следить за ходом встречи.

Кроме того, вы будете проводить более инклюзивные и продуктивные встречи, если повысите уровень комфорта людей и их способность участвовать, даже если у них нет инвалидности. Есть простые способы сделать встречи более комфортными для интровертов, людей, для которых английский не является родным языком, и других.

Хотя наличие подходящего программного обеспечения и технологий для видеоконференций во многом помогает сделать встречи более доступными, вряд ли это единственное, что вам нужно учитывать. Ваша организационная культура играет роль. Как и то, как ведущие и участники говорят, действуют и взаимодействуют. Имея это в виду, вот несколько советов, как сделать встречи более доступными. Я уделяю больше внимания виртуальным встречам, чем личным, потому что они по своей природе более доступны и легче сделанный доступным, как вы увидите.

1. Создайте культуру высказывания

Самый важный шаг, который вы и ваша организация можете сделать, чтобы сделать встречи более доступными, — это создать культуру, в которой людям будет комфортно высказываться. Как бы вы ни старались сделать встречи инклюзивными и доступными, невозможно всегда угодить всем. Но если ваши встречи представляют собой безопасное пространство, где люди могут попросить то, что им нужно, когда им это нужно, вы будете в идеальном положении, чтобы вносить коррективы и предоставлять доступ к людям по мере необходимости. Если участник чувствует себя комфортно, говоря или печатая в чате: «Я не могу четко видеть вашу демонстрацию экрана. Не могли бы вы увеличить масштаб?» или «Ваш потолочный вентилятор в видео вызывает у меня проблемы. Не могли бы вы изменить угол камеры или размыть фон?» тогда каждый находится в лучшем положении, чтобы добиться успеха.

2. Предоставьте повестку дня и материалы заранее

У каждой встречи должна быть четкая повестка дня. Для повторяющихся собраний повестка дня может быть встроена в название собрания (например, еженедельная проверка), но на самом деле всем будет полезно, если они заранее узнают, о чем пойдет речь на собрании. Добавление повестки дня проясняет все и помогает участникам понять, что им нужно сделать для подготовки. Если кто-то с инвалидностью думает, что он будет пассивным участником собрания, а затем его тут же вызывают для участия, он может быть недостаточно подготовлен для этого.

Точно так же предоставьте участникам копии любых материалов, например презентаций, перед встречами или, по крайней мере, раздайте их в самом начале. Когда вы даете людям копию своей презентации, они могут использовать программы чтения с экрана, увеличивать масштаб по мере необходимости, следовать в своем собственном темпе, делать заметки на локальной копии, а также не потерять свое место или отвлечься, если технологический сбой прерывает презентация в реальном времени.

3. Добавьте замещающий текст к изображениям в презентациях

Прежде чем распространять материалы встречи (что вы сделаете до встреча сейчас), не забудьте добавить замещающий текст для всех важных изображений. Альтернативный текст позволяет людям, которые не могут видеть изображение из-за инвалидности или технических проблем, получить краткое описание того, что им не хватает. Например, если вы включаете финансовую диаграмму, замещающий текст должен кратко резюмировать то, что вы пытаетесь выделить, например: «Диаграмма, показывающая 50-процентный рост с января по июнь 2022 года».

(Фото: PCMag)

В некоторых программах для совещаний вы не сможете добавить замещающий текст к некоторым изображениям, например к изображениям, которыми поделились в чате. В этих случаях ведущий может дать краткое словесное описание, если изображение важно для встречи, или кто-то может ввести в чат краткое описание: «Дополнительный текст: комната в огне, и собака, сидящая на стуле, говорит: «Это Это хорошо.'»

4. Сделайте некоторые встречи асинхронными

Отправка слайдов или материалов встречи перед встречей — это один из способов сделать часть встречи асинхронной (то есть люди не взаимодействуют в режиме реального времени). Когда встречи имеют асинхронный компонент, вы тратите значительно меньше времени на встречи и даете людям возможность обработать информацию, подумать и провести мозговой штурм, прежде чем обсуждать ее вживую. Люди, которые интровертированы, не владеют твердым языком собрания, имеют дефекты речи и многие другие считают невероятно полезным прийти на собрание, уже сделав часть работы, которую оно должно выполнить.

