10 советов по деловым поездкам, которые вы, вероятно, забыли со времени вашей последней поездки

У каждого есть страшная история о деловой поездке. Однажды портье отеля сказал, что я пытался заселиться за целый день до бронирования, и что у них не было места для меня на ту ночь (в итоге я оказался на койке с очень щедрым коллегой, у которого была дополнительная кровать). Бывший коллега однажды застрял в России примерно на неделю из-за какой-то необъяснимой путаницы с авиаманифестами и визами (или, возможно, из-за того, что он не предложил взятку). Недавно моей подруге не сказали, что встреча в 9 утра предполагала доставку лодки в 7 утра, и она опоздала на два часа.

Деловые поездки могут пойти и идут не так, как надо, хотя чем лучше вы подготовитесь, тем меньше вероятность икоты. И если вы давно не ездили по работе, вы можете не помнить всего, вплоть до того, как правильно собирать чемоданы! Вот несколько советов и напоминаний, которые следует изучить перед следующей деловой поездкой.

1. Подтвердите все ваши бронирования

Пришел ли я в аэропорт только для того, чтобы обнаружить, что билет, который, как мне казалось, был забронирован турагентом или спонсором, был просто забронирован? И никогда не платил? А потом мне пришлось развернуться, сесть в такси и поехать домой вместо того, чтобы отправиться в командировку? А, да.

Всегда подтверждайте бронирование как минимум за 48 часов до поездки. «Подтвердить» означает сделать дополнительный шаг, чтобы убедиться, что все проверено. Для авиабилетов найдите номер бронирования рядом с вашим именем в Интернете, чтобы убедиться, что ваш билет был куплен, а не просто забронирован. Чтобы забронировать отель, позвоните в отель напрямую и дважды проверьте даты и адрес; если вам нужны особые условия, например, комната для людей с ограниченными физическими возможностями или холодильник для лекарств, подтвердите и эти данные. Сделайте то же самое для бронирования автомобилей, билетов на поезд и других видов транспорта. Гораздо проще решить проблемы за два дня, чем на месте.

2. Не соглашайтесь на менее чем 3-часовую остановку

Пока я работал над этой статьей, я попросил коллег поделиться своими страшными историями о деловых поездках. Удивительно, но многие из них были связаны с «аэропортным рывком» — бегом, затаившим дыхание, через переполненный терминал, который любой, кто видел, Один дома может ярко изобразить.

При бронировании деловых поездок не соглашайтесь на остановку менее чем на три часа, независимо от того, прокладываете маршрут вы или кто-то другой (например, турагент). Совет был другим несколько лет назад, но теперь с На 11% больше рейсов отменяется и задерживается(Открывается в новом окне) по сравнению с периодом до пандемии три часа — это минимум.

Когда вы впервые получаете маршрут для деловой поездки, внимательно проверьте время ожидания и, если вас просят сделать пересадку с недостаточным временем, не одобряйте билет. Вместо этого попросите новый маршрут. А по прибытии в аэропорт приезжайте на два часа раньше, если аэропорт вам знаком, и планируйте на три часа, если нет.

3. Обновите свои идентификаторы

Если вы мало путешествовали за последние несколько лет, проверьте срок действия вашего паспорта и других документов, удостоверяющих личность, заблаговременно до бронирования авиаперелета или любой международной поездки. Оставьте себе достаточно времени для обновления этих личных документов, так как некоторые агентства все еще отстают в сроках обработки из-за нехватки персонала с начала пандемии COVID-19.

Что касается паспортов, всегда рекомендуется, независимо от того, какую поездку вы предпринимаете, оставлять доверенному лицу черно-белую фотокопию страницы вашего удостоверения личности. Вы также можете сохранить цифровую копию для себя, если поместите ее в безопасное место. Например, хранить копию в облачном сервисе, использующем шифрование, — это нормально, а сделать ее защищенной паролем — еще лучше. В случае утери или кражи паспорта вы можете получить данные этой страницы, что поможет ближайшему посольству или консульству аннулировать старый паспорт и быстрее выдать вам новый экстренный паспорт.

4. Узнайте у своей ИТ-команды о требованиях

Что вам нужно для подключения ко всем серверам и системам, которые вы используете для работы во время путешествий? Если вы давно не путешествовали, возможно, ИТ-отдел вашей организации усилил свои политики. Вам нужно специальное VPN-подключение? Будет ли ваша машина отключаться от любой сети Wi-Fi, если она сочтет ее небезопасной? Перед поездкой проконсультируйтесь со своей ИТ-командой. Также не помешает попросить номер телефона того, кто может помочь вам, если вы заблокированы в электронной почте, Slack или любых других средствах связи, которые использует ваша команда.

5. Берите с собой мелкие купюры для чаевых

Знаете ли вы, что при выезде из отеля следует давать чаевые уборщицам? Я все время встречаю людей, которые никогда не учились этому правилу чаевых. Хотя чаевые не являются общепринятым во всем мире, в США и Канаде, по крайней мере, вы действительно должны давать чаевые персоналу отеля в размере нескольких долларов за каждый день вашего пребывания. В других странах этого можно не ожидать, но это всегда ценится. Просто оставьте немного наличных в номере при выезде. Если есть канцтовары, напишите на листке бумаги «Спасибо!» Персонал знает, для чего это нужно.

