10 советов Trello, которые сделают вас более продуктивным

Trello – это приложение в стиле канбан, которое помогает вам организовывать и отслеживать работу, идеи и все виды информации или задач самостоятельно или в группе. Это приложение обладает одним из самых удобных интерфейсов, которые вы найдете, когда дело доходит до начала работы. На самом деле начать работу настолько просто, что вы, возможно, никогда не расправите крылья и не узнаете больше о том, на что способно это приложение для совместной работы.

Эти 10 советов по Trello призваны помочь вам узнать больше и, возможно, найти другие применения для досок канбан.

1. Автоматизируйте механические задачи с помощью Butler

Вы всегда архивируете карточку Trello после ее перемещения в список «Готово»? Обязательно ли размещение новой карты на доске означает, что она должна начинаться с надписи «в процессе»? Когда на ваших досках и карточках есть предсказуемые действия, которые всегда следуют за какими-то другими действиями, вы можете использовать функцию под названием Батлер, чтобы автоматизировать их.

Вот еще один пример: когда я создаю новую карточку в списке «To Do», добавляю контрольный список «Steps». Некоторые другие действия, которые может предпринять Батлер, включают изменение срока, добавление правопреемника и перемещение или архивирование карты.

Дворецкий – одна из новейших функций Trello. Это не считается бонусом и доступно для всех типов учетных записей, включая Trello Free.

2. Установите настольное приложение для дополнительных функций.

Опытные пользователи Trello, возможно, начинали с веб-приложения и всегда придерживались его, видя, что оно работает надежно. Trello предлагает настольное приложение для macOS и WindowsОднако их установка дает несколько преимуществ.

Во-первых, настольные приложения предоставляют вам слегка расширенные уведомления, такие как уведомления значков приложений в macOS, которых вы не получите, если используете Trello в браузере. Во-вторых, вы можете создавать собственные сочетания клавиш для доступа к приложению и запуска диалогового окна быстрого добавления. Вы также найдете больше сочетаний клавиш по умолчанию для Trello на рабочем столе. Наконец, пользователи Mac получают еще больше сочетаний клавиш через сенсорную панель, если вы не являетесь поклонником сочетаний клавиш.

3. Экономьте время и оптимизируйте с помощью шаблонов

В Trello есть шаблоны, некоторые из которых предоставляются Trello, а некоторые созданы другими участниками Trello. Одна из причин изучить их и рассмотреть возможность их использования – это если вы чувствуете, что никогда не понимали весь потенциал Trello. Шаблоны рассказывают и показывают, как другие люди используют приложение.

Еще одна причина использовать шаблоны – сэкономить время и упростить ваши процессы. Например, предположим, что ваша команда начала устанавливать и отслеживать OKR. Вы можете использовать OKR шаблон каждый раз, когда вы устанавливаете новые OKR; или у вас могут быть разные отделы или члены команды, использующие один и тот же шаблон для установки и отслеживания своих OKR. Таким образом, каждому человеку или команде не нужно придумывать собственный способ отслеживания OKR, и у вас будет гораздо больше единообразия в результатах. Единообразие помогает каждому быстро прочитать и понять OKR друг друга, поэтому информация не только прозрачна для всех, но и легко понятна.

4. Подключите карты и доски к другим картам.

Когда вы прикрепляете файл к Trello, одним из вариантов является прикрепление другой карты или доски, которая у вас есть в Trello. Другими словами, если вы редактируете карту A, и карта B связана, вы можете прикрепить ее, а затем просмотреть предварительный просмотр карты B внутри карты A. Когда вы щелкаете предварительный просмотр карты B, она открывает карту B.

Чтобы прикрепить карточку, нажмите кнопку прикрепления. Выберите Trello в качестве источника. Когда появится список всех доступных карт и досок, просто выберите ту, которая вам нужна.

Вот сценарий, в котором это может пригодиться. Представьте, что вы писатель и используете доску Trello, чтобы отслеживать идеи статей, которые у вас есть, какие из них вы высказали, а какие пишете сейчас. Если у вас есть две связанные статьи, которые следует публиковать одновременно, потому что они ссылаются друг на друга, имеет смысл связать эти карточки. Таким образом, вы можете легко следить за прогрессом одного, работая над другим. Что еще более важно, вы не упустите возможность отправить две статьи одновременно. Прочтите еще несколько примеров того, когда имеет смысл использовать этот трюк на Сообщение в блоге Trello о связанных карточкахи доски.