5. Запишите звонок

Для важных совещаний, больших совещаний и вебинаров запишите звонок и сделайте видео доступным для людей позже. Наличие видео означает, что ваша встреча теперь доступна для всех, кто не смог присутствовать. Это также позволяет людям пересматривать важные части встречи, делать более качественные заметки и пояснять все, что они не поняли в первый раз. Люди, просматривающие видео, также могут замедлять или ускорять воспроизведение, включать скрытые субтитры (они есть во многих инструментах для видеоконференций — подробнее об этом чуть позже) и иногда даже загружать стенограмму аудио.

6. Включить скрытые субтитры

Крупнейшие игроки в области видеоконференций, включая Zoom Meetings, Google Meet и Microsoft Teams, имеют возможность включить автоматические субтитры во время собрания. В Microsoft Teams это называется Живые субтитры (открывается в новом окне), и он включает в себя настройку для участников, чтобы их подписи были переведены на один из 34 языков (включая несколько диалектов английского языка среди них). Live Captions — это часть подхода Windows, ориентированного на доступность. Google Meet также может транскрибировать различные языки и переводить между ними.

(Фото: PCMag)

Однако автоматически сгенерированные субтитры всегда не работают, поэтому в Teams теперь есть возможность пригласить профессионального стенографиста для расшифровки совещаний в режиме реального времени, чтобы участники могли видеть более точные субтитры — это называется Заголовки КОРЗИНЫ(Открывается в новом окне)и вы должны предоставить свою собственную стенографистку.

7. Сделайте функции специальных возможностей отказными, а не включенными

Важный шаг, который многие люди упускают из виду при проведении виртуальных собраний, — это знакомство с программным обеспечением, которое они используют. (Это была основная причина, по которой так много взрывов Zoom произошло в начале пандемии COVID-19; мало кто знал, какие у них есть варианты для обеспечения безопасности собраний. Zoom тоже был виноват, и ему следовало сделать функции безопасности более заметными.) программного обеспечения и узнайте, какие существуют специальные возможности, посмотрите, какие из них вы можете включить на постоянной основе, чтобы они были включены по умолчанию. Таким образом, функции специальных возможностей становятся недоступными для участников собраний, а не добровольными.

8. Освежите в памяти лучшие практики для слайд-шоу

Перед презентацией материалов на виртуальной встрече просмотрите рекомендации по созданию и представлению слайд-шоу(открывается в новом окне) потому что они также улучшают доступность. Например, одна из лучших практик для слайд-шоу — установить шрифт намного крупнее, чем вы ожидаете: 40 пунктов для личных встреч и не менее 24 пунктов для виртуальных встреч. Большой шрифт вынуждает вас сводить текст на странице к минимуму, что является еще одной хорошей практикой. Не загромождайте слайды. Всегда указывайте полное письменное название важных продуктов, мест и людей (включая их должности), на которых вы ссылаетесь. Не все знают, кто такой Гэри, и некоторые люди могут услышать «Кэри». Запиши это.

Если вы используете Microsoft Teams, рассмотрите возможность использования функции PowerPoint Live, которая позволяет участникам активировать программу чтения с экрана в презентациях PowerPoint; программы чтения с экрана не работают с презентациями, демонстрируемыми через совместное использование экрана. Вы по-прежнему должны сделать копию презентации доступной для участников собрания либо до собрания, либо в самом его начале, но использование PowerPoint Live полезно, если кто-то не получил его.