Вам также могут понадобиться наличные, чтобы дать чаевые посыльному в отеле, если вам нужно зарегистрировать свой багаж. Или что, если вы приезжаете на деловую встречу на машине, где парковка предоставляется только парковщиком? Если вы обычно не носите с собой наличные деньги, вам следует воспользоваться банкоматом, который выдает мелкие купюры по запросу, или зайти в местное отделение банка, чтобы получить несколько одиночных и пятерок.

Зарядное устройство Mac с надписью Duffy.

(Кредит: Джилл Даффи)

6. Маркируйте свои зарядные устройства и устройства

Если вы посещаете конференцию или крупную деловую встречу, есть большая вероятность, что у многих людей будут такие же зарядные устройства и кабели, как и у вас. Так что маркируйте свой. Никто никогда не жалеет о том, что у него есть производитель этикеток. Сделайте несколько этикеток со своим именем и пометьте свои зарядные устройства, USB-блоки и все остальное, что вы не хотите потерять.

7. Сохраняйте файлы и важную информацию в автономном режиме

Многие люди знают, что во время путешествий они могут сохранять Документы Google в автономном режиме и загружать веб-страницы и статьи для последующего чтения. Для деловых поездок вы также должны хранить автономные копии своего маршрута и расписания. Очень полезно иметь возможность быстро получить номер подтверждения или адрес вашей следующей встречи на телефоне или ноутбуке без обязательного наличия Wi-Fi или подключения для передачи данных. Есть несколько хороших приложений для путешествий, таких как TripIt и TripCase, которые могут сопоставить ваш полный маршрут путешествия и расписание для вас, хотя добавление деталей в документ Word или приложение для создания заметок совершенно нормально, если вы предпочитаете.

Иногда, когда у меня есть несколько свободных минут, например, в ожидании посадки на рейс, я открываю важную информацию и делаю скриншоты на своем телефоне. Таким образом, информация сохраняется на моих фотографиях, и я могу открыть ее, пока мой телефон заряжен.

Рекомендовано нашими редакторами

8. Собирайте квитанции

Всю свою взрослую жизнь я искал умный и эффективный способ не забывать всегда получать квитанцию ​​во время командировки. Я умею оцифровывать квитанции, как только я их получаю, потому что у меня уже давно есть процесс использования приложений для сканирования и безбумажной работы. Самое сложное — не забыть попросить чек при покупке. Я пробовал разные тактики, например, держал небольшой конверт для квитанций рядом с моим кошельком, чтобы, когда я лезу в свою сумочку, я видел конверт, и он вызывал в моей памяти вопрос: «Можно мне квитанцию, пожалуйста?» Но это неэффективно сейчас, когда бесконтактная оплата по телефону довольно распространена. Если вы используете свой телефон для платежей, вы можете по крайней мере распечатать запись транзакции, хранящуюся в кошельке вашего телефона. Это не надлежащая квитанция, но это второе место.

Квитанция из Apple Wallet

(Фото: PCMag)

Большинство организаций позволят вам подать отчет о расходах, даже если у вас нет квитанции на каждый отдельный командировочный расход, при условии, что расходы не превышают определенной суммы в долларах. Всегда идеально иметь квитанцию, но если вам не хватает одной или двух из них, просто спросите, можете ли вы представить расходы без них.

Портативная батарея, подключенная к iPhone на столе

(Кредит: Анкер)

9. Упакуйте резервную батарею

В эту эпоху удобств отвратительно испытывать неудобства из-за задержанного рейса, остановившегося поезда, застрявшего лифта и тому подобного. Имея под рукой резервную батарею, также известную как портативное зарядное устройство или блок питания, вы сможете оживить разряженное устройство. Убедитесь, что вы взяли с собой аккумулятор с портом, который соответствует имеющимся у вас кабелям для зарядки, будь то USB или USB-C. Таким образом, вам никогда не придется обходиться без включенных часов, телефона, электронной книги, планшета, беспроводных наушников или чего-либо еще, требующего подзарядки.

10. Для очень важных или стрессовых поездок: распечатайте ключевую информацию на бумаге.

Что бы вы сделали, если бы вы были вдали от дома, и ваши устройства вышли из строя или были украдены? Или было отключение, которое отключило вас на целый день или больше? Знали бы вы, где вы были, что делать, кому звонить или как добраться домой? Если вы очень осторожны, у вас будет ключевая информация, сохраненная на бумаге именно для такого события, в дополнение к вашим цифровым копиям.

Большинство людей считают излишним печатать адреса, номера телефонов, маршруты рейсов и т. д. для каждой поездки, но вы можете сделать это для самых важных или самых напряженных. Например, я несколько раз выезжал за границу по работе моего партнера, что считается деловой поездкой. И у нас есть домашние животные. Когда мы переезжаем, мне важно убедиться, что все документы сохранены в трех экземплярах. Попробуйте въехать в чужую страну с живыми животными без него. Бывают случаи, когда вы не хотите ничего оставлять на волю случая, и тогда вам следует распечатать копии ключевой информации.

Улучшите свою трудовую жизнь

Чтобы получить дополнительные советы по работе, ознакомьтесь с нашими 20 советами по работе из дома и рекомендациями о том, как создать лучший баланс между работой и личной жизнью.

Похожие записи

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.