5. Добавьте изображения обложки

Если вы какое-то время не использовали Trello, возможность установить изображение обложки станет намного лучше. Раньше Trello автоматически использовал первое изображение, которое вы загрузили на карточку, в качестве обложки или изображение среднего размера, которое вы видите для карточки в виде доски. Было больно, если вы прикрепили файл изображения, который не хотели показывать в качестве обложки, или если вам нужно было изображение обложки для просмотра доски, но не было чего-то готового для прикрепления.

Обе эти проблемы теперь решены, поскольку изображения обложек обрабатываются отдельно от вложений. Вы можете загрузить собственную обложку, не влияя на другие прикрепленные изображения. Кроме того, Trello добавил поле поиска, где вы можете искать изображения без лицензии, чтобы добавить их в качестве обложки, чтобы вам не приходилось делать беготню самостоятельно. Теперь вы можете ввести несколько слов в поле поиска, просмотреть несколько предварительных вариантов возможных совпадений, а затем выбрать изображение, которое будет использоваться в качестве обложки.

6. Нажмите Q, чтобы увидеть только свои карты.

Некоторые доски команд увязли в карточках. Вот совет, который поможет вам сосредоточиться на важных для вас картах. Нажмите Q. Нажмите один раз, и Trello применит фильтр, чтобы отображать только карточки, участником которых вы являетесь. Вы по-прежнему подсчитываете общее количество карточек в каждом списке, но только ваши карточки отображаются как карточки. Нажмите Q еще раз, и вид вернется в нормальное состояние.

7. Перетаскивайте URL-адреса

Вместо того, чтобы копировать и вставлять URL-адрес из одной вкладки в карточку Trello, вы можете перетащить его туда. Выделите URL-адрес, который хотите добавить. Перетащите его на вкладку с открытой доской Trello или в настольное приложение. Переместите курсор на карточку, на которую вы хотите добавить URL-адрес, и отпустите. (Вы должны подождать паузу между каждым шагом, прежде чем появятся значки, указывающие, что все идет гладко.)

8. Превратите электронную почту в карточки Trello.

В следующий раз, когда вы откроете электронное письмо и поймете, что вся содержащаяся в нем информация будет лучше служить вам в качестве карточки Trello, подумайте о пересылке сообщения на выбранную вами доску Trello. Приложение автоматически превращает ее в новую карту.

Trello создал уникальный адрес электронной почты для каждой доски. Найдите адрес, открыв доску, открыв меню справа и выбрав «Еще»> «Настройки электронной почты на доску». Вы можете скопировать адрес электронной почты, создать новый адрес и выбрать список, в котором должны отображаться новые карточки. Вы также можете решить, должны ли новые карточки отображаться вверху или внизу списка.

Чтобы получить максимальную отдачу от карты, знайте эти пять деталей:

• Тема письма становится заголовком карточки.
• Тело становится описанием.
• Вложения из электронного письма становятся вложениями в карточке, если их размер не превышает 10 МБ (у платящих подписчиков есть больший лимит для всех остальных вложений, 250 МБ)
• Чтобы добавить ярлыки, добавьте в строку темы #, за которым следует точное название ярлыка, например, #critical
• Чтобы добавить участников, введите в строке темы @, а затем имя пользователя, которого вы хотите добавить, например, @janedoe; или введите адрес электронной почты участника в поля «Кому» или «Копия» перед пересылкой сообщения.

9. Выберите отличное фоновое изображение для каждой доски.

Большинство пользователей Trello, вероятно, уже знают, что они могут настроить фоновое изображение или цвет для своих досок. Вы можете загрузить собственное изображение, выбрать сплошной цвет или искать изображения без лицензии на Unsplashс помощью встроенного инструмента.

Основная причина сделать фон вашей доски отличным больше связана с производительностью, чем с визуальной привлекательностью. Чем больше вы и ваши товарищи по команде используете доски, тем больше вы будете ассоциировать фоновое изображение с каждой доской, сознательно или подсознательно. Если фоны различны, каждый сможет сразу же идентифицировать и различать доски, увидев их, а это означает меньше путаницы и быстрее приступить к работе.

10. Копирование и вставка из электронных таблиц

Trello знает, что когда вы копируете и вставляете список элементов из электронной таблицы, есть вероятность, что вы захотите превратить каждую ячейку в отдельную карточку. Также есть вероятность, что вы хотите, чтобы список отображался на одной карточке. Итак, приложение спрашивает, что вы хотите сделать после нажатия клавиши ввода. Таким образом, вы можете быстро переносить блоки ячеек из электронной таблицы в Trello, зная, что результат будет таким, каким вы хотите, без лишних хлопот и суеты.