9. Докладчики: включите видео и сосредоточьте свое лицо

Если вы выступаете во время встречи, включите видео и отцентрируйте свое лицо. Убедитесь, что ваше лицо занимает большую часть экрана. Таким образом, люди могут видеть ваши губы, когда вы говорите, и читать выражение вашего лица, что может помочь людям понять, что вы говорите. Исключение составляет случай, когда вы используете язык жестов во время презентации, и в этом случае отойдите от камеры достаточно, чтобы показать себя, по крайней мере, с туловища.

((Кредит: Getty Images))

Ведущие должны иметь свои видеокамеры во время выступления. Что касается того, должны ли другие участники включать свои камеры, я считаю, что это их личный выбор. Докладчики и организаторы встречи обычно считают полезным видеть лица аудитории во время встречи, потому что это дает им обратную связь — не только в том случае, если встреча интересна и люди понимают материал, но и в случае, если что-то пойдет не так. Например, если микрофон докладчика внезапно отключается, участники, у которых отключен звук, могут приложить руку к уху или помахать рукой, чтобы указать на наличие проблемы.

Рекомендовано нашими редакторами

10. Говорите четко, медленнее и повторяйте важную информацию

Говорите четко и время от времени напоминайте себе, что во время совещаний нужно замедляться. Люди смогут лучше слышать вас, а скрытые субтитры будут более точными. Также повторите важную информацию на случай, если люди пропустили ее в первый раз. Этот совет применим в любой деловой ситуации и особенно актуален для виртуальных встреч, когда технологические сбои и другие проблемы могут препятствовать ходу разговора.

11. Используйте наушники и микрофон

Использование гарнитуры и микрофона — стандартный совет для улучшения видеозвонков, но он также важен для доступности. Наушники исключают любую возможность обратной связи, а микрофон облегчает слышимость вашего голоса. Микрофон, встроенный в гарнитуру, — это хорошо, и даже недорогие наушники со встроенным микрофоном — это лучше, чем ничего. С устройствами Bluetooth обычно все в порядке, но когда они стареют и начинают ухудшаться, они могут издавать статические или искаженные звуки для других участников собрания, поэтому обязательно время от времени просите поднять палец вверх, если все вас хорошо слышат.

12. Размытие или нейтрализация фона

(Фото: PCMag)

Беспорядочный и хаотичный фон может мешать людям сосредоточиться. Когда вы говорите, убедитесь, что позади вас есть незагроможденное и нейтральное пространство, или включите фильтр, который размывает или блокирует фон. Все основные программы для видеоконференций имеют этот параметр.

13. Пассивные участники: отключите звук

Не отключать микрофон, когда вы являетесь пассивным участником собрания, немного непрофессионально, но также плохо для доступности. Случайные шумы с вашей стороны могут мешать слышать других людей и ухудшать качество любых используемых скрытых субтитров.

14. Укажите свое полное имя и местоимения в своем профиле

Большинство программ для совещаний позволяют вам добавить свое имя в свой профиль, чтобы участники собрания могли знать, кто вы. Убедитесь, что вы заполнили его своим полным именем, как вас знают ваши коллеги, и вашими местоимениями. Zoom Meeting имеет отдельное поле для добавления местоимений. Ваше имя помогает другим людям идентифицировать вас, а включение ваших местоимений помогает им правильно обращаться к вам. Уточнение местоимений также делает его нормальным, что может помочь другим людям чувствовать себя комфортно, делясь своими местоимениями, и создает более инклюзивную среду.

Точно так же, когда вы выступаете на большом собрании или на собрании, где не все вас знают, произносите свое полное имя четко и медленно, чтобы люди могли его услышать и знали, как его произносить.

15. Расписание перерывов для длительных встреч

Всякий раз, когда собрание запланировано на более чем 45 минут или около того, в расписании делаются перерывы. Их оценят все, но это особенно важно для беременных или недавно беременных, страдающих хроническими болями или находящихся в ситуации, когда трудно сидеть неподвижно в течение длительного периода времени и, следовательно, это отвлекает.

Чтобы получить дополнительные советы по собраниям и удаленной работе, ознакомьтесь с нашими 20 советами по работе из дома и 5 советами по более продуктивным собраниям.